Le travail à distance était autrefois un privilège réservé à certaines fonctions dans certains secteurs, mais il est aujourd’hui beaucoup plus courant : environ 50 % de la population des États-Unis travaille à domicile au moins une partie du temps.
Si divers facteurs contribuent à cette tendance, comme la numérisation et l’augmentation des coûts immobiliers, de nombreux employeurs favorisent le travail à distance en raison de l’amélioration de l'efficacité qu’il permet. Dans une enquête menée par ConnectSolutions, 30 % des participants ont déclaré qu’ils accomplissent davantage en moins de temps lorsqu’ils font du télétravail, et 24 % ont déclaré qu’ils accomplissent davantage en autant de temps.
Que vous soyez propriétaire de votre entreprise ou employé par une société qui privilégie le travail à distance, le télétravail améliore l’efficacité en éliminant les distractions telles que les réunions spontanées, les discussions à la fontaine à eau et les collègues bruyants. Comme son nom l’indique, le télétravail supprime également les déplacements domicile-travail, de sorte que le temps perdu dans la circulation et à trouver un parking peut être consacré au travail proprement dit.
Cependant, malgré son potentiel d’amélioration de l’efficacité, le travail à domicile présente également des défis uniques. J’ai travaillé à temps plein pendant près de trois ans et j’ai remarqué qu’il était nécessaire de relever les défis avec un bureau à domicile conçu à dessein pour pouvoir tirer parti de ce potentiel.
Les défis du travail à domicile
Bien que le travail à domicile élimine certaines distractions, il ouvre également la porte à de nouvelles. Celles-ci peuvent prendre la forme de tâches ménagères à accomplir, d’animaux domestiques, d’enfants à la maison pendant leurs jours de repos et de tentations de faire des choses qui ne sont pas liées au travail. Souvent, les travailleurs à distance ressentent moins de pression pour garder un espace de travail ordonné à la maison, et ce manque d’organisation peut également être une distraction.
L’environnement familial lui-même peut être un défi s’il n’est pas adapté au travail. Alors que les immeubles de bureaux sont généralement conçus pour améliorer la productivité, par exemple en offrant un éclairage et un espace adéquats, votre domicile ne l’est probablement pas. Si votre bureau à domicile est relégué dans un coin encombré ou dans un sous-sol sombre, votre productivité peut en souffrir.
Enfin, si votre employeur ne fournit pas des ressources de haute qualité, votre efficacité peut être entravée par un équipement lent ou un mobilier inadapté.
Éléments essentiels pour l’efficacité du bureau à domicile
Zone de travail désignée
Le premier élément, et le plus crucial, d’un bureau à domicile efficace est de disposer d’une zone de travail désignée. Conseil de pro : si vous avez des enfants, assurez-vous que le bureau a une porte ! Lorsque votre bureau fait partie d’un espace plus vaste de votre maison, comme le salon ou la cuisine, vous risquez fort d’être distrait.
Si vous n’avez pas une pièce entière à consacrer au travail, essayez de créer des limites visuelles entre votre espace de travail et votre espace de vie avec des bibliothèques, des cloisons, etc. Moins il y a de choses non liées au travail dans votre champ de vision, moins vous risquez d’être distrait.
Lumière naturelle
Choisissez une zone exposée à la lumière naturelle pour votre bureau à domicile. En plaçant votre bureau devant une fenêtre, non seulement vous aurez une belle vue mais vous augmenterez également votre productivité. Voici la vue de mon bureau qui aide à passer de longs appels.
Des études ont révélé les nombreux bienfaits pour la santé de l’exposition à la lumière naturelle. Par exemple, la lumière bleue présente dans la lumière naturelle contribue à la constriction de la pupille, ce qui augmente l’acuité visuelle de vos yeux. En d’autres termes, la lumière naturelle augmente votre capacité de lecture et votre productivité.
La lumière naturelle provoque également des réactions du système endocrinien qui sont nécessaires pour gérer votre système immunitaire, votre humeur et votre sommeil. Une exposition suffisante à la lumière naturelle peut améliorer votre clarté mentale et votre vision et réduire les maux de tête et les migraines.
Si votre bureau à domicile n’a pas accès à la lumière naturelle, la meilleure solution est de remplacer vos ampoules actuelles par des ampoules à spectre complet. Bien qu’elles ne remplacent pas la lumière naturelle, les ampoules à spectre complet ont la même température équilibrée et vous offrent donc des avantages en commun. La lumière blanche et nette qu’elles émettent est parfaite pour les activités qui requièrent une acuité visuelle, comme la lecture.
