Mejora en la atención al cliente gracias a la digitalización de documentos en tiempo real en una entidad pública de financiamiento en Bolivia

Una de las mejores vías, para que las Entidades de Gobierno tengan el potencial de implementar procesos administrativos más eficientes y seguros, es la transformación digital, esto implica una mejora en la atención al usuario, ya que se proporciona un servicio público de mayor calidad.

Panorama:

En un esfuerzo por optimizar y agilizar sus procesos administrativos, esta Entidad Pública que tiene como objeto la administración y representación de los Fondos en Bolivia, necesitaba llevar a cabo un proyecto innovador de digitalización documental en conjunto con Kodak Alaris y Bomesco, Mayorista Autorizado en Bolivia.

Anteriormente los usuarios se enfrentaban a varios desafíos y obstáculos en el proceso de atención al público, entre ellos los procesos administrativos era lentos y engorrosos ya que, para poder iniciar sus solicitudes, la captura de la información era a mano por cada ejecutivo, además que existían casos en los que por errores o pérdida de documentos tenían que comenzar los procesos desde cero.

Reto:

Se buscaba proporcionar una atención al cliente mucho más rápida, en la que un ejecutivo pudiera registrar toda la información en su sistema, esto implicaba no solo la recopilación de documentos en forma física, sino que los documentos debían digitalizarse en ese momento.

Además, por el manejo de grandes cantidades de documentos que contienen información sensible, buscaban minimizar la pérdida, duplicación y deterioro de estos.

Solución:

El proyecto consistió en la implementación de más de 500 escáneres Kodak ScanMate i940 en las sedes de la organización, estratégicamente distribuidos en áreas clave de atención, permitiendo a los funcionarios procesar rápidamente la documentación necesaria para la gestión de solicitudes.

El escáner Kodak ScanMate i940, gracias a su tamaño y diseño pudo ser colocado en escritorios individuales permitiendo a los ejecutivos digitalizar los documentos al momento, para posteriormente archivarlos en el expediente del usuario.

Beneficios y Resultados:

La digitalización de documentos agiliza la atención de solicitudes, además que facilita la localización y recuperación de información y al no necesitar realizar búsquedas en archivadores físicos, los ejecutivos pueden ubicarlos fácilmente en cuestión de segundos mediante su sistema interno, esto trae consigo mayor eficiencia, productividad y seguridad de información confidencial.

El tener los expedientes en formato digital, permite que diferentes ejecutivos y tomadores de decisiones accedan y consulten un mismo documento de manera simultánea. Ya no es necesario la impresión de documentos para poder compartir la información, de esta manera se agilizan los procesos de revisión y de toma de decisiones.