Guide complet de la dématérialisation

Si les formalités administratives font partie intégrante de l’activité d’une entreprise, ce n’est pas le cas des supports papier. Le recours à des documents papier est même responsable de plusieurs millions de dollars de gaspillage, que la dématérialisation permettrait d’éliminer ou du moins réduire considérablement. Les problèmes s’amoncellent en même temps que la paperasse :

• délais plus longs des tâches de routine qui s’appuient sur des supports papier en entrée ;
• risque accru de violation de sécurité liée à la perte ou au vol de documents ;
• risque d’erreurs de saisie manuelle des données dans les systèmes ;
• coûts de stockage superflus, sur site ou hors site, pour conserver les exemplaires papier.

C’est pour ces raisons et d’autres que toutes sortes d’entreprises et d’organismes publics s’orientent vers des processus dématérialisés. La transformation peut émaner de la direction via des politiques d’entreprise, ou des employés qui gèrent des processus basés sur le papier et qui voient là une excellente occasion de rationaliser leurs opérations. Que votre organisation suive l’un ou l’autre modèle ou que le changement soit encore à venir, cet article vous propose des moyens concrets de démarrer une initiative de dématérialisation.

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La dématérialisation : un effort mondial

L’AIIM (Association for Information and Image Management) est le chef de file de la dématérialisation. Sa Journée mondiale sans papier annuelle encourage les entreprises à s’abstenir de tout support papier pendant une journée afin de réduire la quantité de papier générée au travail et dans la vie privée.

« Lentement mais sûrement, les entreprises se rallient à l’idée que la numérisation d’une grande partie du contenu et des informations qu’elles utilisent présente des avantages tant financiers qu’opérationnels, explique John Mancini, ambassadeur principal de l’AIIM, dans une enquête datée de 2016. Nous n’éliminerons jamais complètement le papier, mais lorsqu’il deviendra évident que la dématérialisation est synonyme de retour sur investissement et d’amélioration de la productivité globale, les entreprises seront plus disposées à investir dans les technologies qui permettent de se passer du papier. »

Petit historique du bureau sans papier

Le concept de bureau numérique sans papier a été proposé pour la première fois le 30 juin 1975 par la revue Bloomberg Businessweek. Plus de 40 ans plus tard, il est évident que nous en sommes encore loin.

En 2012, la demande mondiale de papier a dépassé les 400 millions de tonnes pour la première fois. Le papier a envahi notre quotidien à un tel point que nous n’y pensons même pas. Pour de nombreuses entreprises, il existe cependant des moyens de limiter l’utilisation du papier ou de numériser les documents professionnels dès leur réception. Les documents numériques sont plus faciles à consulter, à stocker et à partager. Alors, pourquoi le bureau sans papier n’existe-t-il pas encore ?

 

Malgré l’optimisme des années 70 et les nombreux moyens de réduire le recours au papier, la plupart des entreprises et des organismes publics ont encore un long chemin à parcourir. Même ceux qui mènent actuellement des initiatives de transformation numérique ont encore de nombreuses possibilités à exploiter pour convertir aussi rapidement que possible leurs supports papier au format numérique.

Le cabinet d’études KeyPoint Intelligence a fait le point sur la dématérialisation dans les entreprises dans une enquête réalisée en décembre 2016. À la question de savoir s’il est envisageable d’évoluer vers un bureau sans papier, seules 15 % des personnes interrogées répondent qu’il est possible d’atteindre cet objectif, tandis que 23 % considèrent cela comme impossible

À bien des égards, les entreprises qui mènent actuellement une initiative de dématérialisation doivent traverser plusieurs « ères » du numérique. Il ne s’agit pas de faire passer la gestion des informations de l’analogique au numérique en une étape simple, mais d’opérer une transition complexe.

Les raisons de la prédominance du papier

• Commodité : l’utilisation de documents papier va de soi dans la plupart des bureaux, de même que dans les transactions avec d’autres entreprises ou avec des particuliers. Les employés le justifient par de nombreux arguments tels que « ils sont plus faciles à lire », « je dois les classer », « nous devons les archiver » ou « nous avons toujours procédé ainsi ». Les formats tels que JPEG et PDF offrent une longévité qui s’avère supérieure à celle de nombreuses entreprises qui les utilisent. Il est vrai que certains documents informatiques plus anciens peuvent être difficiles d’accès pour l’instant, mais grâce à des tâches de migration standard et à des processus de conservation à long terme, ils peuvent être traités dans le cadre de la gestion du cycle de vie des documents.


