Organismo de gobierno dedicado a administrar justicia, cumple con las nuevas normas de digitalización y acceso a la información impuestas por el gobierno de México, con soluciones de procesamiento inteligente de documentos

Los organismos gubernamentales de todo el mundo están intentando mejorar la productividad y reemplazar los problemas asociados a los documentos en papel con soluciones digitales, ya que los procesos manuales son lentos y costosos, dificultando la búsqueda de información.

Panorama:

La entidad gubernamental en México, dedicada a administrar justicia en la sociedad mediante la aplicación de las normas jurídicas en la resolución de conflictos, maneja aproximadamente 15,000 documentos al día, cuya información debe ser compartida entre edificios administrativos y juzgados.

Buscaban optimizar los flujos de información de sus áreas administrativas, debido a la alta demanda de digitalización de documentos, además del respaldo de la información sensible como juicios, liberaciones, fallos, etc. Para cumplir con las nuevas normas de digitalización y acceso a la información requeridas por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), debían actualizar las bases instaladas en todos los edificios y juzgados de esta entidad gubernamental.

Reto:

Los desafíos relacionados con el manejo de documentos de los usuarios tenían dos focos principales: El primero consistía en homologar el acceso a la información desde las diferentes sedes de esta entidad, puesto que al no contar con los documentos que forman parte de sus procesos en formato digital, acceder a ellos se volvía tardado y complejo.

Y el segundo, el traslado de la documentación en físico. Al tener sedes de información en diferentes puntos, el traslado de los datos en papel físico llevó al usuario a percatarse que la información se estaba perdiendo, dando visibilidad a la importancia de la preservación de los documentos de manera obligatoria y la protección de estos evitando las amenazas que pudieran ponerlos en riesgo. Por lo tanto, era necesario y urgente ll evar adelante un proceso de transformación digital.

Solución:

Mediante la implementación 108 unidades del Escáner Kodak S2080w con cama plana A4 y 27 unidades del Escáner Kodak E1040 con cama plana A3, distribuidas en las sedes de este organismo, permitió a los empleados capturar y distribuir los datos de sus documentos existentes con una calidad de imagen y precisión de datos superiores, mediante la tecnología Smart Touch.

La integración de las camas planas, ofrecen una flexibilidad aún mayor para capturar materiales duros o delicados.

Beneficios y resultados:

Gracias a la solución de Kodak Alaris se simplificó la digitalización de los documentos en altos volúmenes, mitigando los riesgos a través del almacenamiento y la gestión segura de los datos, además de cumplir con las normas vigentes digitalización y acceso a la información.

Los escáneres instalados pueden procesar todos los distintos tipos de documentos que se procesan en este organismo. El formato de los documentos recibidos, para sus actividades diarias van desde los grandes formatos como el tamaño carta, y doble carta hasta formatos especializados como credenciales, fotografías infantiles o de estudio, entre otros, por lo que las camas planas integradas agilizan los tiempos de digitalización.

Al poder disponer de expedientes o archivos completos desde las distintas sedes de la Institución, se logró disminuir el tiempo que los ejecutivos pasaban revisando y recabando información a través de la intranet. Actualmente en esta misma red interna cuentan con acceso a todos los archivos, sin tener que mover documentación física, por lo tanto, adicional al ahorro en mano de obra, también se eliminaron costos asociados al traslado de los documentos

El acuerdo de adquisición llevó alrededor de un año, a surtirse en dos partes o exhibiciones, por lo que, a mediados de diciembre, se llevará la última entrega del proyecto.