Les nouveaux mandats gouvernementaux transforment la gestion des données électroniques

Dans la plupart des démocraties, on attend des organismes gouvernementaux qu'ils soient transparents, efficaces et soucieux de leur budget, tout en préservant la confidentialité et la sécurité des informations classifiées. Atteindre ces objectifs avec des documents papier encombrants peut s'avérer difficile.

En 2018, la National Archives and Records Administration (NARA) des États-Unis a présenté une directive visant à mener un changement pour la transformation en vue de la modernisation du gouvernement. Les directives gouvernementales visant à rendre les processus de tenue des dossiers et les processus métiers des agences fédérales entièrement électroniques - ou sans papier - d'ici la fin décembre 2022 ont été détaillées dans le mémorandum M-19-21, intitulé Transition to Electronic Records.

Qu'est-ce que la NARA ?

Créée en 1934 par le président Franklin Roosevelt, la NARA est une agence indépendante du gouvernement américain. Sa principale responsabilité est de préserver, documenter et fournir un accès aux dossiers de la nation.

Mission et services

La mission de la NARA est de couvrir l'ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur utilisation finale.

Avec des sites d'archives dans 17 états, la NARA aide le public et les agences fédérales en fournissant des services de référence et de recherche. De plus, 16 centres fédéraux d'archivage (Federal Records Centers - FRC) constituent un réseau national fournissant des services de stockage, d'accès et de mise à disposition des documents aux agences fédérales.

Participations

Certaines des participations importantes de la NARA remontent à 1775 - bien avant sa création - et comprennent la Proclamation d'émancipation et les premiers journaux d'expéditions polaires. Outre les documents historiques tels que la Déclaration des droits, la Déclaration d'indépendance et la Constitution, la NARA conserve également de nombreux documents publics concernant les citoyens ordinaires, notamment les dossiers militaires et les dossiers de naturalisation des immigrants.

Le mandat de la NARA est de ne conserver que les documents fédéraux qui sont jugés comme ayant une valeur de recherche à long terme, qui sont importants pour le fonctionnement du gouvernement, ou qui fournissent des informations utiles aux citoyens. Ces documents représentent généralement entre 2 et 5 % de tous les documents générés au cours d'une année donnée. La NARA détient actuellement environ 133 téraoctets de données électroniques ainsi que les copies papier suivantes :

• 10 milliards de pages de documents textuels
• 12 millions de graphiques, cartes et dessins d'ingénierie et d'architecture
• 25 millions de photographies fixes et de graphiques
• 24 millions de photographies aériennes
• 300 000 bobines de film cinématographique
• 400 000 enregistrements vidéo et sonores

Gestion des documents électroniques

En réponse au besoin spécifique de gérer, préserver et fournir l'accès aux dossiers gouvernementaux électroniques dont le nombre augmente rapidement, la NARA a développé les archives de documents électroniques (ERA). Cet organisme conservera les documents fédéraux électroniques essentiels accessibles, préservés et authentiques aussi longtemps qu'ils seront jugés précieux.

Le mémorandum M-19-21 susmentionné décrit les mesures qui seront prises par le gouvernement et la NARA ainsi que les délais prévus pour atteindre leur objectif de gestion des documents électroniques.

[Voir aussi : Comprendre l'importance de la gestion des archives]

Qu'est-ce que le M-19-21 ?

Le M-19-21 est un décret signé déposé par l'Office of Management and Budget (OMB) des États-Unis à l'intention des chefs des départements et agences exécutifs fédéraux. Cette directive établit un plan d'action à l'échelle du gouvernement qui impose que tous les documents - à la fois temporaires et permanents - soumis par les agences fédérales à la NARA après le 31 décembre 2022 soient au format électronique.

Le M-19-21 demande à toutes les agences gouvernementales de passer à un environnement de tenue de dossiers entièrement électronique, conforme à l'ensemble des lois et réglementations en matière de gestion des archives pour cette date. Pour atteindre cet objectif, les agences fédérales devront prendre les mesures suivantes :

1. Veiller à ce que tous les dossiers fédéraux comprennent des métadonnées appropriées et sont créés, conservés et gérés dans des formats électroniques.
2. Créer des plans de fermeture des installations de stockage des documents analogiques qui sont gérées par l'agence et transférer ces dossiers vers des FRC gérés par la NARA ou des installations de stockage commerciales, conformément aux lois et réglementations sur la gestion des archives.

