Comment garantir la fiabilité de la copie numérique ?
Copie fiable : se débarrasser des originaux papiers c’est possible. Découvrez comment devenir « copie fiable ready » en lisant ce livre blanc.
Aujourd’hui, grâce aux différentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable, il est parfaitement possible de se débarrasser des originaux papier. Quelles sont ces mesures ? Comme les appliquer ? Et comment mettre en place une chaîne de numérisation conforme ?
Détruire les originaux, c’est possible !
Cependant, il faut s’assurer d’être en conformité avec les contexte juridique (notamment la norme : NF Z 42-026) et ne pas négliger la phase d’analyse de risque. Si l’application de cette norme est correctement réalisée, toutes les organisations privées comme publiques (pour ces dernières sur autorisation express de leur référent archivistique) peuvent décider de ne plus conserver de papier. Elles peuvent ainsi libérer leurs armoires, voire des salles entières d’archives….
La Convention de Numérisation : pierre angulaire d’une chaîne de numérisation conforme.
Ce document lie le donneur d’ordres et l’opérateur et permet l’application de la norme NF Z42-026. Il encadre le processus de numérisation, précise les tâches ainsi que les responsabilités et les obligations des deux parties. Les prérequis en termes de qualité, sécurité informatique et physique, accès et plan de continuité sont des éléments déterminants de cette convention.
Les étapes clés du processus de numérisation à prendre en compte
Réception, préparation, numérisation, post numérisation, indexation, contrôle…A chaque étape, il faut être vigilant et s’assurer de remplir les obligations nécessaires pour pouvoir délivrer une copie « dite » fiable.
Faire le bon choix en termes d’outils
Il est recommandé d’installer des scanners dédiés exclusivement à la chaîne de numérisation en copie fiable, mais aussi d’assurer une continuité de service grâce à des contrats de maintenance et d’entretien adaptés.
Pour vous accompagner dans vos démarches liées à la mise en place de vos projets de mise place de la copie fiable, télécharger notre Livre Blanc. Vous y découvrirez le contexte légal, les bonnes pratiques concernant la mise en place d’une convention de numérisation pertinente et un processus de numérisation adapté.
À PROPOS DE LA DIVISION ALARIS DE KODAK ALARIS
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