Man mano che molti dipendenti appartenenti alla generazione dei Millennial e a quella X subentrano all'interno della forza lavoro, anche la tecnologia digitale sta diventando uno dei principali elementi responsabili della gestione corretta di un'azienda. Da software e webcam in grado di supportare la possibilità di riunioni virtuali a scanner di alta qualità che rendono più semplice che mai la digitalizzazione e la condivisione di documenti, questi strumenti stanno aprendo le porte al telelavoro grazie a una migliore comunicazione, operazioni più efficienti e al miglioramento della collaborazione.
Software per videoconferenze
I giorni delle tradizionali chiamate in conferenza sono ormai giunti al capolinea. I programmi di conferenza virtuale semplificano il collegamento con clienti e dipendenti provenienti da qualsiasi parte del mondo, eliminando la necessità di costosi piani di viaggio e incoraggiando relazioni migliori tra i membri del team indipendentemente da dove si si trovino. Le indicazioni visive fornite dal software per conferenze aiutano a mantenere organizzate le riunioni, poiché si è in grado di vedere chi sta parlando e quando qualcuno vorrebbe intervenire. Software per videoconferenze, come Zoom o GoToMeeting, possono anche migliorare l'accessibilità per la formazione, le attività di team building e altre attività analoghe.
Strumenti per la condivisione di file
È fondamentale per un posto di lavoro virtuale e produttivo che la condivisione di file e documenti sia semplice. Invece di inviare tramite e-mail una copia di un documento a qualcuno affinché riceva l'approvazione o di organizzare una riunione fisica con un gruppo di dipendenti per riflettere insieme su un documento, strumenti per la condivisione di file come Dropbox e Google Drive sono in grado di rendere la collaborazione semplice e rapida. La condivisione di file incoraggia anche la collaborazione e l'innovazione, consentendo ai membri del team di condividere nuove idee e rafforzare l'efficienza dell'azienda.
Programmi di messaggistica istantanea
Servizi di messaggistica istantanea come Slack e Google+ Hangouts rendono semplicissime le attività di pianificazione dei progetti e di brainstorming. La possibilità di parlare con un membro del team in tempo reale, indipendentemente da dove si trovi, consente un feedback rapido ed elimina la necessità di lunghe riunioni o discussioni tramite e-mail.
Questi programmi rappresentano anche un ottimo strumento per le attività di team building, l'organizzazione di eventi e feste di lavoro e domande e conversazioni casuali.
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Software per il monitoraggio del tempo
Per i lavoratori da remoto non è possibile timbrare il cartellino, offrendo ai manager una minore visibilità del tempo impiegato e del lavoro svolto.
Il software per il monitoraggio del tempo non rappresenta solo un ottimo mezzo per aumentare la produttività, ma anche un modo preciso per verificare quanto tempo e denaro viene dedicato ai progetti dei clienti. Software come Wrike e Toggl consentono di aumentare la concentrazione, offrendo ai dipendenti una migliore visibilità dei flussi di lavoro e sono utili per i manager per comprendere quali sono i miglioramenti da apportare.
Altri vantaggi legati al software per il monitoraggio del tempo includono la possibilità di organizzare un sistema di gestione stipendi più ottimizzato, fornire una fatturazione più accurata al cliente e individuare dove tagliare le spese. Scanner
Gli scanner per documenti di alta qualità rappresentano uno strumento perfetto per questo nuovo ambiente caratterizzato dalla digitalizzazione. Per le aziende con un sovraccarico di documenti cartacei, gli scanner costruiti per lavori caratterizzati da uso intensivo, come lo scanner i3500, possono essere utili per organizzare i dati aziendali, rendendoli accessibili alle parti corrette e riducendo l'ingombro della carta. Per le aziende di piccole dimensioni, gli uffici a casa o le aziende mobili rivolte al cliente, scanner portatili di dimensioni minori, come lo Scanmate i940, consentono di rendere infallibili l'elaborazione di moduli e la condivisione di informazioni ovunque ci si trovi. Programmi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) come Smart Touch sono in grado di convertire rapidamente testo e immagini da immagini cartacee in immagini digitali che possono essere ricercate, modificate e condivise. La scansione consente di condividere istantaneamente informazioni con il resto del team, indipendentemente da dove si lavori, facendone uno strumento fondamentale per la creazione di una forza lavoro virtuale.
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