Profil client
Dans le cadre d’une stratégie numérique au niveau du gouvernement (ayant pour objectif d’utiliser la technologie pour améliorer davantage les services publics de l’Île de Man), le Noble’s Hospital a défini un objectif pour supprimer les dossiers papier d’ici fin 2018. Le projet impliquait la numérisation de l’ensemble des archives des dossiers médicaux de 20 salles et de 314 lits de l’hôpital - environ 90 000 dossiers - ainsi que la numérisation au fur et à mesure de nouvelles notes cliniques au moment de leur création, ceci afin d’améliorer l’efficacité et de fournir un meilleur soin pour tous les patients.
Défis
Scanner et numériser l’ensemble de la bibliothèque de dossiers médicaux a constitué le début de la transformation numérique du Noble’s Hospital. Le Dr Gregor Peden, agent principal de l’information clinique, déclare qu’il y a deux moteurs clés au projet. « Nous utilisions la technologie numérique comme pierre angulaire du reste de la stratégie de l'avenir numérique. Nous avions donc besoin d’une forme de référentiel numérique afin d’alimenter tous nos autres projets. »
Il ajoute : « Tous nos projets ont produit des informations numériques plutôt que du papier et nous avons eu besoin de les stocker quelque part. Nous avons donc pensé que le meilleur emplacement pour commencer était de numériser les dossiers médicaux puis de déposer tout le reste dans ce dossier. »
Les 90 000 dossiers médicaux conservés dans des dossiers papier occupaient une quantité croissante d’espace de stockage, ce qui était l’autre moteur du changement. Le Dr Peden explique : « Nous étions littéralement à court d’espace, la bibliothèque de dossiers était pleine et nous l’avions déjà étendue dans un Portakabin à l’arrière de l’hôpital. Nous avions le choix entre trouver un autre site pour stocker le papier ou investir dans la numérisation de ces informations, afin de libérer de l’espace pour que l’hôpital puisse le réaménager.
Nous avons été littéralement à court d’espace physique : la bibliothèque de dossiers était pleine Dr. Gregor Peden Agent principal de l’information clinique
Solution
Le partenaire d’Alaris MISL, agence de premier plan et BPO, a remporté l’appel d’offres pour numériser l’intégralité des archives de dossiers médicaux. Comme tous les dossiers devaient rester accessibles en permanence pour les praticiens pendant tout le cycle de vie du projet – ils devaient rester sur l’île. Afin de satisfaire à cette exigence, MISL a désigné Manx Business Solutions, un revendeur Alaris, pour gérer le programme de numérisation de rattrapage.
MISL a sélectionné les scanners de production Kodak i5850S et le logiciel Alaris Capture Pro qui convertit rapidement des lots de papier en images haute qualité pour traiter l'analyse en masse de tous les anciens fichiers. Les scanners Kodak i3400 ont été fournis pour effectuer des numérisations sur site, au fur et à mesure.
La première étape consistait à réaliser un déploiement initial contrôlé par un pilote. L’hôpital a opté pour une numérisation en premier des dossiers de maternité parce qu’ils sont séparés des dossiers médicaux d’ordre général. « Nous avons adopté cette approche afin qu’ils soient confinés en un seul endroit au cas où il y aurait des problèmes », explique le Dr Peden avant d’ajouter : « Ce premier déploiement s’est vraiment déroulé en douceur. Aucun problème n’a été rencontré. »
Lorsque le projet est entré en service, le Noble’s Hospital a utilisé des dossiers ambulatoires comme point de départ. L'équipe des dossiers médicaux a sorti tous les dossiers des patients six jours avant leur rendez-vous à la clinique, ceux-ci ont été mis en boîte et collectés par Manx Business Solutions pour être numérisés, de sorte que lorsque les patients se présentaient à leur rendez-vous, leurs dossiers étaient désormais dématérialisés. « Nous avons pris la décision de sortir les dossiers une semaine à l’avance au lieu de quelques jours afin de soutenir notre programme de formation. Nous étions en mesure de former les consultants dans leur clinique, en leur permettant d’étudier les dossiers qu’ils consulteraient sur place, la semaine en question, plutôt que des dossiers fictifs », expliquait le Dr Peden.
La numérisation au fur et à mesure a été réalisée en parallèle et en interne. Le personnel responsable des dossiers médicaux a été formé pour utiliser l’équipement et a atteint simultanément la norme BS 10008:2014 qui garantit l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations électroniques.
Les employés utilisaient les scanners d’Alaris pour numériser des dossiers papier directement dans la solution Electronic Document Management (EDM) MediViewer de l’hôpital. Créé spécifiquement pour les établissements de santé par le partenaire Alaris IMMJSystems, MediViewer indexe des dossiers avec des métadonnées essentielles, ce qui permet ensuite une recherche par patient, par contenu, par type ou par site. Notons que la solution est conforme à la norme BS 10008:2014, et garantit que le dossier d'un patient ne puisse être supprimé ou modifié de quelque façon que ce soit, tout en fournissant une piste complète d'audit.
Avantages
La numérisation de rattrapage des 90 000 dossiers a été terminée en moins de 12 mois, ce qui signifie que l’hôpital a atteint son objectif de supprimer les dossiers papier avant la fin de l’année 2018. « Nous avons commencé lentement mais le projet s’est rapidement accéléré et à un certain moment Manx Business Solutions a collecté 75 cartons par jour – le nombre de dossiers par carton variait vu que certains fichiers étaient plus épais que d’autres », explique le Dr Peden.