Internet à haut débit
Internet est censé accélérer votre travail — pas le ralentir. Si vous travaillez avec une mauvaise connexion Internet, votre efficacité en pâtira probablement.
L’horloge ne s’arrête pas lorsque vous attendez que les pages se chargent, que les fichiers se transfèrent et que les pièces jointes se téléchargent. En fait, une étude de 2013 a montré que les travailleurs perdent environ une semaine par an à attendre sur des ordinateurs lents.
En plus de vous ralentir, des connexions lentes détournent votre attention de votre travail et augmentent vos chances d’être distrait par d’autres choses. La lenteur d’Internet peut également être incroyablement frustrante — il s’agit en fait de la principale cause de frustration des employés en Australie — et cette irritation ne se prête pas à une bonne performance au travail.
Au lieu de vous contenter d’une connexion Internet lente, étudiez les différentes options de votre fournisseur d’accès à Internet et choisissez la meilleure pour votre bureau à domicile.
Routeur réseau
Vous aurez besoin d’un routeur réseau si vous ou votre famille utilisez plus d’un ordinateur portable ou d’un ordinateur à la maison. Votre choix de routeur devient encore plus important si les membres de votre famille utilisent des appareils tels que des téléphones portables, des tablettes ou des TV connectées lorsque vous travaillez à domicile.
Pour que votre routeur réseau puisse répondre à vos besoins de connectivité Wi-Fi, vous devrez tenir compte des types d’appareils que vous utiliserez ainsi que de la taille de la zone à couvrir. Même si vous aurez envie de choisir un routeur qui optimise votre efficacité, vous n’aurez peut-être pas besoin des meilleures performances possibles et vous ne devriez payer que pour les fonctions dont vous avez besoin.
Si vous avez déjà un routeur mais que le signal n’est pas assez fort dans votre bureau à domicile, envisagez d’utiliser un répéteur de réseau sans fil. Il captera le signal faible, l’amplifiera et le retransmettra. Sinon, vous avez le choix entre de nombreux routeurs de qualité. N’oubliez pas que vous n’avez pas besoin de « sortir le grand jeu » pour optimiser votre réseau et rester efficace.
Bureau debout
Vous devrez choisir un bureau qui s’intègre dans votre espace de travail à domicile et, naturellement, vous voudrez qu’il soit clair et organisé afin de rester efficace. Mais pour vraiment augmenter votre efficacité, un bureau debout est la solution idéale. J’ai une collègue qui marche sur un tapis de course quand elle est au téléphone, elle parcourt de nombreux kilomètres par jour !
Si vous ne voulez pas un tapis de course, les bureaux debout ont longtemps été présentés comme une alternative saine à la position assise toute la journée, mais le changement depuis un mode de vie sédentaire n’est pas le seul avantage qu’ils offrent. Une étude réalisée en 2018 par l’université de Leicester a révélé que 43 % des participants qui ont commencé à utiliser des bureaux debout plutôt que des bureaux assis ont vu leurs performances s’améliorer au bout d’un an, et 52 % se sont sentis plus impliqués dans leur travail.
Une étude menée par la School of Public Health du Texas A&M Health Science Center a révélé des résultats tout aussi encourageants : 46 % des employés des centres d’appel étaient plus productifs lorsqu’ils utilisaient des bureaux debout.
Ces pics de productivité sont probablement dus au fait que la position debout fait circuler votre sang, ce qui envoie plus de nutriments et d’oxygène à votre cerveau, et favorise la neurogenèse (la formation de nouvelles cellules cérébrales). Il a également été démontré que la position debout augmente la concentration, 71 % des employés signalant une meilleure concentration mentale après avoir réduit d’une heure seulement le temps quotidien passé en position assise.
Lorsque vient le temps de choisir un bureau debout, vos options vont du plus basique (et moins cher) au plus complexe (et coûteux). Cette option est très portable et intègre des ventilateurs pour refroidir votre ordinateur, tandis que cette option fonctionne avec plusieurs moniteurs. Les deux sont réglables, de sorte que vous pouvez alterner entre la position assise et la position debout tout au long de la journée.
