Quelle est la différence entre capture de documents et IDP (et pourquoi est-ce important) ?
Chaque secteur d’activité et branche technologique utilise son propre jargon. Des mots, des expressions et des sigles qui n’ont que peu de sens pour les non-initiés, mais particulièrement communs pour les professionnels du marché. Dans le secteur de la numérisation, il est souvent nécessaire de clarifier la différence entre deux termes : la capture de documents et le Traitement Intelligent des Documents (ou IDP, Intelligent Document Processing). Car s’ils sont liés, ces termes ont pourtant des champs d’application très différents.
La capture de documents
Le principe de la capture de documents est simple : il s’agit de capturer des informations issues d’un document, le plus souvent au format papier, numérisé avant d’être intégré aux processus métiers de l’entreprise. Les formulaires papier, pièces d’identité et factures, entre autres, sont chargés dans un scanner de documents intégrant des technologies telles que la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) et des fonctionnalités d’amélioration de l’image afin de transformer le papier en une copie numérique exploitable où chaque caractère est reconnu individuellement en vue de l’extraction et de l’indexation des données afin d’en faciliter la recherche.
À mesure que les documents sont numérisés, ils sont intégrés dans un logiciel de capture de documents - dans notre cas, KODAK Capture Pro. Cette solution de capture avancée de documents est généralement utilisée dans les services qui doivent régulièrement traiter d’importants volumes de documents papier, le plus souvent capturés par lots. Capture Pro convertit rapidement ces lots en une multitude de formats, l’un des cas d’utilisation les plus courants étant la numérisation à des fins d’archivage : numérisez le document, récupérez les données dont vous avez besoin et stockez le fichier numérique dans vos systèmes
Pendant des décennies, la nécessité de capturer les données que contiennent les documents papier a été fondamentale pour les organisations, et c'est toujours un élément déterminant dans la gestion de l'information, en particulier dans les secteurs à forte consommation de papier comme la santé, l'éducation, la finance et le secteur public. Cependant, de nombreuses entreprises expriment aujourd'hui un besoin croissant de mettre en place des processus de capture intelligents et automatisés. Pour la plupart des entreprises, 70 % des documents traités sont déjà numériques, et dans des formats variés. C'est là qu'intervient le traitement intelligent des documents (IDP).
Le Traitement Intelligent des Documents
IL’IDP intègre toutes les fonctionnalités liées à la capture de documents et bien plus encore. D’ailleurs, dans le cadre de l’IDP, la capture n'est que la première et la plus cruciale des étapes d'un processus beaucoup plus complet. KODAK Info Input Solution est une solution d’IDP basée sur le Web qui permet d'intégrer rapidement des documents quelle que soit leur source (non seulement des documents papier numérisés, mais aussi des pièces jointes d’e-mails, des téléchargements mobiles, des formulaires en ligne et bien plus encore) puis de les transformer en données essentielles pour l'entreprise, automatiquement validées et intégrées aux systèmes et aux outils d'Automatisation Robotisée des Processus (RPA).
Info Input Solution propose des configurations low-code et no-code qui ne nécessitent qu'une formation minimale, offrant un délai de rentabilité très court. Elle se distingue également par sa capacité à s'intégrer aux principales plateformes d'IA, telles que celles proposées par Microsoft, Google et Amazon.
Cette approche technologique agnostique, que nous appelons Open Intelligence™, est unique sur le marché de l'IDP. Elle permet aux organisations de choisir en toute confiance une plateforme d'IA en amélioration continue et automatique, faisant évoluer et pérennisant la solution IDP en fonction de l'évolution des besoins.
Voici un autre aperçu des différences entre les capacités de capture de documents et d'IDP, et de leurs points de recoupement. Il peut aider les décideurs à déterminer quand envisager une solution logicielle plutôt qu'une autre, et quand étendre le système de capture de documents existant pour en faire une plateforme IDP robuste.
Pourquoi passer de la capture de documents à une solution d’IDP ?
Chaque organisation présente des workflows, des besoins, des objectifs et des exigences en matière d’intégration qui lui sont propres. Le choix de la solution logicielle dépend de nombreux facteurs, mais nous constatons un intérêt croissant pour les solutions IDP qui permettent de couvrir un plus large éventail de besoins commerciaux et d'atteindre un niveau plus élevé de différenciation concurrentielle.
Outre les caractéristiques et les capacités mentionnées précédemment, voici quelques avantages supplémentaires liés au déploiement d'une plateforme IDP robuste pilotée par KODAK Info Input Solution :
- Réduction des infrastructures technologiques
- Centralisation de l'installation, de la maintenance et de l'assistance
- 1 installation sur 1 serveur pour prendre en charge des milliers d'utilisateurs et des milliards de pages
- Les clients se connectent au serveur via une URL ; cela fonctionne avec n'importe quel navigateur moderne
- Réduction significative du travail manuel et du risque d'erreur humaine
- Classification, extraction et indexation automatiques alimentées par l'IA grâce à notre architecture Open Intelligence™
- Validation automatique via des intégrations telles que la consultation de bases de données et le 3-way matching
- Automatisation complète des processus documentaires, même complexes
- Les scripts permettent une personnalisation et une intégration illimitées pour l'automatisation des processus métier
- Amélioration de la productivité et de la concentration des employés
- Numérisation facile grâce à une seule touche dans des applications telles que Salesforce et SharePoint, éliminant le passage d'une application à l'autre
- Méthodes d'authentification flexibles
- Prise en charge des méthodes d'authentification les plus courantes, notamment SSO, Active Directory, SAML, OKTA, etc.
Cette liste de bénéfices est évidemment non exhaustive. Certaines entreprises ont des besoins croissants en matière de traitement des données et il est donc logique qu'elles fassent migrer leurs systèmes de capture de documents vers des plateformes IDP plus robustes telles que KODAK Info Input Solution. Pour d'autres, la capture de documents est suffisante et couvre tous les besoins.
Ce n'est pas un hasard si Capture Pro et Info Input Solution sont des solutions logicielles primées. Comme pour la plupart des décisions relatives à la technologie, il s'agit de trouver la solution la plus adaptée à votre environnement, à vos workflows et à vos objectifs commerciaux. Nous nous réjouissons de continuer à travailler avec des services, des entreprises et avec nos partenaires afin de trouver la meilleure solution et d'offrir cette valeur ajoutée aux entreprises du monde entier.
