Alors que les générations X et Y deviennent majoritaire parmi les personnes actives, la technologie numérique devient également l’un des principaux éléments responsables de la réussite de la gestion d’une entreprise. Depuis les logiciels et les webcams qui permettent de réaliser des réunions virtuelles jusqu’aux scanners de haute qualité qui rendent la numérisation et le partage de documents plus simples que jamais, tous ces outils ouvrent les portes du travail à distance grâce à une meilleure communication, à des opérations plus efficaces et à une meilleure collaboration.
Logiciel de vidéoconférence
L’époque des traditionnelles conférences téléphoniques est révolue. Les programmes de conférence virtuelle permettent de se connecter facilement avec des clients et des employés depuis n’importe où dans le monde, ce qui élimine les plans de déplacement coûteux et encourage de meilleures relations entre les membres de l’équipe, quel que soit leur lieu d’affectation. Les indices visuels fournis par les logiciels de conférence aident à organiser les réunions, car vous pouvez voir qui parle et qui souhaite intervenir. Les logiciels de vidéoconférence, comme Zoom ou GoToMeeting, peuvent également améliorer l’accessibilité pour les formations, les activités de consolidation d’équipe, etc.
Outils de partage de fichiers
Un partage simple des fichiers et des documents est essentiel pour un lieu de travail virtuel productif. Au lieu d’envoyer une copie d’un document à quelqu’un pour approbation, ou d’organiser une réunion physique avec un groupe d’employés pour réfléchir à un document, les outils de partage de fichiers tels que Dropbox et Google Drive rendent la collaboration rapide et simple. Le partage de fichiers encourage également la collaboration et l’innovation, ce qui permet aux membres de l’équipe d’apporter de nouvelles idées et de renforcer l’efficacité de votre entreprise.
Programmes de messagerie instantanée
Les services de messagerie instantanée comme Slack et Google+ Hangouts permettent de planifier des projets et de réaliser des brainstorming sans effort. La possibilité de discuter avec un membre de l’équipe en temps réel, quel que soit l’endroit où chacun se trouve, permet un retour rapide et élimine le besoin de réunions chronophages ou de longs fils de discussion par e-mail.
Ces programmes sont également un excellent outil pour la consolidation d’équipe, l’organisation d’événements professionnels et de fêtes, ainsi que pour les questions et les conversations informelles.
[Voir aussi : La voie de la transformation numérique]
Logiciel de suivi du temps
Pour les travailleurs à distance, il n’est pas possible de pointer avec une carte, ce qui donne aux responsables une visibilité réduite du temps passé et du travail effectué.
Un logiciel de suivi du temps n’est pas seulement un excellent moyen d’accroître la productivité, mais aussi un moyen précis de vérifier la quantité de temps et d’argent consacrée aux projets des clients. Des logiciels tels que Wrike et Toggl renforcent l’attention des employés, ce qui leur donne une meilleure visibilité sur leurs flux de travail ; ils aident également les managers à voir ce qui doit être amélioré.
Les autres avantages des logiciels de suivi du temps incluent la possibilité d’organiser un système de paie plus rationnel, de fournir une facturation des clients plus précise et de déterminer les dépenses qui doivent être réduites. Scanners
Les scanners de documents de haute qualité sont un outil parfait pour ce nouvel environnement de numérisation. Pour les entreprises ayant une surcharge de dossiers papier, les scanners conçus pour les tâches lourdes, comme le scanner i3500, peuvent vous aider à organiser les données de votre entreprise, à les rendre accessibles aux bonnes personnes et à réduire votre empreinte papier. Pour les petites entreprises, les bureaux à domicile ou les sociétés mobiles en contact avec les clients, des scanners portables, plus petits, comme le Scanmate i940, rendent le traitement des formulaires et le partage des informations sur le terrain infaillibles. Les programmes de Reconnaissance optique des caractères (OCR) tels que Smart Touch peuvent convertir rapidement du texte et des images sur papier en images numériques qui peuvent être indexées, modifiées et partagées. La numérisation vous permet de partager instantanément des informations avec le reste de votre équipe, quel que soit votre lieu de travail, ce qui en fait un outil essentiel pour créer une main-d’œuvre virtuelle.
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