Edge Digital Group y Kodak Alaris transforman la gestión de registros para afiliados del DMV

Durante más de 25 años, , Edge Digital Group ha estado ayudando a empresas y agencias gubernamentales a administrar la información de manera más eficiente y optimizar los flujos de trabajo comerciales. Eligieron asociarse con Kodak Alaris para ofrecer soluciones de captura y procesamiento de datos que automatizan los flujos de trabajo de incorporación de clientes para las pequeñas empresas que prestan servicios al Departamento de Vehículos Motorizados (DMV por sus siglas en inglés) de Maryland. Así es como la asociación está ayudando a estas empresas a tener éxito.

Antecedentes y Desafíos

Hay varias empresas de Tag & Title en Maryland que brindan servicios importantes para el estado. Como miembros autorizados de la Asociación de Titulación de Vehículos de Maryland (MVTA), el estado aprovecha estas pequeñas empresas para escanear, procesar y enviar una variedad de documentos para el DMV de Maryland. Motor Car Tag & Title es uno de estos negocios. Fueron los primeros en traer a Edge Digital Group para ayudar a resolver una variedad de problemas con la incorporación de datos y la gestión de registros. Había demasiados pasos manuales y repetidos involucrados, lo que hacía que el proceso fuera lento y propenso a problemas de calidad de datos.

Antes de que se implementara la solución, los empleados tenían que escanear documentos y licencias en una carpeta, cargarlos en múltiples sistemas para su procesamiento y luego escanear los documentos nuevamente. Tuvieron que volver a escanear porque su sistema elimina cada registro después de escanear, pero un mandato estatal les exige conservar copias de archivo de todo. Fue una experiencia frustrante tanto para los empleados como para los clientes.

Además, habían comprado escáneres listos para usar que producían resultados inconsistentes y de baja calidad, por lo que había una amplia gama de problemas de calidad de datos que se entregaban al sistema estatal. Escanear documentos para clientes a bordo es la primera parte del flujo de trabajo comercial, pero sus escáneres de gama baja se estropeaban continuamente y necesitaban ser reemplazados.

Jon Stuck, propietario de Edge Digital Group, consultó con negocios similares en el área y descubrió que todos estaban lidiando con los mismos problemas. En resumen, estas empresas se vieron obligadas a gastar mucho tiempo y dinero lidiando con un sistema ineficiente y, a menudo, dañado, y no pudieron brindar una experiencia rápida y confiable a sus clientes.

Soluciones Personalizadas de Kodak Alaris

Las necesidades y flujos de trabajo únicos de cada negocio se benefician de la consulta experta de Jon y el equipo de Edge Digital Group team.

"Con nuestro conocimiento de la industria y el conocimiento de la amplia cartera de productos que ofrece Kodak Alaris, pudimos avanzar rápidamente con una serie de recomendaciones. Inmediatamente comenzamos a implementar soluciones para Motor Car Tag & Title y luego Tag & Title Service of Maryland."

El equipo de Jon recomendó los escáneres KODAK 2070, los escáneres de la serie S3000 Max y el software KODAK Capture Pro.

"Estuvimos rápidamente en el sitio para ayudarlos a diseñar y configurar nuevos flujos de trabajo de automatización. No pasó mucho tiempo para que todos notaran la diferencia. Tan pronto como nos conectamos el primer día, quedó claro para todos los involucrados que finalmente tuvo una solución que les haría la vida más fácil. Ya no tenían que escanear nada dos veces, y la calidad de imagen es siempre excepcional. Además, es una solución muy simple, un sistema que cualquiera puede aprender a usar en solo unos minutos. "

Ahora, todo su proceso de administración de registros es rápido, fácil de usar y confiable: nadie se preocupa por la mala calidad de los resultados o por las fallas de los escáneres.

"La solución Kodak Alaris ha optimizado toda su operación. Ha creado una mejor experiencia para los empleados y los clientes, al mismo tiempo que ayuda al crecimiento del negocio.”

Con KODAK Capture Pro, podemos completar automáticamente las opciones al escanear documentos, lo que ahorra mucho tiempo en el lado de la entrada de datos. Podemos personalizar fácilmente la forma en que escaneamos, la forma en que generamos y otras cosas que el software anterior no podía hacer. Estos flujos de trabajo ahora son rápidos y fluidos y los clientes pueden ver la diferencia".

“Una de las cosas de las que nos enorgullecemos es nuestro servicio al cliente. El nuevo sistema con Kodak Alaris nos ha permitido brindar un servicio de cinco estrellas cada vez que un cliente cruza la puerta”.
- Beth Caro, propietaria de Tag & Title Service de Maryland

Resultados que Continúan Pagando Dividendos

Con la solución de Kodak Alaris, ambas empresas de servicios para vehículos motorizados han reducido significativamente el número de pasos necesarios para completar una transacción de cliente. Tag & Title Service of Maryland pudo eliminar 15 pasos manuales de sus flujos de trabajo. Esta automatización ha liberado tiempo para que el personal se concentre en tareas más estratégicas. Ahora pueden escanear algo una vez y enviarlo a tantos lugares como sea necesario y obtener los datos directamente en el sistema estatal de forma rápida y precisa.

"Habiendo trabajado con prácticamente todos los proveedores de soluciones de la industria, creemos que Kodak Alaris ofrece la mejor gama de soluciones de captura de documentos y automatización de datos del mercado. Estamos orgullosos de asociarnos con Kodak Alaris para que nuestros clientes tengan éxito. Continuamos construyendo soluciones similares plataformas de gestión y captura de datos para otros negocios en toda la región. Cada organización tiene flujos de trabajo y desafíos únicos, y Kodak Alaris nos permite abordarlos con éxito".

Hay cientos de organizaciones de servicios de etiquetas y títulos como esta en Maryland y muchas más en toda la región, por lo que la oportunidad de crecimiento es tremenda.

"Esperamos poder ayudar a estas empresas a construir juntas un futuro más sólido y brindar una mejor experiencia a los miles de clientes que utilizan sus servicios".