Les établissements médicaux font partie des industries qui utilisent le plus de papier, juste après les cabinets juridiques. Bien qu’il ne soit peut-être pas réalisable de passer directement au zéro papier, la réduction de l’utilisation du papier dans les cliniques et les hôpitaux est un pas dans la bonne direction.
Par exemple, la numérisation de l’admission d’un client et de ses dossiers médicaux devrait non seulement rendre les flux de travail plus efficaces, mais aussi réduire le nombre d’erreurs manuelles, tout en assurant une sécurisation des informations du patient plus forte que jamais.
Faire le premier pas
Si le passage d’une utilisation constante du papier à une numérisation complète était facile et instantané, toutes les industries passeraient au zéro papier. La numérisation demande la mise en place d’un plan détaillé et elle commence par la nécessité de déterminer où les processus numériques pourraient améliorer les flux de travail.
L’aspect administratif des établissements de santé, notamment l’admission des patients, bénéficierait de la numérisation. De même, le stockage électronique des dossiers médicaux des patients devrait non seulement libérer de l’espace, mais aussi assurer un traitement plus sécurisé des informations sensibles.
En outre, il serait opportun de passer au zéro papier pour la communication entre patients et médecins. Les logiciels de communication clinique peuvent aider à numériser la correspondance entre les médecins et les patients, les demandes d’ordonnances, la prise de rendez-vous et l’accès du patient à ses propres informations médicales.
On ne peut pas numériser tout un hôpital d’un seul coup. Après avoir déterminé ce que vous allez numériser, assurez-vous de disposer des bons logiciels et outils, puis définissez un processus pour les flux de travail documentaires et enfin, commencez à former le personnel de l’hôpital à l’utilisation des différents processus zéro papier, comme les nouveaux logiciels et la gestion des dossiers médicaux informatisés. L’établissement d’un processus pas à pas pour la numérisation totale par vagues permettra de continuer à fonctionner sans difficulté à mesure que tout le monde prendra ses marques.
[Voir aussi : Aux États-Unis, l’un des principaux systèmes de santé et une faculté de médecine déploient la capture distribuée sur plus de 400 sites]
Disposer des bons outils
Personnel informatique
La création d’un hôpital zéro papier implique l’introduction de nouveaux outils technologiques comme des logiciels, des programmes informatiques et des scanners de documents entre autres, qui peuvent rencontrer des problèmes techniques. Disposer d’une équipe d’assistance informatique disponible 24 h/24 et 7 j/7, avec du personnel qui sait comment tout paramétrer, mais aussi comment gérer et résoudre les problèmes rapidement et en toute confiance vous aidera à faire tourner votre hôpital sans difficulté — et à rester sur la bonne voie pour fournir d’excellents soins à vos patients.
Logiciels d’informatisation des dossiers médicaux (EMR)
Un logiciel d’informatisation des dossiers médicaux (EMR pour Electronic Medical Records) sera capital pour vos flux de travail zéro papier. L’informatisation des dossiers médicaux consiste à collecter les données et les dossiers des patients, et à les stocker dans un format numérique. Le stockage numérique des dossiers médicaux des patients libère de l’espace en éliminant les zones de stockage physique des dossiers. Il est ainsi plus facile de partager des informations entre les services et les médecins, tout en conservant les données de façon plus sécurisée, avec moins de risques d’erreurs manuelles.
Logiciels de communication clinique
Fini le temps des ordonnances compliquées écrites à la main et fini d’attendre pendant des jours d’avoir des nouvelles de votre médecin. Grâce aux logiciels de communication clinique, les patients peuvent envoyer un message instantané à leur médecin ou à un représentant de santé en ligne, envoyer des e-mails, prendre rendez-vous et demander un renouvellement d’ordonnance, mais aussi accéder instantanément à leurs propres dossiers médicaux.
L’investissement dans la communication clinique pour votre hôpital est un excellent moyen d’éliminer l’utilisation du papier, d’accélérer les flux de travail et la communication, mais aussi d’avoir des patients qui se sentent impliqués, en sécurité et satisfaits.
Scanners de documents et logiciels de traitement des documents
La numérisation des dossiers existants et une bonne préparation à la future conversion des documents qui arrivent, cela commence par le choix du bon logiciel et d’un scanner de documents adapté à un établissement de santé.
Les scanners de documents médicaux doivent pouvoir numériser facilement les dossiers des patients et différents types et tailles de documents, comme des cartes d’identité et des attestations d’assurance. Dans l’idéal, vos scanners seront dotés de la reconnaissance optique des caractères (OCR), ce qui simplifie la recherche de mots clés ou d’informations dans les documents numérisés, tout en éliminant la nécessité de reprendre et de trier tout ce que l’on vient de scanner.’
Il est capital que vos scanners respectent toutes les législations sur la conformité qui régissent la gestion des données personnelles. Consultez nos choix pour trouver les meilleurs scanners de documents médicaux, à la fois en matière de conformité et de fonctionnalités nécessaires.
Le partage d’informations entre les services, par le biais d’un serveur cloud ou par e-mail, est un autre aspect des scanners de documents médicaux qui est essentiel si l’on cherche à simplifier les flux de travail et à réduire la nécessité de disposer de documents papier. Les logiciels de capture vous aident à intégrer les documents papier et les images issus des dossiers patients existants, les nouveaux patients et d’autres documents indispensables dans les serveurs et les flux de travail EMR. Un bon logiciel capture les informations provenant des scanners, appareils mobiles, fax, e-mails ou imprimantes multifonctions et extrait les données nécessaires, afin de les associer automatiquement aux dossiers numérisés correspondants. Il est capable d’identifier les informations dans un dossier patient, comme le numéro de dossier médical, la date de naissance, le nom du patient, etc.
Ce qu’il faut savoir : la norme TWAIN
TWAIN est une norme graphique et d’imagerie créée en 1991 par le TWAIN Working Group en vue de normaliser la communication et la compatibilité entre les ordinateurs personnels et les logiciels de numérisation des documents. Le TWAIN Working Group a pour objectif de fournir une prise en charge multiplateforme, d’encourager la facilité d’utilisation et de promouvoir une norme publique universelle relative à la manière dont les dispositifs d’acquisition d’image comme les scanners de documents fonctionnent avec les applications et les ordinateurs personnels.
Dans votre démarche pour parvenir au zéro papier et utiliser des logiciels de numérisation des documents, recherchez les produits qui offrent une compatibilité TWAIN. Un driver TWAIN est généralement inclus dans le pack logiciel, afin de faciliter la compatibilité entre le document numérisé et son exemplaire numérique. Grâce au driver, les utilisateurs peuvent numériser directement le document dans n’importe quelle application avec laquelle ils doivent travailler.
[Voir aussi : Le guide complet pour le zéro papier]
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