INfuser l’innovation dans la numérisation réseau

Il est souvent question, sur le marché, d’être capable de conditionner les solutions pour les utilisateurs finaux. Du côté logiciel, ceci implique généralement la configuration d’une application d’ECM ou de capture afin de gérer les types et workflows de documents spécifiques. Les vendeurs de matériel parlent souvent des solutions, mais la nature plug-and-play de leurs appareils signifie généralement que les scanners sont largement découplés.

Pendant la dernière décennie, l’architecture personnalisable des écrans tactiles intégrés dans les appareils de numérisation en réseau a offert la possibilité d’incorporer davantage le matériel comme élément d’une solution. Malheureusement, à cause de facteurs comme le coût élevé des appareils ainsi que la complexité et la nature limitée de l’intégration, l’attrait sur le marché a été limité. Kodak Alaris espère changer ceci avec la sortie de INfuse, sa solution intelligente de numérisation connectée.

Conçue avec l’apport de son canal de partenaires, INfuse intègre les scanners réseau Kodak S2000, une nouvelle application cloud INfuse Management Software et un logiciel tiers des partenaires afin de créer un environnement de numérisation dédié très réactif. “Nous avons divers types de partenaires, mais un grand nombre d’entre eux sont des fournisseurs de solutions qui sont des intégrateurs ou qui possèdent leur propre logiciel qui doit intégrer la capture”, déclare Sue Rodeman, directrice du marketing mondial pour Kodak Alaris. “Nous interagissons régulièrement avec eux et, au fil du temps, pendant que parlions de leurs besoins, quatre principaux thèmes ont émergé :

• le contenu à intégrer est trop complexe : “Ils ont besoin d’un moyen plus efficace de faire entrer le contenu dans leurs systèmes. Les étapes étaient trop nombreuses.”
• une gestion à distance manquait : “Dans de nombreux cas, ces partenaires travaillent avec des clients finaux qui possèdent de multiples sites répartis dans des zones dispersées. La gestion des scanners dans ces environnements peut être coûteuse – cela coûte cher d’envoyer des équipes réaliser des installations, des mises à jour et du dépannage. Nos partenaires souhaitaient un moyen de gérer tout ceci à distance.”
• des capacités de notification de l’utilisateur final étaient nécessaires : “Nos partenaires ont remarqué que leurs clients ont intégré à de nombreuses reprises du contenu avec des erreurs dans les processus métier. Il pouvait s’agir de mauvais numéros de facture, d'une signature manquante ou de métadonnées illisibles. Il peut être inefficace de revenir en arrière et d’essayer de corriger ces erreurs une fois qu’elles sont passées dans un traitement en aval. Nos partenaires ont vu une opportunité d’introduire une sorte de capacité de notification immédiate qui pourrait améliorer l’expérience de leurs clients et réduire les coûts.”
• une protection du partenaire était nécessaire : “Nos partenaires assemblaient des solutions de bout en bout qui incluaient des appareils Kodak Alaris en front end mais, au moment de la mise en œuvre, le service des achats de leur client recherchait un scanner par un moyen plus banal, ce qui affectait le flux de revenus de nos partenaires. Ils cherchaient un moyen de se protéger de ce cas.”

Selon Jim Forger, responsable produit mondial, Kodak Alaris a reconnu un manque d’outils sur le marché pouvant répondre à ces exigences. “La plupart des partenaires tentaient d’utiliser de simples outils de numérisation Push pour envoyer les fichiers vers une destination intermédiaire, comme un dossier réseau, puis d’utiliser un planificateur pour les récupérer”, constate-t-il. “Ceci signifie qu’il n’y a aucun lien entre leurs processus métier et l’intégration du contenu. Ainsi, dans le cas d’une application de prêt, si vous aviez un problème comme une signature sur l’une des pages d’un document de 30 pages, le demandeur devait revenir, ce qui pouvait être coûteux en termes de gestion et problématique d’un point de vue de l’expérience.