Afin de garantir une politique et des pratiques cohérentes à l'échelle du gouvernement, le M-19-21 consolide les exigences antérieures de l'OMB en matière de gestion des archives, annulant ainsi les directives suivantes :

• Mémorandum M-12-18 de l'OMB, Managing Government Records Directive (directive sur la gestion des dossiers gouvernementaux)
• Mémorandum M-14-16 de l'OMB, Guidance on Managing Email (conseils sur la gestion des e-mails)

La première section du M-19-21 définit les lignes directrices de mise en œuvre pour les agences gouvernementales et fixe des objectifs à atteindre pour que toutes les agences adoptent la tenue de dossiers électroniques.

Directives de mise en œuvre pour les agences

Les agences fédérales continueront à maintenir des programmes de gestion des documents conformes au Federal Records Act et à ses réglementations, et à viser les échéances suivantes.

Le 31 décembre 2019 a été fixé comme date à laquelle tous les dossiers permanents et temporaires des agences fédérales devaient être gérés électroniquement aussi intégralement que possible. Tous les dossiers composés d'e-mail doivent également continuer à être gérés dans un format électronique.

D'ici le 31 décembre 2022, toutes les agences fédérales devront gérer leurs dossiers permanents et temporaires avec les métadonnées appropriées uniquement par voie électronique. Après cette date, la NARA n'acceptera plus les dossiers papier, sauf si une agence a bénéficié d'une exception en vertu des procédures mises en place par la NARA. Les exceptions à l'obligation de numérisation des documents analogiques comprennent les situations suivantes :

• Lorsqu'elle serait coûteuse pour le public en termes de temps, d'efforts ou de ressources dépensés
• Lorsque le coût dépasserait le bénéfice
• Lorsque la numérisation des dossiers analogiques ne devrait pas avoir lieu pour d'autres raisons, telles que des obstacles réglementaires, statutaires ou politiques

Le 31 décembre 2022 est la date à laquelle toutes les agences qui ont bénéficié d'une exception doivent fermer leurs installations de stockage de dossiers et transférer les dossiers temporaires et inactifs dans des FRC ou des installations commerciales de stockage de dossiers. Après cette date, les agences doivent stocker les documents inactifs éligibles pour le transfert dans des installations de stockage commerciales.

Directives de mise en œuvre pour la NARA et l'OPM

La NARA et l'Office of Personnel Management (OPM) prendront les mesures suivantes pour aider toutes les agences dans leur transition vers une gestion des documents entièrement électronique.

Le 30 septembre 2020, la NARA a publié des directives et réglementations mises à jour pour répondre aux questions fréquemment posées et clarifier le M-19-21. Ce bulletin comprend également des politiques claires permettant aux agences de numériser des dossiers créés à l'origine dans des formats analogiques, de demander des exceptions et d'éliminer les originaux analogiques le cas échéant.

La NARA continuera à stocker tous les dossiers analogiques transférés à un FRC d'ici le 31 décembre 2022, jusqu'à leur date d'élimination. Ensuite, la NARA acceptera les dossiers permanents dans leur format original (analogique) et éliminera les dossiers temporaires de manière appropriée.

Après le 31 décembre 2022, les agences doivent numériser les dossiers analogiques permanents avant de les transférer à la NARA. Les réglementations et les directives de transfert de la NARA, y compris les exigences en matière de métadonnées, doivent être respectées dans les processus de numérisation et de transfert.

La création, la conservation et le stockage des dossiers fédéraux sur papier et dans d'autres formats non électroniques prennent des milliers d'heures et coûtent des centaines de millions de dollars aux contribuables chaque année. Le passage à une gestion des archives entièrement électronique dans le gouvernement représente une stratégie de transformation numérique plus vaste qui nécessite un écosystème de partenaires et de solutions pour effectuer la transition.

Kodak Alaris a travaillé avec des agences gouvernementales sur leurs stratégies de numérisation et dispose d'une gamme complète de solutions pour soutenir les obligations du M-19-21.

[Voir aussi : La voie de la transformation numérique]