Un élément de continuité des opérations a été créé dans la phase de numérisation de rattrapage. « Nous devions travailler sur le principe qu’un patient peut se présenter au service des urgences tandis que son dossier est en cours de numérisation en dehors du site, donc nous avons mis en place un processus de rappel urgent à deux niveaux. En fait, nous pouvions rappeler n’importe quel dossier le même jour ou le jour suivant – nous n'avons pas fait souvent appel à ce procédé, mais pour les dix rappels qui ont été demandés, cela a parfaitement fonctionné », ajoute-t-il.
Tous les packs de numérisation à faire au fur et à mesure sont reçus par l’équipe responsable des dossiers médicaux avec une page de couverture préimprimée avec codes-barres QR. « Au fur et à mesure que les documents sont scannés, le système MediViewer reconnaît le patient et la zone clinique. Il suffit que l’équipe responsable des dossiers médicaux numérise dans un site central et le logiciel lit avec précision le code-barres et achemine les fichiers vers les dossiers », précise le Dr Peden.
L’un des SLA clés définis est que tous les documents reçus doivent être numérisés et importés dans MediViewer dans un délai de 24 heures. « Le volume de documents – l’équipe numérise environ 7 000 feuilles par jour – et le délai très court impliquent que des scanners résistants et fiables sont un prérequis. Le fait que nous n'ayons jamais interrompu ce SLA sur la période de 18 mois depuis le lancement évoque la détermination de notre bureau de numérisation ainsi que la qualité et la fiabilité des scanners Kodak Alaris », avoue le Dr Peden.
L’hôpital lancera sous peu un nouveau projet pour donner au personnel un accès direct aux dossiers. « Aujourd’hui, le personnel en contact avec les patients place les documents dans les portefeuilles temporaires. Ensuite, à la fin de la journée ou à la fermeture de la clinique, le personnel responsable de la bibliothèque des dossiers les collecte. Une fois documents enlevés, le décompte des 24 heures commence », ajoute-il.
Le projet a fourni un grand nombre d’avantages cliniques. Le Dr Peden explique : « La numérisation a donné au personnel médical et aux infirmiers de première ligne un accès vraiment plus rapide aux informations des patients. Plus d’une personne peut accéder à un dossier à tout moment, ce qui est impossible avec du papier, et le fait que plusieurs praticiens peuvent discuter avec un patient au téléphone tout en consultant le même dossier a été un grand changement. »
Le Dr Peden déclare que la décision de numériser en couleur a apporté une véritable valeur ajoutée. « La numérisation en couleur est un véritable must ! » En regardant une série de vignettes sur un écran, il est plus facile de reconnaître une image couleur d’un électrocardiogramme par exemple, bien plus rapidement qu'avec des niveaux de gris. »
L’hôpital a bénéficié d’un considérable gain de temps et d’argent associé au classement manuel, au suivi, à la recherche et à la récupération de dossiers. Cinq employés qui avaient l’habitude de gérer la remise de dossiers ont été déplacés vers d’autres types de contrats, ce qui a permis de réaliser un avantage en termes de coûts. « Nous avons également un hôpital satellite dans le nord de l’île, à 40 minutes de route. Autrefois, il y avait un service de transport de notes qui amenait les notes jusqu’ici et qui les rapportait à notre service dossiers en fin de journée. Aujourd’hui, comme les dossiers sont numériques, nous n’avons plus besoin de procéder de cette manière », explique le Dr Peden.
Avec plus de 16 millions de feuilles papier éliminées, le stockage n’est plus un problème. Le stockage électronique est beaucoup moins cher que l’équivalent papier, plus accessible et plus sécurisé. L’espace utilisé autrefois pour héberger des dossiers de santé a été rendu à l’hôpital qui peut en disposer autrement. En outre, comme de nouveaux dossiers sont créés à un rythme d’environ 7 000 feuilles par jour, ils sont automatiquement scannés et insérés dans l’EDM, ce qui a supprimé la nécessité de trouver plus d’espace pour stocker les dossiers papier.
« Nous avons dépassé notre objectif initial. En plus d’avoir numérisé la totalité de la bibliothèque de dossiers médicaux, nous avons également réduit de manière considérable les dossiers des personnes décédées et certains dossiers spécialisés qui étaient stockés dans le grenier et étaient hors de portée », ajoute le Dr Peden.
Le Dr Peden analyse les retours des praticiens sur l’initiative « zéro papier » et constate qu’ils sont mitigés. « Il est juste de dire que la plupart des stagiaires comptent aujourd’hui sur un niveau d’initiative de santé numérique lorsqu’il s’agit de fournir des soins. Autrefois, le papier était utilisé pour déclencher des actions ou pour faire des demandes par exemple. En consultant des piles de notes sur son bureau, un consultant avait une indication visuelle du nombre de lettres qu’il devait dicter. Avec un enregistreur numérique, il n’y a plus de rappel physique.
« Avec n'importe quelle transformation numérique, il faut prendre en compte les modifications de processus qui vont de pair. En passant au numérique, nous avons rationalisé des processus et imposé un changement dans les pratiques de travail – cependant, consulter un écran au lieu d’une feuille de papier n’est pas une nouveauté. Comme nous sommes des médecins, nous passons de toute façon beaucoup de temps à regarder des écrans. Au moins, nous pouvons maintenant travailler en ayant chaque chose à sa place », conclut-il.
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