Une grande banque européenne optimise ses opérations grâce au traitement intelligent des documents

Un grand groupe bancaire européen employant plus de 10 000 personnes réparties dans plusieurs pays et avec un chiffre d'affaires annuel dépassant les 2 milliards d'euros, connaissait une croissance de près de 20 % par an, mais ses processus de gestion des documents et d'accueil clients n'étaient pas suffisamment évolutifs pour lui permettre de continuer à croître sans risque.

Aujourd'hui, ce groupe bancaire et ses filiales bénéficient d'avantages commerciaux significatifs grâce à la solution de traitement intelligent des documents (IDP) de Kodak Alaris. L'organisation est désormais en mesure de traiter les documents physiques et numériques avec un gain d'efficacité de 30 %. La solution mise en place a permis d'améliorer considérablement la satisfaction des clients, de réduire les risques liés à la sécurité des données et à la conformité réglementaire, tout en permettant de réaliser des économies substantielles.

Le défi : Le manque d'automatisation a entraîné une baisse de la productivité et une augmentation des coûts

La banque traitait chaque jour des milliers de documents provenant de plusieurs sites et sources internes et reçus sous différents formats : plateformes web, formulaires mobiles, e-mails, scans internes ou en provenance de services bureaux (BPO). Leur processus opérationnel transmettait plus de 900 types de documents différents à un système central où les données étaient classées et extraites. Ces informations étaient ensuite envoyées à la filiale ou à l'équipe appropriée pour examen avant d'informer les clients de la décision de la banque concernant leurs demandes.

L'un des principaux problèmes était le temps consacré à la préparation des documents et le grand nombre d'exceptions qui devaient être correctement prises en compte. Par exemple, de nombreux documents provenant du BPO étaient de mauvaise qualité, ce qui entraînait une faible précision d'extraction et nécessitait un traitement et une saisie des données manuels.

Pour réussir à faire évoluer ses services et poursuivre sa croissance, la banque devait éliminer les goulots d'étranglement associés à la classification manuelle des documents et à l'extraction des données, qui faisaient perdre un temps considérable aux employés et entraînaient des risques coûteux d'erreurs. Dans le cas où les données échappaient au processus central, les règles de traitement des données n'étaient pas appliquées, ce qui soulevait des inquiétudes quant au respect de la réglementation et à la possibilité de se voir infliger des amendes.

Le groupe bancaire a étudié diverses solutions d'automatisation des documents avec trois objectifs clés en tête :

1. Atténuer les risques associés à la sécurité des données et à la conformité réglementaire.
2. Réduire les frais financiers en améliorant l'efficacité du travail.
3. Améliorer la satisfaction des clients en éliminant les retards de traitement des demandes.

La solution :La solution KODAK Info Input associée aux scanners de documents Kodak Alaris.

Kodak Alaris a proposé une solution qui automatise l'accueil clients ainsi que d'autres processus métiers à l'aide de l'apprentissage automatique, de la numérisation avancée des documents et de capacités de tri automatisé qui réduisent le temps de préparation, améliorent la qualité de l'image et accélèrent l'ensemble des opérations.

Pour commencer, Kodak Alaris a fourni à la banque un scanner de production haut volume Kodak i5850S.   pour gérer la numérisation des documents au siège social, ainsi que deux scanners Kodak i4650 installés sur des sites distincts. Pour l'automatisation intelligente des documents de bout en bout, la banque a déployé la solution Kodak Info Input, un logiciel de traitement intelligent des documents  qui transforme automatiquement les données contenues sur des documents, quels que soient leurs types, en informations exploitables pour l'entreprise.

La solution Kodak Info Input capture des documents et des données à partir de n'importe quelle source numérique ou physique, y compris à partir de scanners de production à haut volume et cela, à une vitesse de plusieurs centaines de pages par minute. Le logiciel peut ainsi, facilement suivre le rythme des scannersKodak i5850S. « Kodak Alaris était le seul fournisseur de technologie capable de proposer une solution innovante et évolutive basée sur l'apprentissage automatique », déclare Aline Saponara, Key Account Manager, Kodak Alaris.

Résultat : Davantage d'automatisation, une meilleure conformité et une plus grande satisfaction clients

La solution personnalisée de capture et d'automatisation des documents de Kodak Alaris a permis au groupe bancaire de traiter les informations de manière transparente, plus efficace et plus cohérente. La réduction des processus manuels permet d'accomplir plus de travail en moins de temps. Cette mise à niveau a permis de réaliser des économies substantielles et d'améliorer la satisfaction des clients. L'automatisation très précise de l’extraction des données a permis de répondre aux préoccupations relatives à la sécurité et à la conformité des données.

Info Input Solution est un logiciel basé sur le web qui permet à la banque d'accéder en temps réel aux informations numérisées par chacun de ses collaborateurs, quels que soient leurs lieux de travail. Cette technologie IDP a permis à la banque de capturer, d'extraire et d'indexer des données à partir de fichiers numériques et de documents physiques, y compris des e-mails provenant de 500 boîtes mail différentes, et cela de façon beaucoup plus rapide et précise qu'auparavant.

Les scanners Kodak Alaris offrent une haute qualité d'image, ce qui permet de minimiser les exceptions et d'obtenir des taux de lecture OCR très élevés. De plus, les fonctions de traitement et de tri du papier éliminent toute intervention manuelle. Désormais, ce sont plus de 900 types de documents en plusieurs langues qui sont classés automatiquement, cela concerne notamment des documents d'identité, des contrats client, des demandes de prêt, des demandes d'ouverture de compte ou des justificatifs de domicile tels que des factures d'électricité ou des relevés d'hypothèque.

La capacité de la solution à tirer parti du machine learning pour automatiser le processus de classification des documents, d'extraction et d'indexation des données clés a considérablement réduit le temps nécessaire à l'intégration et au traitement des documents au sein des processus métiers. Cela a permis de réduire les temps de réponse globaux de 30 % et d'avoir un impact positif et immédiat sur la satisfaction client.

Les exceptions à gérer étant nettement moins nombreuses, toutes les données sont acheminées directement via le système de gestion central. Cela garantit que les règles commerciales relatives à la sécurité des données - telles que l'anonymisation des données personnelles - peuvent être appliquées de manière fiable, ce qui contribue à aider la banque à respecter les exigences réglementaires et à réduire le risque de sanctions financières en cas de non-respect de la réglementation.

"La banque peut désormais classer rapidement et avec précision de gros volumes de documents tout en intégrant les e-mails dans le processus", ajoute Aline Saponara. Nous étions la seule entreprise à pouvoir mettre en place un POC (une preuve de concept) dans les délais impartis. Le temps de mise en œuvre qui a été d’une semaine, a largement dépassé les attentes de la banque. Tous les autres fournisseurs ayant eu besoin de deux mois pour fournir une solution comparable.

Grâce aux solutions intelligentes de traitement et d'automatisation des documents de Kodak Alaris, ce groupe bancaire européen a réussi à atteindre ses objectifs en termes de réduction des risques liés à la sécurité des données et à la réglementation, est parvenu à réduire ses coûts de main-d'œuvre en augmentant l'efficacité de ses processus et a amélioré l'expérience de ses clients en simplifiant le traitement de leurs demandes.