Compu-Stor es el primer cliente de Australia en obtener las ventajas de la captura distribuida basada en la web con Kodak Alaris

Principales ventajas

• La implementación de Alaris Info Input Solution fue sencilla y la curva de aprendizaje para los operadores fue mínima.
• Los empleados remotos ahora pueden acceder a las imágenes digitalizadas en tiempo real, lo que ha generado un significativo aumento de la productividad.
• El procesamiento de trabajos se lleva a cabo de forma más eficiente que nunca.
• La mejora de la eficiencia garantiza la competitividad continuada de la empresa y que los costes estén en línea con el mercado.
• El sistema de licencias ampliables a prueba de futuro facilita la adición de nuevos usuarios al ritmo del crecimiento de la empresa.

Fundada en 1987, Compu-Stor es la empresa privada de gestión de la información más grande de Australia. Desde sus tres sucursales ubicadas en Nueva Gales del Sur, Australia Occidental y Victoria, ofrece soluciones de gestión de registros integrales a clientes de los sectores público y privado.

Como parte de su objetivo de transformar y reinventar el negocio de forma continua mediante la ampliación de sus servicios más allá de la gestión de registros y el almacenamiento de documentos, Compu-Stor estableció una nueva división: Digital Transformation Solutions (DTS). Desde sus oficinas de Perth, Sídney, Melbourne y Manila (Filipinas), DTS brinda a sus clientes a nivel nacional una serie de servicios externalizados que incluyen la digitalización de documentos, indexación, servicios para el departamento de correspondencia, servicios profesionales, soluciones de automatización del flujo de trabajo y alojamiento.

Reto

La empresa empezó a colaborar con Kodak Alaris hace dos décadas y ahora opera una potente flota de 22 escáneres de marca Kodak que ejecutan Alaris Capture Pro Software, una aplicación de software de captura por lotes de bajo a alto volumen que ofrece una sólida extracción de datos y su envío a repositorios y aplicaciones empresariales, específicamente diseñada para funcionar sin problemas con todos los escáneres Kodak Alaris.

El rápido crecimiento y la gran demanda de sus servicios indujeron a la empresa a implementar la tecnología necesaria para distribuir la carga de trabajo entre varias ubicaciones, es decir, que permitiera digitalizar las imágenes en una operación y realizar la indexación en otra.

“Debido al crecimiento exponencial del volumen, tomamos la decisión empresarial de continuar realizando las operaciones de captura de datos para nuestros clientes no gubernamentales de forma local en Australia y de que los equipos remotos de la empresa se encargaran de la indexación”, ha explicado Frank Sulfaro, gerente de Operaciones Nacionales. “

Alaris Capture Pro Software ofrece excelentes capacidades de procesamiento de imágenes, indexación y generación de documentos, y seguimos utilizando esta solución para todos los trabajos que procesamos en Australia. Sin embargo, el personal informó que la frecuencia de actualización de las imágenes alojadas localmente era demasiado lenta, por lo que debíamos encontrar una solución alternativa que ofreciera una frecuencia de actualización más rápida fuera de la configuración local para, en última instancia, aumentar la productividad en esa ubicación”, ha añadido.

Solución

Casualmente, al mismo tiempo que Compu-Stor decidió investigar sobre soluciones de captura alternativas, Kodak Alaris presentó Alaris Info Input Solution, una aplicación de captura móvil y basada en la web que resulta fácil de instalar y utilizar por parte de aquellos empleados que realizan digitalizaciones entre distintos departamentos o ubicaciones.

“Utilizamos escáneres Kodak en nuestras operaciones y preferíamos no cambiar a soluciones ofrecidas por otros proveedores. Nuestro principal objetivo era minimizar cualquier posible interrupción y no incurrir en costes adicionales para nuestras operaciones en curso”, ha comentado Sulfaro.

Además, ha añadido: “El lanzamiento de la solución no pudo llegar en un momento más oportuno, ni siquiera tuvimos que buscar. La larga relación existente con Kodak Alaris, el hecho de que Alaris Info Input Solution ofrecía una solución a los problemas a los que nos enfrentábamos y su precio competitivo fueron factores decisivos para nosotros”.

Resultados

Alaris Info Input Solution permite una captura y un acceso a la información más rápidos, tanto desde la oficina como de forma remota, lo que ha eliminado el problema asociado al retraso sufrido por los trabajadores de toda la empresa a la hora de acceder a las imágenes digitalizadas. Compu-Stor continúa utilizando Alaris Capture Pro Software junto con Info Input Solution.

“Agilizar la tasa de actualización de imágenes era nuestro principal objetivo”, ha explicado Sulfaro. “Los empleados que trabajan de forma remota ahora pueden acceder a las imágenes digitalizadas en tiempo real, lo que ha generado un significativo aumento de la productividad”.

Sulfaro ha destacado la eficiencia como el factor clave para garantizar la competitividad continuada de la empresa y que los costes estén en línea con el mercado. “Ahora, el procesamiento de trabajos se lleva a cabo de forma más eficiente que nunca. Gracias a que los documentos se generan mucho más rápido, no necesitamos dedicar tantos empleados a la misma tarea para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio de los clientes. Esto nos ha permitido conseguir ventajas empresariales adicionales relativas al mantenimiento de la rentabilidad”.

Otra ventaja derivada de la adopción de una solución diseñada para funcionar a la perfección con los escáneres de Kodak Alaris ha sido la capacidad de implementarla y empezar a utilizarla con rapidez: la curva de aprendizaje ha sido mínima. “Nuestro equipo cuenta con una amplia experiencia en el uso de escáneres Kodak y Alaris Capture Pro Software, nuestros flujos de trabajo no han sufrido cambios y la migración ha Alaris Info Input Solution no ha supuesto ningún reto”, ha afirmado Sulfaro.

Ambas soluciones de software ofrecen funciones inteligentes como la capacidad de extraer automáticamente los datos clave de los documentos, la reducción del tiempo de procesamiento y la lectura de códigos de barras para gestionar sin problemas los documentos complejos. La empresa ha podido aprovechar muchas de estas capacidades desde el primer momento y no ha tenido que adaptar procesos heredados ni cambiar los procesos para maximizar el rendimiento.

“Nos ha proporcionado una mayor visibilidad de la carga de trabajo a todos los niveles de la empresa, lo que ayuda a nuestros equipos en las distintas ubicaciones a colaborar mejor y trabajar juntos”, ha añadido Sulfaro.

La expansión adicional del negocio forma parte del plan estratégico de la empresa, que tiene el objetivo de ampliar su presencia física en el país y está considerando varias ciudades con potencial para la apertura de nuevas sucursales. Lo más importante es que Info Input Solution proporciona a Compu-Stor la capacidad de seguir creciendo. El software se suministra en base a un modelo de licencia de usuarios concurrentes, lo que significa que ofrece una gran flexibilidad y capacidades de ampliación en función de las necesidades de la empresa.

“Alaris Info Input Solution es realmente una solución a prueba de futuro que soluciona las necesidades tanto actuales como futuras, ya que, cuando lo necesitemos, solo tenemos que añadir nuevas licencias al modelo actual. Nos ha ofrecido innumerables ventajas empresariales y conseguiremos un sólido retorno de la inversión”, ha concluido Sulfaro.