Incluso en la era digital, la mayor parte de las empresas todavía basa su actividad diaria en documentos en papel. Es la base del trabajo transaccional que mantiene las operaciones en funcionamiento. ¿Cómo se puede convertir el papel en documentos digitales y mantener registros con la mínima cantidad de errores posible?
Supongamos que su equipo tiene que convertir datos en papel a datos electrónicos como parte de un esfuerzo de transformación digital a todos los niveles de la empresa. Una vez que ha seleccionado una solución de captura para transferir la información contenida en los formularios en papel e integrarla con los sistemas empresariales existentes, ¿cómo se garantiza que la información digitalizada es precisa y fiable? Aunque parezca imposible, esto se puede conseguir sin desperdiciar innumerables horas en controles de calidad que se pueden automatizar. Primero, debe contar con un escáner fiable respaldado por una empresa que ofrezca servicios de talla mundial. A continuación, debe asegurarse de que el escáner detecta los errores y la información que falta tan pronto como sea posible.
La gestión de excepciones inteligente es una función incorporada en Kodak Alaris IN2 Ecosystem que utiliza conjuntamente el software y los escáneres para identificar posibles problemas durante la digitalización de los documentos. Tanto Kodak Capture Pro como Kodak Info Input NE ofrecen mensajes bidireccionales que alertan al usuario sobre errores de alimentación, tamaño de papel erróneo y presencia de códigos de barras en el documento. Cuando se detecta un problema, el escáner muestra automáticamente una alerta en la pantalla y detiene la digitalización para permitir solucionar el problema.
Capture Pro da un paso más allá en la detección de errores con capacidades adicionales. El software es capaz de detectar si falta información fundamental en un formulario, como una dirección o una firma, así como realizar una consulta a la base de datos para detectar registros duplicados. Esto permite que el operador pueda reaccionar inmediatamente sin tener que desplazarse por pilas de papel. El documento que presenta el problema se encontrará el primero de la pila y el problema se puede solucionar durante la interacción con el cliente o, en entornos centralizados, se puede marcar antes del control de calidad. Ahorrar tiempo durante el proceso de digitalización inicial implica que los problemas se detectan al momento en lugar de cuando se vuelve a acceder a los datos, horas o incluso días después del proceso de captura inicial.
Vea el siguiente vídeo para descubrir cómo funciona el proceso:
Esta tecnología hace uso de las capacidades de indexación avanzadas para buscar campos definidos previamente en los formularios estándar. Mediante el uso del reconocimiento óptico de caracteres para el texto y el reconocimiento óptico de marcas para las casillas de verificación, los escáneres crean campos automatizados y utilizan las imágenes para rellenar los campos de indexación. Esto permite al escáner emitir notificaciones cuando falta alguno de estos importantes campos de indexación. El OCR se aplica a gran velocidad, puesto que la tecnología digitaliza al mismo tiempo a color y en blanco y negro. Gracias a las imágenes en blanco y negro de mayor calidad procedentes directamente de la cámara del escáner, el software ofrece incluso mejores resultados de detección de problemas.
Cuando tiene la capacidad de detectar los problemas en cuanto ocurren, no necesita volver al escáner para solucionarlos y su equipo de administración no tiene que dedicar tiempo a realizar un seguimiento del problema o ponerse en contacto con el cliente para recopilar la información que falta. La reducción del tiempo necesario para preparar los documentos agiliza el proceso de digitalización en general y proporciona una ruta más directa a la transformación digital de sus documentos. Cuando llegue el momento de acceder a los datos, podrá estar seguro de que toda la información está completa. Y lo que es mejor, esto permite que su equipo se centre en las tareas realmente importantes y en la dirección hacia la que se dirige la empresa.
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