“Nos partenaires cherchaient une solution de numérisation intégrée qui pourrait être contrôlée directement par leur logiciel. Ils cherchaient une solution qui pourrait être étroitement couplée et déployée sur l’ensemble de leurs bases de clients, mais également utilisée pour différencier leurs applications. Leurs applications ciblent très souvent des marchés verticaux spécifiques ; ils connaissent donc le type de règles d’acceptation et de gouvernance de données qu’ils doivent intégrer.”

Anatomie d’une solution

Forger explique pourquoi les scanners Kodak S2060w et S2080w, qui peuvent être mis en réseau par des connexions sans fil ou Ethernet, sont un très bon choix pour INfuse. “Les S2000 disposent d’une architecture ‘système sur une puce’ qui leur permet d’être modifiés pour inclure des fonctionnalités et une connectivité supplémentaires”, déclare-t-il.

Quand les scanners ont été lancés il y a quelques années [voir DIR 10/13/17], Kodak Alaris a inclus une API Web qui peut être utilisée pour connecter les appareils directement à des applications tierces. “L’API permet aux ISV d’envoyer des images dans leurs applications”, explique Forger. “L’inconvénient est que cette architecture place la charge de la gestion des scanners individuels sur les partenaires, gestion à supporter sur une base appareil par appareil.”

Le logiciel de gestion INfuse aborde ce problème. “Il fournit principalement un point d’accès unique pour la gestion de flotte sur l’ensemble d’une entreprise”, ajoute Forger. “INfuse peut être utilisé pour gérer des milliers d’appareils. Il est connecté à une application tierce par une API et a la capacité de réaliser des configurations de périphérique, de définir des workflows et même de gérer le système de licences du logiciel.”

Une fonctionnalité intégrée dans les S2000 est la capacité de modifier le profil des tâches de numérisation à la volée en scannant une feuille de code patch. “Avec INfuse, une feuille de code patch peut être utilisée pour configurer les scanners avec la solution d’un partenaire”, annonce Forger. “La feuille de code patch permet aux utilisateurs de réaliser une installation automatique en environ 15-20 secondes, sans assistance technique. La première fois que l’utilisateur branche le scanner, il peut scanner la feuille de code patch pour que l’appareil se connecte lui-même sur le réseau. En coulisses, le logiciel partenaire s’assure de la présence de toutes les licences et envoie la configuration, les informations de marque et les tâches à afficher.”

La première version du logiciel de gestion INfuse est conçue pour fonctionner sur un cloud Azure privé hébergé par les partenaires Kodak Alaris. “Chaque instance a plusieurs locataires, ce qui permet aux partenaires de créer une instance et de l’utiliser pour assister de multiples clients”, évoque Forger.

Le logiciel de gestion INfuse a également la capacité de suivre l’utilisation du scanner, mais toutes les images et données capturées partent directement depuis les scanners vers l’application tierce. “L’ensemble de la sécurité et de la conformité se situe entre les partenaires et les clients”, explique Forger. “Nous ne nous mettons pas au milieu.”

Définir le marché

Les partenaires ciblés à l’origine par INfuse sont les ISV. “Ceci se base sur la taille et la pertinence de l’opportunité”, explique Forger. “Les ISV ont également plus de contrôle sur leurs applications [par rapport aux SI ou aux VAR].”

En termes de marché, Forger précise : “Pensez à la facturation, aux dossiers médicaux, à l’accueil dans les banques et les institutions financières, et même à l’éducation, où nous étudions actuellement une opportunité de taille liée aux tests”. “Nous recherchons des applications qui sont fortement distribuées par nature et réparties sur de nombreux points de vente, agences ou magasins de détail.”

Forger nous a donné des détails sur la manière dont les ISV communiquent avec des utilisateurs distribués pour gérer les exceptions. “En fonction de la complexité d’un processus, une boucle de capture doit prendre au maximum quelques secondes”, ajoute-t-il. “Imaginons que, dans une procédure de demande de prêt, un client oublie une signature. Le partenaire peut configurer INfuse afin qu’un message personnalisé pouvant contenir jusqu’à 130 caractères s’affiche sur l’écran du scanner. La personne qui envoie les documents sait directement qu’il y a un problème. Tout fait l’objet d’un jeton pour la sécurité. Cette fonction a été accueillie avec beaucoup d’enthousiasme par nos partenaires qui trouvent des moyens uniques de l’utiliser.”

