Comment trouver le meilleur logiciel de numérisation de documents

La suppression du papier peut améliorer la productivité de 30 à 35 %. Mais pour réussir le passage au numérique, vous avez besoin des bons outils.

Malheureusement, c'est là que beaucoup d'entreprises sont en difficulté. Quels sont les bons outils, exactement ? Que se passe-t-il si vous ne savez pas comment choisir le logiciel de numérisation qui vous convient le mieux ?

Continuez à lire nos conseils pour choisir le logiciel de numérisation le mieux adapté à vos besoins.

Conseil 1. Faites le point sur vos besoins en matière de numérisation

La vérité est qu'il n'existe pas un « meilleur » logiciel de numérisation ou de capture qui convienne à tout le monde. De la même manière que les bureaux de tailles différentes et de secteurs différents seront mieux servis par des modèles de scanner différents, ils ont également besoin de logiciels différents. La première étape pour découvrir quel est le logiciel de numérisation qui vous convient le mieux est donc de faire le point sur vos besoins spécifiques.

Pour commencer à déterminer ce que le logiciel de numérisation doit vous apporter, prenez en compte :

• la taille de votre entreprise
• le nombre de bureaux ou de sites dans votre entreprise
• votre budget
• le type et le volume des documents que vous prévoyez ou devez numériser
• la mobilité de votre main-d'œuvre
• le type d'infrastructure informatique ou cloud dont vous disposez ou dans laquelle vous prévoyez d'investir
• le niveau technique de votre main-d'œuvre

Tous ces facteurs vous aideront à déterminer dans quelle mesure les différents logiciels sont adaptés à vos besoins.

Conseil 2 : Le meilleur logiciel de numérisation aura une OCR

Si vous deviez désigner des programmes pour le titre de « meilleur logiciel de numérisation 2021 », tous les candidats auraient au moins une chose en commun : l'OCR. L'OCR, ou reconnaissance optique de caractères, est une fonction qui permet à un logiciel de scanner de traduire des documents numérisés en fichiers qui sont :

• indexables
• modifiables
• accessibles

Il est presque impossible d'en exagérer l'importance.

Imaginez par exemple que votre entreprise gère des contrats. Si vous devez numériser l'ébauche d'un contrat à l'aide d'un logiciel sans OCR, vous obtiendrez une image du contrat. Cela vous permettrait de lire le document et d'en imprimer une copie exacte.

Cependant, vous ne pourriez pas :

• modifier le document, et vous seriez obligé de le retaper intégralement en cas de changement
• utiliser un lecteur d'écran ou un autre outil pour rendre le document accessible aux personnes handicapées
• trouver des mots ou des phrases dans le document à l'aide d'outils de recherche standard

Ces limitations réduisent ce que vous pouvez faire avec des documents numérisés. Elles augmentent également le temps et les efforts nécessaires pour traiter ces documents à chaque fois qu'ils sont utiles.

En revanche, avec un logiciel avec OCR, les données contenues dans vos documents numérisés peuvent être consultées, partagées et utilisées de la même manière que les fichiers que vous créez numériquement à partir de zéro. Quels que soient votre secteur d'activité ou vos projets de numérisation, l'OCR est la voie à suivre.

Conseil 3 : Envisager de développer des logiciels à correction automatique

Il n'y a rien de plus frustrant que d'extraire un document dont vous avez besoin pour travailler et de découvrir qu'en plus de ne pas avoir utilisé d'OCR, l'utilisateur précédent a fait un travail épouvantable en le scannant.

C'est sens dessus dessous. La couleur ou les ombres peuvent être mauvaises, ce qui rend le document flou et difficile à lire. Il se peut même qu'il ait renversé du café dessus avant de le numériser.

Quoi qu'il en soit, le résultat est le même : vous, vos collègues et vos clients devez travailler avec un document de mauvaise qualité.

