L’université d’état de l’Oklahoma maximise les bénéfices de la capture distribuée avec les scanners Alaris S2070

Le bureau d’enregistrement de l’université d’Etat de l’Oklahoma, les opérations des admissions – et d’autres départements – capturent des documents depuis une décennie dans un environnement de numérisation centralisé. Ils utilisaient des grandes unités à haut volume d’un autre fabricant. Ces anciens scanners prenaient de l'âge et leur coût annuel était élevé à cause des contrats de service/maintenance annuels de plus en plus onéreux.

Ce flux de travail centralisé ne correspondait pas non plus aux besoins en constante évolution de l'OSU et des nombreux départements de son campus principal à Stillwater ou de ceux des neuf autres campus de l'Oklahoma.

Après avoir écouté les commentaires de ses clients à l’université, concernant leurs exigences et leurs besoins non satisfaits, l’administrateur de la base de données de l’OSU, Erin Girton, a étudié plusieurs options, y compris en parler avec Tommy Tsaboukos, responsable des comptes chez Alaris, une branche de Kodak Alaris. Et ce qu’il a appris de Tsaboukos l’a ravi.

« Nous savions qu’une numérisation plus accessible et flexible était requise par les départements à l’instar des ressources humaines (RH), du bureau d’enregistrement et des admissions », déclare Girton. « Quand nous avons appris que nous pouvions économiser de nombreux dollars dans nos coûts de maintenance et de service – par rapport à nos dépenses pour nos anciens scanners – cela a ajouté une autre raison très convaincante de nous diriger vers Alaris et ses solutions. »

L’OSU a initialement acheté des scanners Alaris S2070 pour le bureau d’enregistrement et le département des RH. La plupart des employés étant déjà familiers de la numérisation et de l’envoi de documents vers divers sites et vers le système d’ECM, la formation sur site a été rapide et l’adoption simple. Dans le département RH, les utilisateurs ont rapidement loué le faible encombrement, l’interface simple à utiliser, le traitement soigneux du papier et le fonctionnement silencieux.

Dans le bureau d’enregistrement, un mélange diversifié de tailles et de poids de document est fourni dans le cadre du processus d’accueil pour les nouveaux étudiants et ceux qui ont été transférés. Il s'agit notamment de transcriptions, de reçus, de cartes d’identité et des formulaires d’aide financière. La capacité des scanners Alaris à traiter tout ce que le personnel de l’OSU leur apporte a ravi les employés. « Ces scanners ont été excellents pour les employés comme pour les réceptionnistes qui s’occupent des étudiants quand ils arrivent », note Girton. « Ils sont capables de numériser et de rendre rapidement les documents, d’envoyer les informations dans le système et de servir efficacement davantage de personnes sans perdre de temps. »

Des programmes sont en place pour acheter davantage de scanners Alaris pour les départements des admissions et de l’aide financière et pour continuer à déployer la solution à Stillwater et sur les autres campus.

Une combinaison idéale de meilleures garanties et d’une technologie visionnaire

La garantie trois ans incluse dans le – selon lequel un scanner arrivera dès le jour suivant pour prendre la place de celui nécessitant une assistance – s’adapte parfaitement aux mandats ‘en faire plus avec moins’ de l’université. Les budgets de l’État ont été réduits tandis que les inscriptions à l’OSU ont augmenté, ce qui signifie que l’efficacité et les économies de coût sont plus critiques qu’avant.

L’OSU est une institution très complexe quand on parle de technologie. L’université utilise déjà l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser les processus et travailler sur des projets liés, par exemple utiliser l’IA pour aider à fournir des transcriptions dans un grand nombre de langues. Grâce à l’implication d’Alaris et aux investissements en intelligence artificielle, et grâce à la superbe précision de capture de ses scanners, l’institution estime que les capacités d’Alaris amélioreront leur initiative d’IA et tout autre projet prévu pour améliorer la reconnaissance intelligente des tâches. Les scanners Alaris S2070 prennent en charge des résolutions allant jusqu’à 1200 dpi et utilisent la technologie Perfect Page afin d’améliorer de manière significative la qualité et la lisibilité de l’image.

Les futurs projets incluent plus de scanners Alaris

« Je dirais que toutes les personnes impliquées de l’OSU sont ravies de nos scanners Alaris S2070 », conclut Girton. « Les utilisateurs aiment leur vitesse, leurs images de haute qualité ainsi que leur silence et leur faible encombrement. (Remarque : le scanner S2070 mesure 9,1 x 12,3 x 10,6 pouces [HxlxP] et pèse seulement 7,2 livres.) Et nous, les techniciens, apprécions l’intégration en douceur, la fiabilité et les économies. Un des principaux avantages apportés par Alaris était la possibilité d’obtenir avec nos achats, trois ans d’assistance et un remplacement de scanner rapide. Les coûts de maintenance annuels que nous payions pour nos anciens scanners devenaient une charge considérable. »

Girton mentionne également l’expertise et les conseils fournis par le partenaire logiciel de l’OSU, fournisseur du système ECM Grouper, et Tommy Tsaboukos d’Alaris. « Les personnes informées et averties sont une part importante du processus de mise à niveau et des achats car elles ont apporté des recommandations, des conseils et du savoir-faire technique intéressants. » En plus des prévisions d’achats supplémentaires de scanners Alaris, Girton prévoit également que l’OSU profitera davantage des logiciels Alaris lorsque l’université entreprendra par exemple de développer de nouvelles applications, comme une interface web légère ou des capacités supplémentaires d’IA.

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*Les choix de garantie et d’assistance varient en fonction de la région.