• Conformité et réglementation : pendant de nombreuses années, des documents papier ont été obligatoires pour certains types de transactions commerciales, en particulier ceux nécessitant une signature pour avoir force exécutoire ou ceux pouvant servir de preuve devant les tribunaux. De nombreux temps forts de la vie d’un consommateur exigent un support papier, souvent pour une signature. Des événements importants comme la vente d’une entreprise, une demande de prêt ou l’achat d’une voiture en sont de parfaits exemples. Les critères spécifiques à remplir pour qu’un document numérisé ou créé numériquement soit accepté dans un tribunal varient en fonction du pays et du type de document, mais le plus souvent, les réglementations gouvernementales imposent des exigences qui ne peuvent être respectées que dans le cadre d’un processus numérique garantissant une chaîne de contrôle complète.


• Coût apparent : à première vue, le papier semble être une solution plus économique. Se fier à cette impression constitue une erreur qui peut se payer très cher. Le coût total d’exploitation d’une activité essentiellement axée sur le papier implique tout un ensemble de frais externes, notamment les imprimantes, les connexions réseau, l’encre, le toner, le papier lui-même et la maintenance de tout ce matériel. Plus l’activité se développe, plus ces coûts augmentent. Ils se multiplient à l’échelle de l’entreprise et n’aboutissent finalement qu’à un gaspillage. Lorsqu’une activité est alimentée par des documents papier, par exemple des formulaires de déclaration de sinistre ou des questionnaires, des coûts de main-d’œuvre sont encore requis pour traiter manuellement les informations.

Les avantages de la dématérialisation

• Organisation : finies les piles de papiers sur le bureau ou les étagères, ainsi que les armoires de classement encombrantes. Vous évitez ainsi que des documents mal rangés ou égarés ne monopolisent un temps précieux qui devrait être consacré à servir les clients ou à poursuivre d’autres objectifs prioritaires. Il est plus facile de trouver les dossiers et les documents, de les consulter et de les partager.


• Efficacité : les documents numériques sont bien plus faciles à gérer, stocker et récupérer que ceux sur papier. L’accès aux documents et leur partage avec les clients sont possibles en tout lieu, ce qui améliore la productivité de l’équipe et l’expérience client. L’extraction des données requises à partir d’un document (grâce à la reconnaissance automatique des caractères imprimés, de l’écriture manuscrite ou des marques optiques) est bien plus rapide et moins sujette à erreur que la saisie à partir d’un support papier.


• Évolutivité : en supprimant les rangées d’armoires de classement qui encombrent les bureaux, la dématérialisation exige beaucoup moins d’espace. Il est difficile de prévoir les effectifs afin de traiter les données en entrée aux heures de pointe ou en cas d’expansion de l’activité, alors que c’est chose facile dans un environnement numérique.


• Respect de l’environnement : moins d’impressions signifie moins d’arbres abattus pour fabriquer du papier, une activité qui consomme beaucoup d’énergie, tant pour la production que pour le transport. L’aspect écologique de la dématérialisation est un concept populaire et relativement facile à présenter pour remporter l’adhésion des employés.


• Communication plus rapide : à moins que vous ne payiez pour une livraison dès le lendemain matin, par exemple lorsqu’un agent d’assurances doit traiter en urgence une déclaration de sinistre pour transmettre la documentation à l’expert, il faut au moins 24 heures pour transférer les documents papier d’un point A à un point B. Et même dans ce cas, il existe un risque de retard, d’erreur d’acheminement, voire de perte. Une fois qu’il est numérisé, un document est disponible instantanément et en tout lieu. Découvrez comment un fournisseur de matériaux de construction a pu numériser instantanément ses bons de livraison et ainsi être payé plus rapidement par ses clients.


• Sauvegarde et restauration des documents : il est coûteux et fastidieux, et souvent impossible, de remplacer un document papier endommagé ou égaré. Les parties prenantes risquent de ne jamais avoir accès à des documents importants parce qu’un dossier a été égaré ou qu’un sinistre est survenu, tel qu’un incendie ou une inondation qui endommage des documents datant de 200 ans. Dans un bureau sans papier, les documents sont stockés dans un format électronique permettant une sauvegarde simple et facile sur un serveur distant ou dans un référentiel cloud assurant le stockage sécurisé des informations essentielles.


