Kodak Alaris et iGuana aident AZ Groeninge à optimiser l’efficacité de Scan Factory, son département d’archivage médical

Vue d’ensemble

AZ Groeninge est un des plus anciens hôpitaux de Belgique. Il assure également une mission académique et fait partie du réseau hospitalier flamand KU Leuven ainsi que du réseau E17 dans la ville de Courtrai. L’hôpital travaille avec Kodak Alaris et iGuana depuis 2003, époque où il a commencé à utiliser des scanners de Kodak Alaris et le logiciel propriétaire d’iGuana pour scanner les anciens dossiers médicaux et créer des dossiers patients informatisés.

Défi

AZ Groeninge est une organisation bien avancée sur le plan numérique, et a déjà largement digitalisé le parcours des patients. Grâce à une stratégie efficace de transformation numérique qui, depuis 2014, englobe les dossiers cliniques quotidiens ainsi que les dossiers archivés, l’hôpital est passé d’une utilisation de papier intensive à une utilisation de papier beaucoup plus allégée. Chaque dossier patient est désormais déjà à 90 pour cent en format numérique. L’équipe d’archivage médical qui travaille dans le département Scan Factory numérise au quotidien et en continu les nouveaux documents médicaux à mesure de leur création.

Les scanners existants étant arrivés en fin de vie, Bart Dobbelaere, Medical Archives Coordinator, a demandé à iGuana quelle nouvelle technologie pourrait lui être recommandée. Avec une équipe de 2 personnes pour traiter une moyenne de 10.000 documents papier par jour, avec des pics occasionnels à 15.000 pages, les principaux critères pour cette nouvelle technologie étaient : un flux de travail fluide, une utilisation facile, un débit rapide et une qualité d’image supérieure.

Solution

iGuana a recommandé deux scanners de production Kodak i4250 qui allient une série de fonctions stimulant la productivité, notamment un débit de 110 pages par minute / 220 images par minute et un chargeur de 500 pages pour l’alimentation des originaux en continu, avec une qualité d’image exceptionnelle.

La solution comprenait également le logiciel Kodak Capture Pro qui convertit rapidement des lots de papier en images de haute qualité. Le logiciel Capture Pro présente des fonctions intelligentes qui augmentent la productivité et améliorent l’efficacité. Il propose notamment un traitement intelligent des exceptions qui permet la validation immédiate de formulaires, de façon à ce que toute information manquante au moment de la transaction (par exemple une signature manquante) soit identifiée et réparée ; la lecture intelligente des codes-barres autorise quant à elle une extraction très précise des données, et ôte toute complexité au processus de paramétrage.

La solution de flux de travail complet comprenait également la suite logicielle iGuana iDM, une plate-forme logicielle de pointe. Une fois capturés, les documents sont introduits directement dans iGuana iDM et classifiés automatiquement dans le dossier médical du bon patient au sein du système DPI (Dossier Patient Informatisé) de l’hôpital. La technologie de lecture des codes-barres dont est équipée la plate-forme reconnaît les codes-barres sur les feuilles de séparation dans chaque fichier scanné, ainsi que leur contenu, ce qui permet à iGuana iDM de classifier le dossier dans le logiciel et de créer une arborescence structurée et logique pour chaque dossier.

Avantages

Un des principaux avantages de la solution combinée Kodak Alaris/iGuana a été l’absence de courbe d’apprentissage abrupte. Bart Dobbelaere : « Grâce à la convivialité du système, l'équipe a pu tirer pleinement parti des avantages dès le premier jour. Le processus de capture est simple et efficace grâce à la capacité des scanners à gérer un très grand nombre de supports, de types et de tailles de documents, et à des technologies avancées telles que la protection intelligente des documents, qui arrête la numérisation en cas de détection de métal. Intuitif et facile à utiliser, le logiciel Capture Pro permet également d'assurer un flux de travail fluide, et une fois qu'un lot est numérisé, les informations sont acheminées de manière transparente vers le système iGuana pour être classées et indexées, ce qui accroît encore la productivité. »

Il est essentiel que les médecins puissent disposer d'un aperçu complet de l’historique de leurs patients. Les documents sont archivés sous forme numérique, de manière centralisée, hautement sécurisée, protégée contre les révisions et structurée. Grâce à l'intégration transparente entre iGuana iDM et le système de DPI d'AZ Groeninge, les médecins peuvent facilement rechercher et trouver des informations en quelques secondes.

La cohérence de la solution en matière d'indexation et de classification précises de l'énorme volume de données saisies chaque jour, ainsi que l'acheminement transparent de toutes les informations relatives aux patients vers le bon dossier afin de permettre aux médecins d'y accéder en un seul clic, ont permis une large adoption des processus numériques par les professionnels de la santé de l'hôpital, qui font confiance au système.

Grâce aux pratiques à faible consommation de papier désormais en vigueur dans l'ensemble de l'hôpital, les médecins génèrent beaucoup moins de papier que les années précédentes, mais en moyenne, chaque rendez-vous génère toujours entre quatre et six documents qui doivent être numérisés. Sur une journée moyenne, cela peut représenter 10.000 pages.

Les documents sont collectés deux à trois fois par jour dans chaque service et la numérisation se fait tout au long de la journée. En se basant sur sa grande expérience et sa compréhension de chaque spécialité, l'équipe établit l'ordre de priorité pour la numérisation. Le bon déroulement de l'opération est essentiel car le département Scan Factory s'engage à respecter un délai de 48 heures.

Plus d'un million de dossiers de patients sont archivés de manière centralisée au format numérique dans le système iGuana iDM, et tous sont accessibles pour les médecins par le biais du système DPI de l'hôpital. Bien que la majorité des données des patients (y compris les informations historiques) soient au format électronique, certaines informations importantes sont encore conservées dans des dossiers historiques sur papier, qui sont stockés dans un local de 3.000 m² situé à 5 km de l'hôpital. Si un document spécifique n'a pas été numérisé, un médecin peut demander le dossier physique. Une fois celui-ci récupéré, le département Scan Factory numérise le dossier complet afin qu'il soit disponible sous forme numérique lors du prochain rendez-vous du patient.

En Belgique, la loi oblige à conserver les dossiers pendant 30 ans après le dernier rendez-vous (ou pour un mineur, 30 ans après son 18ème anniversaire). Bien que de nombreux dossiers soient déjà entièrement numérisés, l'hôpital a encore un long chemin à parcourir avant de ne plus avoir de papier. Pendant les périodes plus calmes, l'équipe continue de travailler à plein régime en numérisant et scannant à rebours environ 400 dossiers par an.