Cuando el almacenamiento tiene un precio, la preservación de los documentos es obligatoria y las amenazas a la seguridad a largo plazo de los documentos impresos convergen, las inquietudes y los costos pueden ser considerables. Estas cuestiones diversas presentaban un desafío para un despacho de abogados en Baltimore, Maryland. El equipo administrativo de la firma sabía que, en primer lugar, se debía llevar adelante un proceso de transformación digital. También estaba latente la preocupación ante posibles daños en los registros en papel provocados por tormentas e inundaciones violentas.
La reputación de Data Repro Com Ltd. (DRC) de Toronto, Ontario, y sus habilidades y experiencia en completar con éxito proyectos de una envergadura similar, hizo que el despacho recurriera a sus servicios. La misión: almacenar, digitalizar y administrar archivos activos para convertir 7000 cajas de expedientes legales en material digital de alta calidad para usarlo en la red interna del despacho.
En reuniones iniciales entre DRC y la gerencia del despacho, se analizaron temas clave, entre ellos, los objetivos de modernización, los estándares de calidad, la seguridad y las maneras para reducir el impacto del almacenamiento y los costos de leasing asociados en el plazo más corto posible. Por otro lado, también se habló sobre cómo convertir de la manera más eficiente posible grandes cantidades de papel en formato digital de acuerdo con el sistema de archivado digital existente del despacho.
DRC trabajó en estrecha colaboración con el personal del despacho para comprender la estructura de archivado por área de especialidad y llevó adelante una revisión de los requisitos de calidad en función de una amplia variedad de tipos de contenido y papeles, entre ellos, formularios, constancias, timbres, documentos de color por tipo y correspondencia manuscrita.
DRC elaboró un plan para el transporte, la cadena de vigilancia, el acceso a los documentos y los procesos de gestión de calidad bien utilizados en proyectos similares que implican una conversión de documentos de larga distancia. Según este plan, los documentos se debían transportar cientos de millas y cruzar la frontera hacia Canadá, donde se encuentra la operación de conversión altamente sofisticada de DRC. Los documentos se encontraban en la ajetreada oficina central del despacho, y los expertos de gestión de proyectos de DRC se reunieron con los empleados del despacho para realizar un inventario, empacar y cargar 1000 cajas de expedientes legales en un camión de transporte seguro en menos de cuatro horas para cada uno de los siete envíos programados.
Integración de hardware y software para lograr los objetivos
DRC cuenta con las soluciones de hardware y software de Alaris, una empresa de Kodak Alaris, para brindar servicios de conversión de documentos rápidos, sin problemas y conformes con la normativa. Agregaron dos escáneres Kodak i5650 para completar una flota existente de escáneres Kodak y, así, asumir el desafío de gran magnitud y con tiempos acotados que enfrentaba el despacho de abogados.
DRC recomendó la digitalización de detección de color y la eliminación de páginas en blanco para brindar imágenes con calidad casi fotográfica del contenido del despacho y, a la vez, reducir el tamaño de los archivos y el impacto en la red.
La capacidad de alimentación del escáner i5650, con bandeja elevable de 750 hojas (adaptable para lotes más pequeños), optimización de calidad Perfect Page y transporte de alta velocidad fueron todas características esenciales para lograr una calidad de imagen excepcional y cumplir los plazos del proyecto. Se usó el software Alaris Capture Pro para digitalizar los códigos de barras generados por DRC, realizar un seguimiento de los datos estadísticos de las capturas y ayudar con la indexación detallada de subcarpetas clave dentro de los archivos de los clientes, lo que optimizó las búsquedas de documentos.
Cómo alcanzar los objetivos generales
DRC usó los datos almacenados en el sistema de ubicación de archivos del despacho para garantizar que se respetaran las convenciones en cuanto al archivo y al nombre de los documentos y lograr uniformidad con las iniciativas de digitalización actuales. DRC también aprovechó la base de datos de gestión de registros del despacho para las tareas de gestión de inventario, indexación y conciliación de archivos a fin de garantizar la calidad, la precisión y la rendición de cuentas. DRC utilizó el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que los abogados y los equipos de preparación para juicios puedan buscar documentos y dentro de ellos mediante el uso de palabras o frases clave.
Mientras el proyecto de conversión continuaba, DRC comenzó a solicitar documentos en línea a fin de respaldar las necesidades diarias. Usuarios autorizados dentro de cada área de ejercicio iniciaban sesión en el Portal para clientes en línea seguro de DRC y, de esta manera, tenían acceso en línea inmediato para poder buscar y solicitar expedientes de clientes. Una vez procesadas las solicitudes, los usuarios recibían notificaciones por correo electrónico, junto con un enlace al Portal para acceder a las imágenes.
A medida que el proyecto se acerca a su fin, los registros en papel digitalizados se almacenan y preparan de manera segura para una eventual destrucción certificada que verificará el sistema de gestión de inventario de archivos de DRC.
Hasta la fecha, ha sido una conversión perfecta y sin problemas, que ya está rindiendo sus frutos al reducir costos de espacio, permitir una integración fluida con las iniciativas de digitalización actuales y mejorar el acceso a la información de los clientes. Como advirtió un socio del despacho: “¡Ustedes hacen que una operación de esta magnitud parezca una tarea sencilla!”.”
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