Scanner en tant que service

Les solutions INfuse sont mises sur le marché de diverses manières, dont l’intégration des scanners dans le cadre d'une offre SaaS. “Les partenaires n’essaient pas de positionner INfuse comme un appareil à vendre”, nous dit Forger. “Plutôt que de vendre des scanners, ils les présentent comme une manière d’obtenir le contenu depuis leurs dossiers médicaux ou leurs systèmes de traitement des factures.”

Cette approche complète le modèle de vente protégé. “Les appareils INfuse ne peuvent être configurés que par le logiciel de gestion”, confie Forger. “Les utilisateurs finaux ne peuvent pas modifier les configurations. S’ils souhaitent étendre ou améliorer les capacités de numérisation, les utilisateurs doivent passer par les partenaires. Ceci garantit que les partenaires sont impliqués à chaque étape du chemin.”

INfuse intègre également la possibilité pour un partenaire de suspendre la connexion entre un scanner et le logiciel si l’utilisateur est en retard dans le paiement de son abonnement. “On nous a dit qu’il s’agissait d’une fonctionnalité importante qui permet à nos partenaires de garantir qu’ils sont payés pour leurs services”, raconte Forger.

INfuse est maintenant disponible et les partenaires d’Kodak Alaris sont arrivés à diverses étapes du déploiement. “Le processus d’intégration prend généralement environ deux à quatre semaines, en fonction du niveau de robustesse et de complexité que le partenaire souhaite atteindre”, ajoute Forger. “Généralement, le partenaire réalise le pilote avec l’un de ses clients pour s’assurer que tout fonctionne correctement et que le ROI attendu est obtenu. Certains de nos partenaires ont terminé l’ensemble du processus et ont réalisé des ventes. D’autres partenaires travaillent sur l’intégration et certains en sont encore au stade de l’évaluation.”

En parallèle à INfuse, Kodak Alaris a étendu son Programme développeur et lancé un nouveau portail partenaire sur mobile. Le portail peut être utilisé pour l’enregistrement des opportunités, les ventes d’offres et le matériel, les outils et l’assistance marketing. Kodak Alaris a également lancé une nouvelle plate-forme de gestion de scanners dans le cadre de sa proposition de Services de gestion de capture. Cette plate-forme permet aux partenaires d’Kodak Alaris de surveiller les données d’exploitation des scanners de leurs clients, de fournir des rapports d’utilisation et de gérer les alertes.

Intérêt pour la numérisation réseau

INfuse fait partie d’un intérêt accru d’Kodak Alaris pour la numérisation réseau. Le jour de l’annonce de INfuse, Kodak Alaris a annoncé une nouvelle version de sa Kodak Scan Station 730EX. La 730EX Plus dispose d’un système d’exploitation intégré Windows 10 IoT Enterprise et d’une authentification par domaine réseau pour une connexion sécurisée. “Les partenaires peuvent maintenant commencer à déployer des implémentations et des solutions plus sécurisées avec la Scan Station”, annonce Kara Rayburn, manager mondiale du marketing du portefeuille pour Kodak Alaris.

“Nous pensons que nous avons maintenant une très bonne offre de bout en bout pour tous ceux qui recherchent des solutions de numérisation en réseau,” poursuit-elle. “Entre INfuse et la Scan Station, nous permettons aux utilisateurs de simplement envoyer à peu près tous les types de fichier, depuis toute source vers toute destination, avec divers degrés d'opportunité pour nos partenaires de se connecter et de s'intégrer avec leur logiciel. Nous avons maintenant une histoire très forte à vous raconter concernant la numérisation en réseau.”

Document Imaging Report (DIR), est la première newsletter de gestion et de marketing concernant les opportunités et les tendances de conversion des procédures papier au format électronique – une pièce maîtresse dans la stratégie de transformation numérique. Ralph Gammon a tenu le poste de rédacteur du DIR à partir de 1998 puis a assumé des responsabilités dans la publication en 2002. En 2017, il a rejoint la société internationale d’analyse du marché infoSource en tant que manager régional des Amériques. Pour plus d’informations sur le DIR : https://www.documentimagingreport.com/?page_id=1345