• Réduction des coûts : le stockage de documents est coûteux, en particulier si l’entreprise occupe un emplacement de choix. L’impression implique également des coûts, non seulement pour le papier, mais aussi pour l’imprimante, l’encre, l’affranchissement et la maintenance des équipements. Les entreprises peuvent éliminer les frais de stockage en passant à des documents numériques. En réduisant ou en éliminant la nécessité de stocker les exemplaires papier, votre entreprise pourra peut-être même déménager sur un site plus petit au loyer plus modéré. Elle réalisera ainsi encore plus d’économies grâce à la dématérialisation.

Des avantages qui produisent leurs fruits

Outre les bienfaits généraux de la dématérialisation, la possibilité d’éliminer le papier des flux de travail dans les plus brefs délais pour les applications métier qui en consomment le plus présente des avantages bien spécifiques.

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Comptes fournisseurs
La facturation coûte de l’argent. En éliminant le papier de ce processus, vous réduirez vos frais généraux. Le traitement des factures est l’une des applications les plus avancées disposant de solutions de gestion numériques de bout en bout, dans la plupart des cas sans intervention humaine. La numérisation des documents papier qui alimentent un processus de comptes fournisseurs produit les avantages suivants :

• traitement plus rapide et contrôle plus facile des délais de règlement permettant de profiter de remises ou d’éviter des pénalités ;
• élimination des tâches coûteuses et chronophages de rapprochement des factures et des bons de commande ;
• réduction du temps et des efforts manuels requis pour suivre et obtenir les approbations.

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Automatisation de la salle de courrier
La salle de courrier d’une entreprise peut représenter un goulot d’étranglement majeur ou au contraire une voie d’accès rapide à de nombreux processus métier. Avec une salle de courrier numérique, la gestion de la charge de travail aux heures de pointe est considérablement plus facile qu’avec un fonctionnement manuel.

• Éliminez le temps passé à attendre les documents dans les fonctions et départements concernés.
• Offrez aux employés un accès en temps réel aux données et aux documents.
• Augmentez la satisfaction et la fidélité de la clientèle grâce à des délais plus courts.

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Traitement des formulaires
Les formulaires sont souvent utilisés dans des applications métier où les clients s’attendent à une réponse immédiate. Ils permettent de proposer aux clients une solution entièrement numérique (formulaire électronique) ou d’assurer une numérisation et un traitement automatiques.

• Rationalisez la saisie des données pour accélérer le processus métier dans son ensemble.
• Réduisez le taux d’erreurs par rapport à une ressaisie manuelle de grande envergure.
• Permettez à vos spécialistes de l’information de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.

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Intégration des nouveaux clients
L’intégration des nouveaux clients nécessite beaucoup moins de travail si elle s’effectue sous forme numérisée. En utilisant la plate-forme adéquate, l’entreprise intègre plus rapidement et plus facilement ses clients. Aussi contradictoire que cela puisse paraître, l’intégration numérique est plus personnelle. En accélérant l’intégration d’un nouveau client grâce à la réduction des formalités papier, vous disposez de plus de temps pour interagir en personne avec lui, ce qui le valorise.

• Réduisez les délais de traitement et augmentez la satisfaction des clients.
• Consacrez moins de temps aux tâches administratives de moindre valeur et augmentez la satisfaction des employés.
• Réduisez considérablement les erreurs.

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Gestion des archives
De nombreux secteurs réglementés sont tenus d’appliquer des règles et processus bien définis de traitement et de stockage des documents de l’entreprise. Chaque nouvelle réglementation nécessite un ajustement des processus, une validation et une documentation supplémentaires qui font de la gestion des archives une activité en perpétuelle évolution d’autant plus difficile à mener à bien dans un environnement papier.

• Éliminez l’inefficacité, la perte de temps et les coûts supplémentaires d’un système basé sur le papier.
• Protégez les données personnelles sensibles : les informations numériques bénéficient d’un stockage mieux sécurisé grâce à des fonctions comme la protection par mot de passe, le chiffrement des données et l’authentification à deux facteurs.
• Améliorez la conformité aux obligations réglementaires.

