Veritas Engineering Amplía sus Servicios BPO con Kodak Alaris

Con sede en Sudáfrica, Veritas Engineering es una destacada consultora especializada en construcción a gran escala, gestión de proyectos y gestión de archivos. Sus servicios de externalización de procesos empresariales (BPO) ofrecen servicios de gestión y digitalización de documentos a organizaciones de numerosos sectores.

El Reto: El Rápido Crecimiento Exigía una Actualización del Sistema para Ampliar las Capacidades y la Escala

Años de crecimiento constante y un fuerte aumento de la demanda de servicios de digitalización y procesamiento de documentos pusieron de manifiesto la urgente necesidad de actualizar las operaciones de escaneado de documentos e incorporación de datos en Veritas para que se adaptaran a su crecimiento. Su sistema heredado era caro, lento e inflexible; simplemente no podía seguir el ritmo de la creciente demanda.

El personal de Veritas estaba frustrado por el bajo rendimiento de su flota de escáneres de documentos y la falta de asistencia que recibían. También sabían que tenían que dejar atrás su anticuado software de captura, que había estado creando cuellos de botella en el servicio y no podía adaptarse a la creciente demanda de servicios de gestión de documentos y solicitudes de funciones.

Los responsables de Veritas se habían marcado los objetivos de aumentar la eficiencia operativa y la productividad, ampliar su oferta de servicios y capacidades, proporcionar modelos de precios flexibles a sus clientes y pasar de un sistema de escaneado complejo y centralizado a una plataforma más flexible e inteligente que potencie su base de usuarios distribuidos. Tuvieron que implantar un nuevo software IDP y escáneres de documentos de gran volumen para alcanzar sus objetivos, entre los que se incluía la necesidad de:

• Mejorar el rendimiento de sus operaciones de digitalización e incorporación de datos en términos de velocidad, fiabilidad y flexibilidad.
• Aumentar la visibilidad de las operaciones en todos los ámbitos y gestión los lotes entre centros.
• Mejorar las capacidades de integración para guardar algunos archivos en los depósitos de documentos de los clientes.
• Aumentar los niveles de automatización para garantizar que todos los registros se archivan correctamente, sin duplicaciones ni errores.
• Integración con la nube Azure y utilizar licencias concurrentes para su base de usuarios finales distribuidos.

La solución: Los Mejores Escáneres de su Clase y el Intelligent Document Processing

Reconociendo los retos y las oportunidades, Veritas se puso en contacto con su socio, Scan Serv, en busca de orientación. Kodak Alaris ha sido un socio tecnológico de confianza de Scan Serv durante muchos años y es reconocido como uno de los mejores proveedores de escáneres de documentos de alto rendimiento y como un líder en alza en el ámbito del Software IDP. WCon la cartera de soluciones más amplia del sector y un equipo de servicios profesionales que ha trabajado con éxito con Scan Serv durante muchos años, Kodak Alaris era la opción perfecta para Veritas.

Scan Serv recomendó un enfoque por fases para la actualización del sistema, comenzando con una nueva flota de escáneres de documentos de Kodak Alaris, incluidos KODAK i5850 Scanners, seguida de la implantación de KODAK Info Input Solution. Como plataforma de Intelligent document processing (IDP) basada en navegador, la adopción de Info Input fue rápida e indolora, y las ganancias de productividad han sido convincentes y constantes.

Resultados: Mejoras Espectaculares en Todos los Ámbitos

Una vez instalada la nueva flota de escáneres y desplegado Info Input Solution en 160 usuarios de seis centros, el nuevo sistema tuvo un impacto inmediato en la productividad. En menos de dos meses, la empresa pudo emprender varios proyectos nuevos y ampliar sus operaciones con nuevas instalaciones. Ahora procesan más de 200 millones de páginas al mes, con una visibilidad mucho mayor de las operaciones en todos los ámbitos, y la satisfacción de los usuarios ha mejorado drásticamente.

Han alcanzado mayores niveles de automatización, ya que se han eliminado con éxito varios pasos manuales de sus flujos de trabajo de incorporación y gestión de documentos, desde la preparación de documentos hasta la autoclasificación. El antiguo sistema tenía una cola limitada, pero ahora los usuarios no tienen que sentarse a esperar a que se despeje la cola para poder realizar otras tareas. Con un único servidor central para la configuración, los usuarios sólo necesitan una conexión a internet para hacer su trabajo, directamente desde un navegador. No tener que adquirir y gestionar hardware adicional ha supuesto un enorme ahorro de costes para la empresa.

Veritas puede ahora asumir más proyectos con el mismo coste, sin necesidad de añadir personal. Desarrollado por KODAK Info Input Solution y alojado en una nube privada de Azure, el nuevo sistema proporciona un registro claro de todos los cambios, excepciones de salida y solicitudes de cambio. También es personalizable y fácil de configurar con sistemas de almacenamiento de archivos, y la integración con PowerBI proporciona informes y auditorías automatizados bajo demanda.

Una Asociación para Impulsar el Crecimiento y la Expansión de los Servicios

Veritas Engineering presta servicio a muchas organizaciones gubernamentales de Sudáfrica para la gestión de registros digitales, incluidos el Ministerio de Sanidad y el Ministerio de Justicia. Manejar de forma segura toda esta información sensible requiere un alto grado de confianza; la confianza que estas agencias tienen en Veritas está impulsando un crecimiento continuo dentro del sector público y más allá. Mientras tanto, el equipo de servicios profesionales de Kodak Alaris trabaja junto con el personal de Scan Serv, que proporciona informes mensuales sobre el éxito de los clientes y gestiona los programas. Juntos, forman un equipo de expertos altamente receptivo y coordinado, dedicado a superar las expectativas de su variada base de clientes.

Con KODAK Info Input Solution, Veritas tiene ahora la flexibilidad de personalizar soluciones para cualquier caso de uso o flujo de trabajo e integrarlas con los sistemas existentes. Estas capacidades les están permitiendo llegar a un abanico más amplio de clientes y elevar continuamente sus servicios, ya se trate de procesar de forma segura archivos de pacientes, documentos legales críticos o importantes registros históricos..

La arquitectura Open Intelligence™ de Info Input facilita la integración de la IA de documentos y los servicios de IA generativa de fuentes de confianza como Amazon, Microsoft y Google, lo que significa que Veritas dispone de capacidades prácticamente ilimitadas para ampliar sus servicios de procesamiento de documentos. La decisión de adoptar Info Input Solution ha resuelto muchos retos para Veritas y ha sentado las bases para un futuro más productivo, eficiente y escalable. Esta transformación pone de relieve cómo asociarse con el proveedor tecnológico adecuado puede ser fundamental para establecer un camino claro y sostenible hacia el crecimiento a largo plazo.