Conformité au REAL ID : Des solutions de numérisation intelligentes dont tous les DMV ont besoin

À un peu plus d'un an de l'application du REAL ID, les états doivent préparer les bureaux de leur Department of Motor Vehicle (DMV) à un afflux de demandes et aux défis associés au respect de la législation. Des difficultés sont à prévoir pendant le parcours, mais les DMV peuvent faciliter le processus de demande en se dotant des outils adéquats.

Qu'est-ce que le Real ID Act ?

Suite au 11 septembre, la Commission nationale sur les attaques terroristes contre les États-Unis (généralement appelée Commission 9-11) a décidé qu'« une identification sûre devait commencer aux États-Unis » et a recommandé que le gouvernement fédéral « établisse des normes pour la délivrance des certificats de naissance et des sources d'identification, comme les permis de conduire ». Le président George W. Bush a signé le REAL ID Act en 2005, il est entré en vigueur environ un an plus tard.

Le Titre II du REAL ID Act, « Improved Security for Driver's License and Personal Identification Cards » (sécurité améliorée pour les permis de conduire et les cartes d'identité personnelle), a établi des exigences minimales de sécurité pour les cartes d'identité et les permis de conduire délivrés par les états. La loi interdit également aux agences fédérales d'accepter à des fins officielles des cartes d'identité et des permis de conduire provenant d'états qui ne répondent pas à ces normes, par exemple pour :

• Entrer dans des centrales nucléaires
• Accéder à des installations fédérales
• Embarquer à bord d'un avion commercial réglementé par le gouvernement fédéral

Pour la population en général, la partie la plus pertinente de ces règlements est l'exigence d'une carte d'identité conforme au REAL ID pour embarquer sur les vols intérieurs. Cette exigence devait initialement entrer en vigueur le 1er octobre, mais son application a été reportée d'un an en raison de la pandémie de COVID-19.

Voir aussi : Les scanners KODAK S2050 permettent aux administrations des véhicules à moteur d'être conformes au REAL ID Act

Les défis de la conformité au REAL ID

Les 50 états américains sont désormais tous équipés pour fournir des cartes d'identité compatibles REAL ID, et les Samoa américaines ainsi que les Îles Mariannes du Nord étudient actuellement l'application du REAL ID.

Toutefois, la conformité ne signifie pas la fin du travail pour les états : L'obligation de posséder un REAL ID pour les voyages intérieurs devant être mise en œuvre dans à peine un an, les demandes de ces ID devraient considérablement augmenter. Ce fut le cas en Caroline du Nord et au Tennessee à l'approche de la date limite initiale du 1er octobre 2020, ce qui a créé des temps d'attente de plus de trois heures dans les DMV déjà très chargés.

La procédure de demande de REAL ID peut également prendre beaucoup de temps.

Les personnes doivent fournir des documents prouvant leur nom légal, leur date de naissance, leur numéro de sécurité sociale et leur statut de citoyen ou d'immigrant, ainsi que deux justificatifs de domicile. Ensuite, le DMV doit manuellement examiner, organiser et numériser les documents. Si une partie de la demande est jugée illisible ou manquante lors du processus d'authentification ultérieur, la demande complète est rejetée et le demandeur doit revenir au DMV pour faire une nouvelle demande.

En plus de ces défis, les DMV sont déjà confrontés à des arriérés de travail dus à la pandémie de COVID-19 : Le DMV de l'Oregon a estimé à plus de 100 000 le nombre de personnes en attente après seulement deux mois de fermeture, et son porte-parole a prédit que les « heures de pointe » dureraient jusqu'à l'année prochaine, voire plus. Les bureaux des DMV à travers le pays devront lutter pour rattraper ce retard tout en jonglant avec l'augmentation des visites due au REAL ID et – fort probablement – en continuant à appliquer les mesures de distanciation sociale.

Faciliter les demandes de REAL ID

Les DMV ne sont peut-être pas en mesure de réduire comme par magie le nombre de demandeurs de REAL ID ni leur arriéré de travail dû aux fermetures, mais ils ne doivent pas continuer à supporter un processus de demande de REAL ID coûteux en temps et sujet aux erreurs.

Dans cette optique, Kodak Alaris a fourni de multiples solutions pour rendre le processus de demande de REAL ID plus précis et plus efficace.

Solution intelligente de numérisation connectée INfuse
En partenariat avec Integrated Document Technologies (IDT), Kodak Alaris a créé une solution de numérisation cloud qui élimine pratiquement toute possibilité d'erreur.

Cette solution est basée sur la solution intelligente de numérisation connectée INfuse de Kodak Alaris et intégrée à CAPSYS CAPTURE ONLINE d'IDT, et vérifie efficacement si une demande est conforme aux exigences documentaires du REAL ID, en temps réel pendant le processus de numérisation.

D'une simple pression sur un bouton, les DMV peuvent numériser tous les documents requis, vérifier les erreurs et accepter ou rejeter la demande. Les demandes rejetées peuvent être examinées sur place — le demandeur n'est plus obligé de rentrer chez lui, d'attendre que le processus d'authentification soit terminé et de revenir au DMV pour présenter une nouvelle demande.

L'amélioration de l'expérience de l'utilisateur — tant pour les travailleurs qui traitent la demande que pour les demandeurs eux-mêmes — sera une conséquence naturelle de la mise à niveau vers cette solution. Les économies de coûts associées sont également importantes : Un état qui compte 180 bureaux de DMV et qui utilise actuellement une solution de numérisation sur PC pourrait économiser plus de 1,9 millions de dollars sur trois ans.

Parmi les autres avantages de notre solution de numérisation pour REAL ID :

• Aucun besoin de logiciel d'application, de PC ou de formation du personnel
• Intégration directe avec les systèmes métier des DMV pour rationaliser le traitement des demandes
• Possibilité de déploiement sur site ou dans le cloud
• Capacité à assurer la sécurité des PII (Personal Identifying Information, informations personnelles d'identification) et à répondre aux exigences de conformité du gouvernement par un déploiement utilisant Microsoft® Windows Azure Government

Scanners série S2000
Une autre option pour les DMV qui utilisent encore d'anciens scanners et des logiciels obsolètes est simplement de passer à une solution de numérisation plus efficace, comme le scanner KODAK S2050.

C'est l'approche qui a été adoptée par la MVA (Motor Vehicle Administration, administration des véhicules à moteur) du Maryland lorsqu'elle a réalisé que ses scanners vieillissants ne pouvaient pas s'intégrer efficacement avec les modules de numérisation à plat pour numériser les documents nécessaires aux demandes de REAL ID.

Après avoir acheté un premier lot de 450 scanners S2050 et 450 modules de numérisation à plat auprès de Kodak Alaris pour ses bureaux répartis sur l'ensemble de l'état, la MVA du Maryland a finalement doublé sa commande. Les employés ont été et continuent d'être impressionnés par la vitesse des scanners, par leurs capacités d'authentification et d'amélioration de l'image, et par leur capacité à scanner en toute sécurité des documents anciens et délicats.

Pour en savoir plus sur la façon dont le scanner KODAK S2050 peut aider les MVA et les DMV à atteindre la conformité au REAL ID, lisez notre étude de cas. Pour plus d'informations sur la série S2000 ou sur notre solution INfuse pour DMV, contactez-nous dès aujourd'hui.

Image en vedette via Wikimedia Commons