Transformación digital durante la COVID-19 y más allá

La COVID-19 un catalizador masivo para la transformación digital, pero las empresas no pueden limitarse a implementar soluciones a corto plazo que permitan el trabajo remoto: aquellas que se marquen como objetivo la implementación de flujos de trabajo totalmente automatizados conseguirán beneficios que durarán mucho más que la pandemia.

Las oficinas están cerradas, pero el trabajo debe continuar

Trabajar desde casa no es algo nuevo exactamente; la necesidad de trabajar desde casa sí que lo es. Cuando resultó evidente que el distanciamiento social sería una de las principales medidas para ralentizar la propagación de la COVID-19, el cierre inmediato de las oficinas era la respuesta natural.

De hecho, es posible que la familiaridad de las empresas con el trabajo remoto, si bien solo de manera ocasional, haya favorecido esta rápida transición y permitido la continuidad de las operaciones.

Sin embargo, la urgencia de este cambio es un arma de doble filo: si bien ha sido responsable de la rápida transición hacia políticas de trabajo remoto, también es responsable de la implementación de soluciones rápidas que, a largo plazo, pueden obstaculizar más que facilitar los flujos de trabajo.

Nadie podía saber cuánto tiempo durarían los cierres, de modo que numerosas empresas optaron por soluciones fáciles para lo que seguramente serían necesidades a corto plazo, por ejemplo, digitalizar la información en papel para que los empleados puedan acceder a ella, independientemente de si responder y, en general, trabajar con esa información resulta práctico o no.

Avancemos casi un año y esas necesidades a corto plazo todavía siguen con nosotros. Además, lo que se intuye como un cambio fundamental en la actitud de la sociedad hacia el trabajo remoto podría sugerir que los trabajadores requieren soluciones de carácter más permanente y de mayor alcance.

Urgencia: un impulsor para a adopción tecnológica

Las empresas que acogen la transformación digital tienen más éxito que las que van a la zaga.

Generalmente, las empresas digitales ofrecen una experiencia del cliente superior, tienen una mayor participación y retención de empleados, y disfrutan de un nivel superior de crecimiento empresarial y ganancias, entre otros beneficios. Es más, los procesos manuales pueden hacer que las empresas pierdan oportunidades, tomen decisiones empresariales poco informadas y pierdan clientes frente a la competencia.

En medio de la pandemia mundial, estas realidades adquieren aún más importancia: la transformación digital ya no es una cuestión de «todo o nada» durante un periodo de tiempo prolongado, sino una cuestión de todo o nada ahora. La adopción tecnológica ha sido uno de los principales factores para garantizar la supervivencia empresarial.

Por ejemplo, los supermercados han optado por implementar funciones de pedido en línea y recogida en una ubicación determinada, los restaurantes han implementado menús basados en códigos QR para minimizar los objetos compartidos y las instituciones sanitarias han confiado en plataformas de telemedicina para brindar atención virtual.

Para las empresas que se han decantado por el trabajo remoto, la adopción de tecnología ha implicado el uso de equipos como escáneres de documentos, dispositivos móviles y dispositivos multifuncionales (MFP) a medida que han surgido necesidades específicas.

Este uso ad-hoc de tecnología puede resultar efectivo ante necesidades inmediatas, pero la falta de una estrategia a largo plazo es un nuevo problema a medida que aumenta la integración de la tecnología en las operaciones diarias de trabajo remoto.

De la digitalización de los procesos en papel a flujos de trabajo completamente integrados

Enviar la información correcta a los empleados adecuados es un reto de por sí cuando todo se basa en papel y todos trabajan de manera remota, pero el problema es mucho mayor.

Habilitar flujos de trabajo digitales no consiste simplemente en digitalizar los documentos en papel y convertirlos a archivos electrónicos para poder completar las tareas inmediatas, sino en automatizar los procesos en cuestión para que el trabajo se pueda desarrollar de manera eficiente y eficaz a largo plazo.

Esta automatización requiere analizar detenidamente los procesos empresariales, rediseñarlos según sea necesario e invertir en tecnología que va más allá de una simple captura de documentos.

Por ejemplo, al enfrentar estos problemas, Xenith Intelligent Workplace Solutions colaboró con Kodak Alaris para crear la nueva solución Scan@Home con flujos de trabajo automáticos preconfigurados. Diseñada sobre la base de la solución de digitalización inteligente y conectada INfuse de Kodak Alaris, esta oferta permite a los trabajadores guardar la información en el destino correcto, enviar documentos a la persona adecuada y digitalizar directamente a las líneas de negocio desde casa, todo ello sin conexión a un equipo y sin usar software local.

Las empresas que sigan el ejemplo de Xenith experimentarán un aumento de la productividad (a través de una integración de información más rápida y flujos de trabajo acelerados), la precisión (a través de una mejor tecnología de captura de información y, por tanto, menos errores de procesamiento de datos) y la rentabilidad (a través de una eficiencia que permite ahorrar gastos y mejora los resultados).

Una transformación cultural

La percepción social del trabajo remoto, que ya en los últimos años había avanzado hacia una mayor aceptación, ha experimentado un cambio significativo.

Si bien numerosas estadísticas se centran en las cifras de pérdida de empleo durante lo que sin duda ha sido un periodo económico difícil, la otra cara de la moneda revela la creación de numerosos puestos de trabajo remoto como consecuencia de la pandemia y, lo que es más, casi dos tercios de las personas que han trabajado desde casa durante la COVID-19 quieren seguir haciéndolo.

Parece que el trabajo remoto ha venido para quedarse, y la transformación digital continuará haciéndolo posible. Para aquellas empresas que todavía no hayan iniciado este recorrido, ahora es el momento de invertir en estrategias de transformación digital que respalden el trabajo remoto y en tecnologías que favorezcan la transformación digital.

Kodak Alaris está a la vanguardia de este cambio cultural con soluciones de digitalización que no solo ayudarán a las empresas a sobrevivir durante la COVID-19, sino a prosperar en los años venideros. Contáctenos para obtener más información o encuentre un distribuidor de Kodak Alaris en su región.