Compu-Stor è il primo cliente in Australia a trarre vantaggi dall'acquisizione distribuita e basata su Web con Kodak Alaris

Vantaggi chiave

• Alaris Info Input Solution era semplice da implementare e senza alcuna curva di apprendimento ripida per gli operatori.
• Il personale che opera da remoto è ora in grado di accedere alle immagini scansionate in tempo reale e ciò ha migliorato notevolmente la produttività.
• Adesso i lavori vengono elaborati in modo molto più efficiente rispetto al passato.
• Il miglioramento dell'efficienza ha garantito che l'azienda sia competitiva e che i costi siano in linea con il mercato.
• La struttura delle licenze adattabili e a prova di futuro rende semplice l'aggiunta di nuovi utenti in base alla crescita aziendale.

Fondata nel 1987, Compu-Stor è la più grande azienda privata che si occupa di gestione delle informazioni in Australia. Offre soluzioni end-to-end per la gestione di documenti a clienti appartenenti al settore pubblico e privato da tre sedi nel Nuovo Galles del Sud, in Australia occidentale e nello stato di Victoria.

Come parte del suo impegno per trasformare continuamente e reinventare l'azienda, estendendo i suoi servizi oltre la gestione e l'archiviazione dei documenti, Compu- Stor ha creato una nuova sezione: Digital Transformation Solutions (DTS). Dalle sue sedi di Perth, Sydney, Melbourne e Manila, nelle Filippine, DTS offre una gamma di servizi in outsourcing, tra cui scansione di documenti, indicizzazione, servizi di posta, servizi professionali, soluzioni di automazione del flusso di lavoro e hosting, ai clienti a livello nazionale.

La sfida

Il rapporto dell'azienda con Kodak Alaris dura da un ventennio. Utilizza una gamma di 22 solidi scanner con marchio Kodak che eseguono Alaris Capture Pro Software, una completa applicazione software di acquisizione in batch da volumi elevati a bassi in grado di offrire una solida estrazione di dati e consegna ad applicazioni di archivio e aziendali progettate per funzionare perfettamente con qualsiasi scanner Kodak Alaris.

La crescita rapida e la domanda dei suoi servizi hanno spinto l'azienda a sfruttare la tecnologia che consentirebbe la ripartizione del carico di lavoro in più sedi, ad esempio, dopo aver scansionato le immagini in un'operazione, è stato facile gestire l'indicizzazione in un'altra.

"Con i volumi in crescita esponenziale, abbiamo preso la decisione aziendale di continuare ad acquisire dati dai nostri clienti non governativi a livello locale in Australia e per i nostri team che operano da remoto all'interno dell'azienda per gestire il processo di indicizzazione, ha spiegato Frank Sulfaro, National Operations Manager". “

Alaris Capture Pro Software offre capacità di imaging eccellenti, di indicizzazione e di output e continuiamo a sfruttare quella soluzione per i lavori completamente elaborati in Australia. Tuttavia, il personale ha riferito che la frequenza di aggiornamento delle immagini ospitate in locale era troppo lenta, quindi dovevamo trovare una soluzione alternativa che sarebbe stata in grado di offrire una frequenza di aggiornamento più rapida al di fuori della configurazione locale per infine aumentare la produttività in quella sede", ha aggiunto.

La soluzione

Casualmente, nello stesso momento in cui Compu-Stor ha deciso di ricercare una soluzione di acquisizione alternativa, Kodak Alaris ha presentato sul mercato Alaris Info Input Solution, un'applicazione di acquisizione mobile e basata sul Web semplice da implementare e utilizzare per i lavoratori che regolarmente eseguono scansioni tra reparti o sedi differenti.

"Utilizziamo gli scanner Kodak in tutta l'azienda e la nostra la preferenza non consisteva nel passare a una soluzione di fornitori alternativi. Il nostro obiettivo principale consisteva nel garantire la riduzione al minimo di qualsiasi interruzione e nel non incorrere in costi aggiuntivi per le nostre operazioni in corso", ha affermato Frank.

Inoltre, ha aggiunto: "Le tempistiche di questa soluzione sono state ideali, perché non abbiamo dovuto guardarci intorno. Il rapporto di lunga durata esistente con Kodak Alaris, il fatto che Alaris Info Input Solution avrebbe risolto i problemi che avevamo riscontrato, insieme al suo prezzo competitivo, era molto interessante per noi".

Risultati

Alaris Info Input Solution consente l'acquisizione e l'accesso più rapidi alle informazioni, in ufficio o da remoto, e queste caratteristiche hanno eliminato eventuali ritardi da parte dei lavoratori in tutta l'azienda nell'accesso alle immagini scansionate. Compu-Stor continua a eseguire Alaris Capture Pro Software parallelamente a Info Input Solution.

"L'accelerazione della frequenza di aggiornamento delle immagini rappresentava il nostro obiettivo principale", ha affermato Frank. "Il nostro personale che opera da remoto è ora in grado di accedere alle immagini scansionate in tempo reale e ciò ha migliorato notevolmente la produttività".

Frank ha indicato l'efficienza come un elemento essenziale per garantire che l'azienda rimanga competitiva e che i costi siano in linea con il mercato. "Adesso stiamo elaborando lavori in modo molto più efficiente rispetto al passato. Poiché l'output è molto più rapido, non abbiamo bisogno che molte persone lavorino sullo stesso progetto per garantire di soddisfare gli SLA dei clienti. Questo aspetto ha fornito ulteriori vantaggi aziendali garantendoci di rimanere efficienti in termini di costi".

Un altro vantaggio apportato dall'adozione di una soluzione progettata per funzionare perfettamente con gli scanner Kodak Alaris è rappresentato dall'avvio e dalla messa in funzione molto rapidi. La curva di apprendimento è stata minima. "Il nostro team ha acquisito una notevole esperienza a livello di utilizzo degli scanner Kodak e di Alaris Capture Pro Software, i nostri flussi di lavoro rimangono gli stessi e la migrazione verso Alaris Info Input Solution non è stata percepita come una sfida insormontabile", ha commentato Frank.

Entrambe le soluzioni software offrono funzionalità intelligenti come la possibilità di estrarre automaticamente dati chiave dai documenti, la riduzione dei tempi di elaborazione e le capacità di lettura dei codici a barre per gestire perfettamente i documenti impegnativi. L'azienda è stata in grado di sfruttare molte di queste funzionalità fin dal primo giorno e non ha dovuto adattare i processi preesistenti o svolgere le attività in modo diverso per ottimizzare l'elaborazione.

"Ci ha fornito una maggiore visibilità del carico di lavoro in tutta l'azienda, aiutando i nostri team di tutte le sedi a collaborare meglio e a lavorare insieme", ha aggiunto Frank.

L'ulteriore espansione aziendale costituisce una parte del suo piano strategico. Intende espandere la sua presenza fisica in tutto il paese e sta prendendo in considerazione alcune città che offrono il potenziale per l'apertura di nuove filiali. È importante sottolineare che Info Input Solution garantisce a Compu- Stor le possibilità per realizzare un'ulteriore crescita. Il software viene fornito con un modello di licenza per utenti simultanei e ciò si traduce nella semplicità assoluta di renderlo flessibile e scalabile in base alle esigenze aziendali.

Alaris Info Input Solution rappresenta davvero una soluzione a prova di futuro, in grado di rispondere alle nostre esigenze di oggi e a quelle del futuro, dato che possiamo semplicemente aggiungere nuove licenze al modello attuale se e quando ne abbiamo bisogno. Ci ha già assicurato molti vantaggi aziendali e otterremo un importante rendimento del capitale investito", ha concluso Frank.