Comment choisir le meilleur scanner pour votre bureau

Les scanneurs ne sont pas tous créés égaux. Comme tout autre outil, un scanner est conçu pour des tâches spécifiques. Un atout dans un contexte de production peut se révéler être un défaut dans un autre contexte. La meilleure façon de trouver le meilleur scanner pour votre entreprise, c’est de garder cela à l’esprit, de réfléchir à vos besoins et de rechercher un scanner qui répond en priorité à ces besoins.

Évaluez vos besoins.

Avant de trouver l’outil adéquat pour vos activités, vous devez réfléchir à la nature de ces dernières. Il faudra en particulier avoir une idée précise de l’ensemble de vos besoins en numérisation afin de trouver le produit qui corresponde parfaitement à ces besoins. Pour commencer, posez-vous les questions suivantes.

Que voulez-vous numériser ?

C’est le facteur le plus important pour trouver le scanner qui vous conviendra le mieux. Vous devez numériser des documents qui peuvent être assez simples ou extrêmement complexes, mais le plus important est de savoir de quel type de documents il s’agit, et ce que vous avez besoin de faire avec les informations qu’ils contiennent. Les applications simples comme la numérisation de dossiers de sauvegarde des fichiers de vos classeurs afin d’économiser de l’espace nécessite d’utiliser des scanners capables de traiter de gros volumes, sans que des fonctionnalités de pointe soient nécessaires. Si vous avez besoin d’extraire des informations digitales pour les réutiliser dans des applications numériques professionnelles, penchez-vous sur des fonctionnalités avancées comme la capacité de recherche et d’indexation. Des documents comme les factures, les dossiers médicaux, les documents de transport, les emprunts bancaires ou les enregistrements de nouveaux clients ou employés nécessitent des scanners intégrés aux systèmes des entreprises. Après avoir déterminé le type de documents que vous devez numériser, vous pouvez vous pencher sur les caractéristiques des modèles et les options de fonctionnalités de numérisation. (Les questions suivantes vous aideront à considérer ces aspects.)

À quelle fréquence avez-vous besoin de numériser ?

La quantité de documents que vous devez numériser en une journée type détermine le type de scanner qui vous conviendra. Si vous comptez numériser quelques documents seulement par jour, inutile d’investir dans un scanner capable de prendre en charge des volumes élevés. Pour une numérisation occasionnelle, optez pour un petit scanner de bureau, une imprimante multifonction (MFP) avec numérisation intégrée ou même une application de numérisation sur votre smartphone, selon vos besoins. La principale question à vous poser est : que souhaitez-vous faire avec vos documents ? Ces options conviennent très bien à des volumes réduits, mais attendez-vous à faire des concessions sur les fonctionnalités, la rapidité et la fiabilité. Si vous avez besoin d’une solution plus robuste, un scanner professionnel d’entrée de gamme offre un bon compromis entre des besoins réduits en termes de volumes et des capacités avancées.

Plus le volume à traiter est important, plus votre scanner de documents professionnels doit être robuste. En regardant les caractéristiques des scanners, faites attention au cycle de fonctionnement afin de comparer le nombre de numérisation que les différents modèles peuvent prendre en charge par jour. Notez bien que le cycle de fonctionnement vous renseigne sur le volume maximal. Vous devez donc choisir un modèle qui prendra en charge une quantité inférieure à celle mentionnée. Le cycle de fonctionnement vous donne une indication de la puissance et de la catégorie des scanners, afin de pouvoir les comparer.

Avez-vous besoin de la reconnaissante optique de caractères ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est un logiciel qui convertit les images numérisées en texte lisible par une machine. Cette technologie libère tout le potentiel des informations que contiennent vos documents, en vous permettant de réutiliser de précieux contenus de multiples manières. Une fois ces données numérisées, vous pouvez les modifier, les rechercher et les partager.

La résolution est-elle importante ?

La majorité des scanners de documents professionnels ont des caractéristiques similaires en termes de résolution. Comparer les appareils en se basant sur ce critère ne vous sera donc pas d’une grande utilité. Le plus important, c’est la technologie de traitement d’image sur laquelle se basent les scanners et les logiciels de capture d’image. Pour optimiser les résultats de l’OCR sur les documents scannés, la qualité d’image est essentielle. Les images floues ou trop sombres ne pourront pas toujours être lues par le logiciel OCR. Ceci vous ramènerait à la case départ de la numérisation : des personnes de votre équipe devront prendre le temps de préparer les documents en vue de leur numérisation et saisir manuellement les données des documents n’ayant pas été convertis correctement.

En associant les bons outils technologiques aux bonnes capacités de traitement d’image, il vous sera plus facile d’automatiser la capture d’informations et d’éliminer les processus manuels des flux de production de votre entreprise. Considérez les fonctionnalités clés suivantes pour choisir votre future solution de numérisation et optimiser votre investissement :

• Redressement et recadrage automatique
• Orientation automatique
• Luminosité automatique
• Accentuation
• Lissage des couleurs
• Suppression des traînées
• Réduction du bruit
• Suppression des couleurs de fond
• Segmentation des photos
• Binarisation (optimisation en noir et blanc pour augmenter le taux de lecture OCR)

Et la connectivité sur le cloud ?