Un espace de travail sans désordre
L’importance de maintenir un espace de travail bien rangé est plus grande que vous ne l’imaginez. Lorsque OfficeMax a mené une enquête auprès de 1000 adultes, il a constaté que :
- 90 % d’entre eux estiment que le désordre a un impact négatif sur leur vie et sur leur travail.
- 77 % ont déclaré que le désordre nuit à leur productivité.
- Plus de la moitié des participants ont affirmé que le manque d’organisation nuit à leur motivation et à leur état d’esprit.
Un espace de travail en désordre peut également être source de stress — que vous le reconnaissiez ou non. À cause du désordre, vous pouvez vous sentir dépassé sans même savoir pourquoi. Conseil de pro : je trouve que nettoyer mon bureau chaque soir quand j’éteins mon ordinateur permet de le garder propre.
La conclusion : pour penser clairement, rester motivé et être productif et efficace, vous devez vous débarrasser du désordre. Heureusement, cela peut être aussi facile que de supprimer les papiers et les objets inutiles et de mettre en place un système d’organisation efficace.
Système d’organisation
Lorsque vous retirez les papiers et les divers objets de votre bureau, ne les bannissez pas simplement dans un autre coin de votre bureau —organisez-les de manière à pouvoir les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin.
Le type de système d’organisation que vous choisissez doit dépendre de votre espace et des choses que vous devez organiser. Pour de nombreux bureaux à domicile, une armoire à dossiers garnie de dossiers suspendus fera l’affaire. Là encore, veillez à placer vos documents dans ces dossiers de manière logique, en les étiquetant de manière claire et cohérente.
Vous aurez aussi probablement besoin de stocker toutes vos fournitures de bureau, comme le matériel d’écriture, les notes adhésives, les cartes de visite, etc. Un simple chariot de rangement devrait suffire et vous permettre de tout ranger jusqu’à ce que vous en ayez besoin.
Scanner de documents
Les scanners de documents vous permettent de vous passer de papier, ce qui peut améliorer l’efficacité de votre bureau à domicile de plusieurs façons : en éliminant le désordre perturbant des papiers, en vous permettant d’organiser les documents de manière numérique et en accélérant les flux de travail.
Nous avons déjà expliqué qu’un espace de travail désordonné peut réduire la productivité et la motivation et augmenter le stress. Les scanners de documents réduisent la possibilité de désordre, car ils numérisent les papiers qui finissent inévitablement par encombrer votre bureau. Et une fois hors site, ces papiers ne peuvent plus vous distraire.
Bien que vous deviez maintenir un système d’organisation physique pour les documents originaux importants, la numérisation des autres documents permet à la fois de réduire le nombre d’armoires à dossiers dont vous aurez besoin et le temps que vous passerez à rechercher des documents. De plus, il minimise le risque de perte de données, puisque vous n’aurez plus peur d’égarer vos documents importants. En moyenne, les gens passent une semaine à chercher des papiers perdus et d’autres objets chaque année, et ce temps ronge la productivité.
Les scanners de documents peuvent accélérer certains flux de travail, comme le traitement des formulaires. Alors que la saisie manuelle des données prend du temps et que l’envoi de documents par la poste interrompt le flux de travail, la numérisation et l’envoi de documents par e-mail ne prennent que quelques minutes.
En ce qui concerne le choix des scanners de documents pour les bureaux à domicile, vos options sont presque infinies ; mais si vous recherchez un scanner qui améliorera l’efficacité de votre bureau à domicile et qui est lui-même efficace, le scanner Alaris E1025 et le scanner Alaris S2040 sont des choix parfaits.
Les deux options disposent d’une configuration a simplifiée qui vous permet de les démarrer et de commencer à numériser en moins de 10 secondes. Vous pouvez également configurer la numérisation en une touche pour plusieurs tâches différentes — ce qui permet d’éliminer les processus déroutants de numérisation en plusieurs étapes. Et si vous avez besoin d’une connexion sans fil, la S2060w dispose des mêmes fonctionnalités, mais vous pouvez en plus la placer là où vous en avez besoin !
Ces scanners présentent de nombreuses caractéristiques identiques, telles que la technologie Perfect Page, la reconnaissance optique des caractères et la capacité de numériser des passeports et d’autres documents petits et fragiles en toute sécurité. Toutefois, les S2040 et S2060w ont une capacité de numérisation quotidienne plus élevée, un traitement d'image intégré et une technologie d'alimentation active pour une alimentation fiable.
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