En choisissant un logiciel de numérisation à correction automatique, vous ne ferez plus jamais face à cette frustration. Le meilleur logiciel de numérisation corrige automatiquement :

• la netteté et la clarté
• la décoloration, y compris les stries ou les taches
• l'orientation et l'inclinaison
• Recadrage
• Luminosité

Il différencie également les photos du texte et favorise également une OCR optimale.

[Voir aussi : Une page parfaite à chaque numérisation]

Conseil 4 : Ne laissez pas votre scanner vous ficeler

Si vous avez une main-d'œuvre très mobile, choisissez un logiciel de numérisation compatible avec vos appareils mobiles. Les applications de numérisation intégrées permettent à vos employés de rester en déplacement sans sacrifier la qualité de la numérisation.

Si vous travaillez principalement au bureau, choisissez des scanners et des logiciels de numérisation capables de faire face à la vitesse et au volume des documents que vous avez à numériser. Ce point est important, car des périphériques lents bloquent votre personnel au scanner, créent des files d'attente qui ralentissent le workflow et entraînent des frustrations.

Les bons périphériques et les bons logiciels suivront votre rythme.

Conseil 5 : Assurez-vous que votre logiciel est pris en charge

Quel logiciel de numérisation souhaitez-vous ? Celui qui est soutenu par une équipe d'experts qui vous remet en marche dès qu'il y a un problème ? Ou celui qui vous oblige à tout abandonner et à vous débrouiller seul lorsque les choses tournent mal ?

Évidemment, la question ne se pose pas. Vous avez besoin que votre logiciel fonctionne et vous devez savoir que, en cas de problème, vous avez accès à une assistance professionnelle qui peut vous remettre sur la bonne voie.

En cas de doute, choisissez un logiciel qui est soutenu par des garanties sur lesquelles vous pouvez compter. Votre tranquillité d'esprit en vaut la peine.

Conseil 6 : Mettez également à niveau les autres technologies

Avant d'investir dans un nouveau logiciel de numérisation, examinez bien votre mode de fonctionnement. Utilisez-vous une technologie ancienne ou obsolète ? Avez-vous mis à niveau ou mis à jour vos workflows pour les aligner sur vos objectifs en termes d'efficacité et de gestion des documents numériques ?

Si ce n'est pas le cas, prenez un peu de recul. Choisir un logiciel qui s'intègre à une technologie obsolète n'est pas un bon investissement.

Actualisez vos connaissances en investissant dans toutes les autres mises à niveau dont vous avez besoin, qu'elles soient orientées sur les processus ou les équipements. Cela vous aidera à choisir les scanners et les logiciels de numérisation qui vous feront réellement avancer et qui soutiendront vos objectifs à long terme.

[Voir aussi : Comment Alaris innove dans la technologie de numérisation]

Conseil 7 : Ne perdez pas de vue la situation dans son ensemble

Lorsque vous passez au numérique, il est facile de se perdre dans les détails. Vous pouvez passer votre journée à penser aux différences mineures en termes de coût, de vitesse et de capacité.

Mais quand il s'agit de passer à la vitesse supérieure, l'important est de choisir un logiciel de numérisation qui :

• fait ce que vous voulez qu'il fasse
• est convivial
• s'adapte à votre budget
• s'adapte à votre style d'entreprise
• est fourni avec une bonne assistance technique

Concentrez-vous sur le choix d'un logiciel qui s'intègre au reste de votre technologie, à votre culture d'entreprise et à votre workflow. Vous serez peut-être surpris de constater à quel point il est facile de trouver le bon logiciel lorsque vous ne perdez pas de vue l'objectif.

Vous avez des questions ? Nous pouvons vous aider.

Vous avez encore des questions sur la manière de trouver le meilleur logiciel de numérisation pour vos besoins ? Les experts de Kodak Alaris peuvent vous aider. Contactez-nous dès aujourd'hui pour obtenir une assistance et un soutien personnalisés.