Aujourd’hui, les options de stockage de fichiers et d’informations sont plus nombreuses que jamais. Votre solution de numérisation doit donc être suffisamment flexible pour s’adapter à votre flux de production. Votre logiciel de capture des images déterminera où vous pouvez envoyer vos images numérisées. La majorité des scanners sont livrés avec des logiciels vous permettant de commencer à les utiliser immédiatement après les avoir sortis de leur emballage. La technologie Smart Touch, disponible sur la majorité des scanners Alaris, vous permet de numériser et d’acheminer rapidement et facilement les documents vers leur destination. Des boutons prédéfinis permettent d’envoyer vos fichiers par e-mail, sur votre bureau ou vers des services sur le cloud tels que SharePoint ou Box.

Quand mettre à jour votre logiciel ?

Si vous numérisez régulièrement des documents volumineux, en haute résolution ou non compressés, il est temps pour vous d’utiliser un logiciel de capture proposant un éventail de fonctionnalités complet. Vous pouvez envisager de mettre à jour votre logiciel si vous avez besoin de fonctionnalités de capture par lot plus avancées comme l’indexation, le traitement d’image et les capacités de débit. Les solutions de capture d’image comme le logiciel Alaris Capture Pro sont des applications complètes destinées aux utilisateurs aux exigences élevées et qui prennent en charge les scanners Alaris et Kodak, et plus de 160 scanners d’autres fabricants.

 

Trouver l’outil adéquat

Scanners de bureau

Les scanners de bureau sont compacts et silencieux et sont particulièrement adaptés aux opérations effectuées en contact direct avec les clients. Vous pouvez numériser rapidement, sans vous éloigner de votre bureau. Les scanners Kodak S2050/S2070 permettent de créer des PDF, de joindre des documents à des e-mails et de les envoyer sur le cloud ou vers d’autres destinations. Bien que leur format soit compact et leur fonctionnement discret, ces scanners peuvent numériser jusqu’à 5 000 pages par jours.

Départemental

Les scanners départementaux conviennent parfaitement aux lieux de travail où plusieurs personnes de différents services partagent les mêmes équipements. Avec un débit de 110 pages par minute et un volume total de 25 000 pages par jour, le scanner Kodak i3300 peut répondre aux besoins de nombreux utilisateurs. Même avec une telle capacité, le i3300 est suffisamment compact pour être placé sur un bureau afin de ne pas occuper d’espace au sol.

Production

Les scanners de production conviennent aux opérations à grande échelle qui sont effectuées par exemple dans les salles du courrier et les services de production. Avec un débit pouvant atteindre 150 000 pages par jour, les scanners de la série Kodak i4000 sont conçus pour un fonctionnement intensif. Ces scanners de production permettent de manipuler des supports non standards grâce à une sortie arrière directe.

Scanners portables

Les scanners portables sont si compacts qu’ils peuvent être emportés n’importe où. Ils permettent de numériser des documents facilement, quand les photographies de documents n’offrent pas le résultat recherché. Le scanner Kodak i940 est alimenté par USB. Bien que très petit, il peut aisément numériser des documents de différents types et de différents formats.

Scanners réseau / sans fil

Les scanners sans fil sont parfaits pour les entreprises qui souhaitent que différents utilisateurs partagent l’utilisation d’un appareil, ou qui ont besoin de la flexibilité qu’offre un appareil portable, sans avoir à s’inquiéter d’éventuelles défaillances de réseau. Grâce aux pilotes TWAIN ou ISIS standards, aucune installation compliquée de logiciel n’est nécessaire et les administrateurs informatiques peuvent désactiver la capacité sans fil, afin de garantir la sécurité du système. Pour les meilleures performances sans fil et réseau, optez pour des modèles comme les scanners Kodak S2060w et S2080w. Si vous avez besoin de numériser avec un appareil mobile, l’intégration avec un scanner offre une qualité d’image supérieure à celle de l’appareil photo d’un téléphone portable. L’application mobile ScanMate+ permet aux utilisateurs de numériser directement des fichiers vers un appareil mobile, de les partager via e-mail et de les uploader sur le cloud.

Scanners à plat spécialisés

Si vos processus métier impliquent la numérisation de passeports ou d’autres documents de format réduit, épais ou fragiles, la capacité dédiée de numérisation à plat intégrée est faite pour vous. Le module de numérisation à plat pour passeports Kodak permet de le faire grâce à une intégration complète avec les scanners de la série Kodak S2000. Le module de numérisation à plat se place directement sur le scanner et permet d’économiser ainsi de l’espace. Ce module de numérisation à plat offre une plus grande sécurité que la fonction de photocopie et permet également de numériser le document face aux clients. Ceci peut rassurer les clients car ils ne perdent pas de vue leurs précieux documents tout au long de l’opération.

Commencer

Une fois vos besoins définis et les différentes options disponibles passées en revue, vous voilà en bonne voie pour choisir le scanner qui conviendra le mieux à votre entreprise.