Transformation numérique - le besoin du moment
La banque centrale d’Égypte (CBE) est un organe réglementaire autonome responsable de différents rôles qui contribuent directement à l’amélioration de l’économie égyptienne. Elle garantit principalement un système bancaire fort, sûr et fiable grâce à son rôle de réglementation et de supervision et elle gère la politique monétaire du système économique égyptien, les réserves de change du pays et l’émission des billets.
En tant qu’institution qui établit la norme pour les autres banques et institutions financières du pays, la banque centrale d’Égypte a décidé il y a deux ans d’entamer son voyage vers la transformation numérique. La principale priorité a été donnée à la numérisation des documents afin de répondre aux demandes de réglementation, de sécurité et de conformité, de réduire les coûts et d’améliorer la productivité et l’efficacité.
M. Kassem Mohamed, directeur du développement de la technologie métier de la Banque centrale d’Égypte déclare : « dans l’ère actuelle de la priorité à la mobilité, les processus papier ne sont plus viables et, pour une organisation visionnaire, nous avions besoin de transformer numériquement nos stratégies de gestion des informations afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de garantir une croissance rentable. »
« Nous avions plus de 500 millions de documents qui étaient stockés dans trois entrepôts et qui devaient être conservés selon les exigences réglementaires. Non seulement le coût de stockage était énorme mais ces documents étaient de plus exposés à des risques de dommages et de pertes. Il y avait beaucoup d’informations sensibles et confidentielles dans ces documents et le processus de traitement du papier était en lui-même incertain, ce qui était source de défis en matière de cyber-sécurité. De fait, essayer de récupérer un document particulier était un processus très difficile et chronophage. Il était impératif de numériser ces documents et de mettre en œuvre un système de gestion du contenu d’entreprise (ECM). Un stockage électronique est beaucoup plus rapide, simple, économique et fiable. En cas d’incendie dans un entrepôt, tous vos documents partent en fumée. Mais si vos fichiers se trouvent sur un serveur faisant l’objet de sauvegardes, il est impossible de les perdre. »
Bien qu’ayant fonctionné sans arrêt avec le classeur d’archives pendant deux ans, les scanners ont travaillé parfaitement, avec zéro temps d’arrêt et une qualité de numérisation très élevée.
MicroFilm Egypt Co + Alaris = projet réussi
M. Kassem et son équipe ont contacté Microfilm Egypt Co. (MFE), une société partenaire d'Alaris, leader en matière de solutions informatiques et spécialisée dans les solutions de gestion des documents, d’archivage ainsi que de gestion des processus métier. Le projet devait être réalisé en 2 phases. La première phase impliquait une numérisation des arriérés représentant 100 millions de documents, suivie par une autre série de 500 millions de documents lors de la phase suivante, ainsi que la mise en œuvre d’une solution ECM.
Sur la base du grand volume de tâches de numérisation ainsi qu’avec l’amélioration de la productivité et de la précision, 20 scanners ont été sollicités durant la première phase du projet. Un classeur d’archives a été utilisé simultanément pour convertir des images numériques en microfilm en vue d’un stockage à long terme. Les fichiers numérisés sont stockés dans une base de données Oracle. La solution de numérisation et de capture intègre d’autres systèmes métier et toutes les données stockées sont cryptées et signées numériquement.
La première phase du projet a été achevée avec 100 millions de documents scannés et numérisés sur une période de 2 ans. À propos de la performance des scanners d’Alaris, Mme Hend Salah, responsable de secteur, service Relations étrangères chez Microfilm Egypt Co., s’exprime : « nous avons choisi les scanners d’Alaris car ils combinent une utilisation simple et une économie de temps, avec un très faible encombrement et une puissance remarquable. La qualité extrêmement nette des images fournie par le scanner, facilite la capture précise des informations et la durabilité de ce scanner est inégalée sur le marché. Nous utilisions chaque machine pour numériser environ 15 000 pages par jour. Bien qu’ayant fonctionné sans interruption avec le classeur d’archives pendant deux ans, les scanners ont fait de l'excellent travail, avec zéro temps d’arrêt et une qualité de numérisation très élevée. C’est une performance extraordinaire qui nous a permis de livrer à l’heure la première phase du projet à la banque centrale d’Égypte. »
La numérisation de documents a entraîné d’énormes économies de coûts en termes d’espace de stockage. Il suffit désormais de quelques clics pour procéder à la récupération des documents. Des processus qui prenaient auparavant plusieurs semaines sont désormais exécutés en quelques minutes.
Maintenant que la première phase du projet est achevée avec succès, Microfilm Egypt Co. va débuter son travail de numérisation de 500 millions de documents sur les 5 années à venir. En prenant en considération cette tâche gigantesque, la société a recommandé que davantage d’unités de scanners Alaris soient commandées. L’étape suivante impliquera également la mise en œuvre de la solution de gestion du contenu d’entreprise (ECM), avec la conception de flux de travail et l’application d’une analyse d’affaires et d’une intelligence aux données. Ceci améliorera sans aucun doute l’efficacité des opérations et permettra une recherche électronique rapide de documents, ce qui économisera du temps précieux et de l’énergie à ne pas devoir fouiller dans des piles de papier.
Nous recommandons fortement que les banques et autres institutions financières du pays suivent notre exemple et utilisent leurs services afin de réellement transformer leurs opérations.
En parlant du succès du projet, M. Kassem conclut en ces termes : « je félicite Alaris et Microfilm Egypt Co. pour le travail fantastique réalisé jusqu’ici pour aider notre banque à réaliser nos aspirations de transformation numérique. La technologie de numérisation Alaris, leader sur le marché, à laquelle s’ajoutent des conseils hautement qualitatifs mais aussi l’appui et le soutien de Microfilm Egypt Co. fournit des résultats remarquables. Nous recommandons fortement que les banques et autres institutions financières du pays suivent notre exemple et utilisent leurs services afin de réellement transformer leurs opérations. Nous espérons entamer la deuxième partie de notre voyage vers la numérisation avec l’aide d’Alaris et de Microfilm Egypt Co. »
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