Compu-Stor est le premier client en Australie à bénéficier de la capture distribuée sur le web avec Kodak Alaris

Principaux avantages

• Alaris Info Input Solution a été facile à mettre en œuvre, sans courbe d’apprentissage abrupte pour les opérateurs.
• Le personnel travaillant à distance peut désormais accéder en temps réel aux images numérisées, ce qui a considérablement amélioré la productivité.
• Les tâches sont désormais traitées de manière beaucoup plus efficace que jamais.
• L’amélioration de l’efficacité a permis à l’entreprise de rester compétitive et de conserver des coûts conformes au marché.
• Un cadre de licence évolutif et prêt pour l’avenir permet d’ajouter facilement de nouveaux utilisateurs à mesure que l’entreprise se développe.

Créée en 1987, Compu-Stor est la plus grande société privée de gestion de l’information en Australie. Elle offre des solutions de gestion des archives de bout en bout à ses clients des secteurs public et privé depuis trois sites situés en Nouvelle-Galles du Sud, en Australie occidentale et dans l’État de Victoria.

Dans le cadre de sa volonté de transformer et de réinventer continuellement l’entreprise, en étendant ses services au-delà de la gestion des archives et du stockage des documents, Compu-Stor a créé une nouvelle division, Digital Transformation Solutions (DTS). Depuis ses bases de Perth, Sydney, Melbourne et Manille, aux Philippines, DTS fournit à des clients dans tout le pays une gamme de services externalisés comprenant la numérisation de documents, l’indexation, des services de courrier, des services professionnels, des solutions d’automatisation du workflow et l’hébergement.

Le défi

La relation de la société avec Kodak Alaris dure depuis deux décennies. Elle utilise une flotte de 22 scanners de marque Kodak fonctionnant avec le logiciel Alaris Capture Pro, une application logicielle complète de capture de lot de grand à petit volume qui offre une extraction de données robuste et la livraison vers des référentiels et des applications d’entreprise et qui est conçue pour fonctionner de manière transparente avec tout scanner de Kodak Alaris.

La croissance rapide et la demande de ses services ont incité l’entreprise à exploiter une technologie qui permet de répartir la charge de travail sur plusieurs sites. Par exemple, une fois que les images étaient numérisées dans une opération, il était facile de les indexer dans une autre.

« Avec des volumes en croissance exponentielle, nous avons pris la décision au niveau de l’entreprise de continuer à capturer les données de nos clients non gouvernementaux localement en Australie, et de confier la gestion du processus d’indexation à nos équipes à distance dans toute l’entreprise », explique Frank Sulfaro, Manager national des opérations.

« Le logiciel Alaris Capture Pro fournit d’excellentes capacités d’imagerie, d’indexation et de sortie, et nous continuons à exploiter cette solution pour les tâches entièrement traitées en Australie. Le personnel a cependant signalé que la fréquence de rafraîchissement des images hébergées localement était trop faible. Nous devions donc trouver une solution alternative qui permettrait d’obtenir une fréquence de rafraîchissement plus élevée en dehors de l’installation locale pour, au final, augmenter la productivité à cet endroit », ajoute-t-il.

La solution

Par coïncidence, au moment même où Compu-Stor décidait de rechercher une solution de capture alternative, Kodak Alaris lançait la solution Alaris Info Input, une application de capture mobile et web simple à mettre en œuvre et à utiliser pour les employés qui numérisent régulièrement dans différents services ou lieux.

« Nous utilisons des scanners Kodak dans toute l’entreprise, et notre préférence a été de ne pas passer à la solution d’un autre fournisseur. Notre principal objectif était de veiller à minimiser toute perturbation et à ne pas engendrer de coûts supplémentaires pour nos opérations en cours », précise Frank.

Il ajoute : « Le timing était idéal car nous n’avons pas eu à chercher. La relation de longue date avec Kodak Alaris, le fait que Alaris Info Input Solution pourrait résoudre les problèmes que nous avions, sans oublier ses prix compétitifs, étaient très intéressants pour nous. »

Les résultats

Alaris Info Input Solution permet d’accélérer la capture et l’accès aux informations, au bureau ou à distance, ce qui a éliminé le problème de retard d’accès aux images numérisées pour les travailleurs de toute l’entreprise. Compu-Stor continue d’utiliser le logiciel Alaris Capture Pro en parallèle de la solution Info Input.

« Accélérer la fréquence de rafraîchissement des images était notre principal objectif », explique Frank. « Notre personnel travaillant à distance peut désormais accéder en temps réel aux images numérisées, ce qui a considérablement amélioré la productivité. »

Frank cite l’efficacité comme facteur essentiel pour garantir que l’entreprise reste compétitive et que ses coûts sont conformes au marché. « Nous traitons désormais les tâches de manière beaucoup plus efficace qu’auparavant. Comme la production est beaucoup plus rapide, nous n’avons pas besoin qu’autant de personnes travaillent sur la même tâche pour nous assurer que nous respectons les SLA des clients. Cela nous permet de garantir que nous restons rentables, et donc nous apporte des avantages commerciaux supplémentaires. »

Un autre avantage de l’adoption d’une solution conçue pour fonctionner de manière transparente avec les scanners de Kodak Alaris a été la possibilité d’être très rapidement opérationnels. La courbe d’apprentissage a été minime. « Notre équipe est très expérimentée dans l’utilisation des scanners Kodak et du logiciel Alaris Capture Pro ; nos flux de travail restent les mêmes et la migration vers Alaris Info Input Solution n’a pas été un grand défi », commente Frank

Les deux solutions logicielles offrent des fonctionnalités intelligentes telles que la possibilité d’extraire automatiquement les données clés des documents, ce qui réduit le temps de traitement, et des capacités de lecture de codes-barres pour gérer de manière transparente les documents difficiles. L’entreprise a pu exploiter un bon nombre de ces capacités dès le premier jour et n’a pas eu à adapter les processus existants ou à faire les choses différemment afin de maximiser le débit.

« La solution nous a permis d’avoir une meilleure visibilité de la charge de travail dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui aide nos équipes de tous les sites à mieux collaborer et travailler ensemble », ajoute Frank.

L’expansion ultérieure de l’entreprise fait partie du plan stratégique de la société. Elle prévoit d’étendre sa présence physique dans tout le pays et étudie un certain nombre de villes susceptibles d’accueillir de nouvelles succursales. Il est important de noter que la solution Info Input fournit à Compu-Stor une capacité de croissance supplémentaire. Le logiciel est fourni sur un modèle de licence d’utilisateur simultané, ce qui permet de le moduler et de l’adapter très facilement aux besoins de l’entreprise.

« Alaris Info Input Solution est vraiment une solution d’avenir : elle répond à nos besoins actuels et futurs, car nous pouvons simplement ajouter de nouvelles licences au modèle actuel en fonction de nos besoins. Elle a déjà apporté de nombreux avantages commerciaux et nous allons obtenir un fort retour sur investissement », conclut Frank.