Cómo encontrar el mejor software de digitalización de documentos

La eliminación del papel puede mejorar la productividad entre un 30 y un 35 %. Pero para adentrarse en el mundo digital, necesita las herramientas adecuadas.

Desafortunadamente, es en este punto donde muchas empresas tropiezan. ¿Cuáles son las herramientas adecuadas exactamente? ¿Qué ocurre si no sabe cómo elegir el software de digitalización adecuado para usted?

Siga leyendo para descubrir nuestros principales consejos a la hora de elegir el mejor software de digitalización para satisfacer sus necesidades.

Consejo 1: Evalúe sus necesidades de digitalización

La verdad es que no existe un «mejor» software de digitalización o de captura que sea adecuado en todas las situaciones. De igual modo que las oficinas de distintos tamaños y de distintos sectores recibirán mejores prestaciones de distintos modelos de escáner, también necesitan software distinto. Por lo tanto, el primer paso para descubrir qué software de digitalización es adecuado para usted consiste en evaluar sus necesidades específicas.

Para empezar a averiguar lo que necesita del software de digitalización, considere:

• El tamaño de su empresa
• Cuántas oficinas o ubicaciones tiene su empresa
• Su presupuesto
• El tipo y el volumen de documentos que estima o necesita digitalizar
• El nivel de movilidad de su fuerza de trabajo
• Qué tipo de infraestructura informática o de nube tiene o en qué tipo prevé invertir
• El nivel de conocimiento tecnológico de su fuerza de trabajo

Todos estos factores le ayudarán a determinar la idoneidad de distintos programas de software para usted y sus necesidades.

Consejo 2: El mejor software de digitalización está equipado con OCR

Si tuviera que nominar varios programas para el título de «mejor software de digitalización de 2021», todos tendrían al menos una característica en común: el OCR. El reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, es una función que permite al software del escáner traducir los documentos digitalizados en archivos:

• Con capacidad de búsqueda
• Editables
• Accesibles

Es prácticamente imposible exagerar la importancia que esto conlleva.

Imagine, por ejemplo, que su empresa trabaja con contratos. Si tuviera que digitalizar el borrador de un contrato mediante el uso de un software sin OCR, obtendría una imagen del contrato. Esto le permitiría leer el documento e imprimir una copia exacta.

Sin embargo, no le permitiría:

• Editar el documento, es decir, que tendría que volver a escribir todo desde cero si se requiere algún cambio.
• Utilizar un lector de pantalla u otra herramienta para que el documento sea accesible para personas con discapacidades.
• Encontrar palabras o frases en el documento mediante el uso de herramientas de búsqueda estándar.

Estas limitaciones reducen lo que puede hacer con los documentos digitalizados. Además, incrementan la cantidad de tiempo y esfuerzo que debe invertir para manipular los documentos cada vez que sea necesario.

Por el contrario, si dispone de un programa de software equipado con OCR, podrá acceder a los datos de los documentos digitalizados, compartirlos y utilizarlos de la misma forma que los archivos creados digitalmente desde cero. No importa cuál sea su industria o sus intenciones de digitalización: el OCR es indispensable.

Consejo 3: Considere elegir un software con capacidades de corrección automática

Hay pocas cosas que generen más frustración que localizar un documento que necesita para trabajar y descubrir que, no solo no se utilizó el OCR, sino que el usuario anterior hizo un trabajo terrible al digitalizarlo.

Puede que esté torcido. Puede que el color o el tono sean deficientes, lo que hace que sea borroso y difícil de leer. Incluso puede que se derramara café sobre él antes de digitalizarlo.

Independientemente de cuál sea el motivo, el resultado es el mismo: usted, sus compañeros y sus clientes tienen que trabajar con un documento mediocre.

Si elige un software de digitalización con capacidades de corrección automática, nunca tendrá que volver a lidiar con esa frustración. El mejor software de digitalización corrige automáticamente:

• La nitidez y claridad
• La decoloración, incluidas rayas o manchas
• La orientación y el sesgo
• El recorte
• El brillo

Asimismo, es capaz de diferenciar entre fotos y texto, y favorece un OCR óptimo.

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Consejo 4: No permita que su escáner limite sus posibilidades

Si tiene una fuerza de trabajo altamente móvil, elija un software de digitalización compatible con sus dispositivos móviles. Las aplicaciones de digitalización integrada favorecen la movilidad de sus empleados sin sacrificar la calidad de digitalización.

Si su actividad se basa principalmente en la oficina, busque escáneres y software de digitalización capaces de afrontar el ritmo y el volumen de documentos que necesita digitalizar. Esto es importante, ya que los dispositivos lentos aumentan el tiempo que sus empleados pasan ante el dispositivo, crean colas que ralentizan el flujo de trabajo y generan frustración.

Los dispositivos y el software adecuados seguirán el ritmo que usted marque.

Consejo 5: Asegúrese de que el software incluya asistencia

¿Qué software de digitalización prefiere: uno que cuente con el respaldo de un equipo de expertos que le ayudan a reanudar la actividad de inmediato cuando surge un problema técnico, o uno que le obligue a dejarlo todo y solucionar el problema usted mismo cuando algo sale mal?

La respuesta es obvia. Necesita que el software funcione y, además, saber que, si surge algún problema, tendrá acceso a un servicio de asistencia técnica profesional que le ayudará a solucionarlo.

Ante la duda, opte por el software respaldado por garantías en las que pueda confiar. Merece la pena, por su tranquilidad.

Consejo 6: Actualice otros equipos tecnológicos

Antes de invertir en un nuevo software de digitalización, analice detenidamente sus operaciones. ¿Utiliza tecnología antigua u obsoleta en alguna etapa? ¿Ha actualizado u optimizado sus flujos de trabajo para que se alineen con sus objetivos de eficacia y gestión de registros?

Si no es así, retroceda un paso. Elegir un software que se integre con equipos desfasados no es una buena inversión.

Invierta en cualquier otra actualización que sea necesaria para ponerse al día, bien relacionada con los procesos o con el equipo. De este modo, podrá optar por escáneres y software de digitalización que realmente le ayuden a avanzar y respalden sus objetivos a largo plazo.

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Consejo 7: No pierda de vista el panorama general

Al iniciar la transformación digital, puede resultar sencillo perderse en los detalles. Puede preocuparse por pequeñas diferencias en cuanto al costo, la velocidad y la capacidad durante todo el día.

No obstante, a la hora de la verdad, lo importante es elegir un software de digitalización que:

• Haga justo lo que necesita.
• Sea fácil de usar.
• Se adapte a su presupuesto.
• Encaje con su estilo empresarial.
• Incluya un buen servicio de asistencia técnica.

Céntrese en elegir un software que se integre con la tecnología que utiliza en su oficina, su cultura empresarial y su flujo de trabajo. Es posible que se sorprenda de lo fácil que resulta encontrar el software adecuado una vez que sepa lo que busca.

¿Tiene preguntas? Estamos aquí para ayudarle.

¿Todavía tiene dudas sobre cómo encontrar el mejor software de digitalización para sus necesidades? Los expertos de Kodak Alaris puede ayudarle. Contáctenos hoy mismo para obtener asistencia y soporte personalizados.