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Votre check-list pour une dématérialisation réussie

1. Évaluez les goulots d’étranglement dus au papier

• Dressez un inventaire des processus les plus critiques de votre entreprise, par exemple ceux qui interrompraient ou nuiraient à l’activité s’ils étaient bloqués.
• Examinez la documentation existante ou créez un aperçu par étapes identifiant chaque tâche du processus qui nécessite un support papier.
• Estimez le nombre moyen de documents papier qui alimentent chaque mois le processus choisi, ainsi que le temps consacré à leur traitement manuel.
• Identifiez les étapes du processus qui représentent une opportunité majeure de numérisation.

2. Instaurez des processus dématérialisés lorsque c’est faisable

• Identifiez les processus qui s’appuient sur des supports papier en entrée et qui pourraient facilement migrer vers le numérique, par un exemple un formulaire électronique au lieu d’un formulaire papier.
• Assurez-vous que les processus numériques et conventionnels peuvent être traités en parallèle et qu’ils sont pleinement intégrés, de façon à garantir une transition sans heurt à mesure que les supports numériques gagnent du terrain.

3. Numérisez les documents papier et convertissez éventuellement les archives

• Tout document qui arrive sur un support papier doit être converti au format électronique le plus tôt possible après sa réception. Vous ne pouvez pas obliger vos clients, fournisseurs ou titulaires de licence à abandonner le papier et il est probable que les documents et dossiers papier feront partie de vos opérations pendant un certain temps. Il est donc essentiel de numériser ces dossiers dès qu’ils arrivent dans votre entreprise ou agence.
• Il peut être judicieux de convertir vos archives existantes au format numérique, mais seulement si vous devez fréquemment les extraire ou les intégrer au traitement de nouvelles données d’entrée. Une analyse de rentabilité est requise pour confirmer l’utilité de cette conversion.

4. Informez vos clients

• Une fois que vous avez amorcé votre transition vers le tout électronique ou la numérisation, vous devez informer vos clients de ces changements et de l’incidence qu’ils auront sur eux. Vous voudrez peut-être leur envoyer un e-mail de notification soulignant les avantages qu’ils en retireront, mais aussi anticiper leurs préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité.
• Expliquez-leur également en quoi consiste une signature électronique le cas échéant.
• Facilitez la transition en proposant des incitations au changement telles qu’une réduction de frais, des points de fidélité supplémentaires, etc.

Enfin, profitez des avantages ! Les gains de temps et les économies seront rapidement perceptibles et la satisfaction et la fidélité de la clientèle en seront considérablement améliorés.

Les outils indispensables à la dématérialisation

Il existe de nombreuses ressources de productivité qui vous aident à réduire votre consommation personnelle de papier, mais une vue d’ensemble de l’utilisation du papier dans toute l’entreprise aura bien plus d’impact. Il est essentiel de commencer par examiner les points d’entrée du papier dans l’entreprise afin de numériser les documents dès leur arrivée.

Pour ce faire, un outil indispensable est à votre disposition : l’IN2 Ecosystem associe des scanners et des logiciels primés à des services et des partenariats qui aident les entreprises à collecter facilement des informations à partir de leurs documents papier et à opter pour la dématérialisation. Cette approche unique est conçue pour augmenter la productivité, le ROI et la valeur ajoutée.

Les scanners d’entreprise avancés font bien plus que capturer une image : ils ouvrent la voie à un processus de numérisation complet. Les scanners de l’IN2 Ecosystem comme les modèles S2060w et S2080w transforment les données brutes en informations réellement exploitables. En leur associant un logiciel de numérisation comme Kodak Capture Pro Software, il est possible d’indexer les images numérisées, d’extraire le texte saisi ou manuscrit, et d’en tirer des informations destinées aux systèmes métier sans le moindre traitement manuel. L’automatisation du processus de capture des informations élimine toute complexité et crée de nouvelles opportunités pour votre entreprise.

Pour en savoir plus sur l’IN2 Ecosystem et nos solutions de dématérialisation, rendez-vous sur www.alarisIN2.com. Pour demander directement à notre équipe commerciale de vous expliquer comment nous pouvons aider votre entreprise à optimiser votre processus de capture des informations, contactez-nous dès aujourd’hui. 

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