How to Efficiently Organize Bills and Mail

Des piles désorganisées de courrier, de factures et d'autres documents papier peuvent vraiment encombrer un espace de travail par ailleurs productif. Si vous avez besoin d'une incitation pour mettre de l'ordre – que ce soit à la maison ou au bureau – pensez à ceci : Des études ont montré que la personne moyenne passe plus de quatre heures par semaine à chercher des papiers perdus, ce qui a un impact négatif sur sa productivité et augmente le stress et la procrastination. L'impossibilité de retrouver une facture ou un relevé bancaire peut également vous faire manquer des échéances importantes, effectuer des paiements tardifs, encourir des frais de retard et des frais financiers, et peut-être même faire baisser votre cote de crédit.

Voici comment maîtriser le désordre de vos dossiers et documents papier, et commencer la nouvelle année en prenant les choses en main et en adoptant une méthode d'organisation efficace.

Création d'un poste de travail

Attribuez un espace spécifique à l'organisation des documents, au tri du courrier et au paiement des factures, et faites de votre mieux pour le garder en ordre.

Les dossiers ou les bacs à papier sont efficaces bien pour classer les documents physiques importants dans des catégories simples, comme « à payer », « à déchiqueter », « à traiter au plus vite » ou « à envoyer ». Vous devez également disposer sur place d'une déchiqueteuse pour vous débarrasser correctement des documents confidentiels ou privés, d'un scanner pour numériser les fichiers qui prennent trop de place physique, d'un agenda ou d'un calendrier avec les dates d'échéance et les budgets, et de tout autre outil nécessaire à l'organisation des factures et du courrier.

Automatiser le paiement des factures

De nombreuses banques et entreprises proposent le paiement automatisé des factures en ligne, ce qui est une véritable bénédiction lorsqu'il s'agit de se souvenir des dates d'échéance et des soldes. Au lieu de fouiller dans des dossiers et des piles de courrier pour savoir quelle facture est due en premier, le paiement automatisé prélève le montant dû à la date d'échéance, mois après mois.

En gardant un œil sur vos relevés, vous pourrez commencer à consacrer votre temps et votre énergie à autre chose, en laissant les factures se régler d'elles-mêmes et même en améliorant votre cote de crédit grâce à des paiements réguliers et ponctuels.

Optez pour des factures et des relevés sans papier

Au lieu de recevoir une grosse pile de courrier papier dans votre boîte aux lettres personnelle ou professionnelle, dont des factures et des relevés bancaires, pourquoi ne pas opter pour une option plus facile à gérer et plus écologique et passer au zéro papier ? Votre banque et de nombreuses autres sociétés de facturation devraient proposer sur leur site Web une option permettant de renoncer aux relevés papier.

L'élimination de ce papier, dont la moitié sera probablement déchiquetée ou recyclée de toute façon, vous permettra de libérer de l'espace et de gérer votre organisation plus harmonieusement.

Éliminez le courrier indésirable papier et électronique

Profitez des services qui vous permettent de vous désabonner des courriers indésirables, tels que les catalogues, les bulletins d'information, les magazines, les coupons et les autres documents inutiles qui arrivent à votre porte chaque jour de courrier. Des sites Web tels que DMAChoice.org vous permettent de vous inscrire et de ne plus recevoir de courrier indésirable à votre adresse.

Prenez maintenant un moment pour regarder votre boîte aux lettres électronique. Est-elle encombrée de messages promotionnels, d'e-blasts commerciaux et d'informations de sites qui ne vous intéressent plus ? Prenez le temps d'appuyer sur le bouton « se désabonner » que vous trouverez généralement tout en bas de ces messages, ou signalez-les comme spam. Désormais, lorsque vous consultez votre messagerie, ne supprimez pas automatiquement ces messages, mais recherchez le lien de désabonnement ou signalez-les comme spam pour commencer à nettoyer votre boîte de réception.

Stockez les documents importants par voie électronique

Qu'il s'agisse de bulletins de salaire, de documents fiscaux, de cartes d'anniversaire ou de lettres personnelles, le fait de ranger ces documents dans une vieille chemise ou un tiroir augmente le risque de les perdre ou de les endommager et les rend plus difficiles d'accès. Achetez plutôt un scanner de bureau efficace pour votre espace de travail ou votre bureau et commencez à transférer vos documents papier au format numérique.

La numérisation de vos documents présente de nombreux avantages, tels que des économies d'argent sur les produits papier, la conservation de l'espace de stockage physique, le renforcement de la sécurité des documents confidentiels et la possibilité de partager facilement les documents numérisés d'une personne à une autre. Les scanners de bureau tels que ceux des séries Alaris E1000 et i1100 prennent peu de place et sont conçus pour rationaliser facilement la numérisation des documents et pour garder les fichiers organisés et partageables.

Garder les documents fiscaux à part

L'Internal Revenue Service recommande de conserver les formulaires et les dossiers fiscaux pendant sept ans au maximum, en fonction du document et de votre situation fiscale actuelle. Il est important de conserver ces documents en sécurité et de les organiser au cas où vous auriez besoin de les consulter pour quelque raison que ce soit ; il est donc utile de disposer d'un casier ou d'un dossier physique sur votre lieu de travail. L'idéal est également de numériser ces documents et de les conserver dans un dossier électronique étiqueté en fonction de l'année et du type de formulaire. Veillez à déchiqueter tous les documents fiscaux dont vous n'avez plus besoin.

Qu'il s'agisse de désigner un endroit pour trier les papiers ou d'opter pour les relevés électroniques, les options pour organiser votre courrier et vos factures sont nombreuses. Vous avez besoin de conseils pour transformer votre domicile ou votre lieu de travail en un environnement sans papier ? Vous voulez une recommandation sur le scanner de documents de bureau qui vous aidera à atteindre votre objectif d'un espace de travail mieux organisé ? Contactez Kodak Alaris dès aujourd'hui et nous serons heureux de vous aider.