La Universidad Estatal de Oklahoma maximiza los beneficios de la captura distribuida con los escáneres Alaris S2070

Desde hace más de una década, la Oficina del Secretario General, Operaciones de Admisión y otros departamentos de la Universidad Estatal de Oklahoma capturan documentos digitalmente en un entorno centralizado. Empleaban unidades grandes, de gran volumen de otro fabricante. Estos escáneres estaban mostrando signos de su antigüedad y generaban costos anuales altos debido a los contratos de servicio y mantenimiento anuales cada vez más elevados.

Este flujo de trabajo de captura centralizada tampoco se ajustaba a las necesidades cambiantes de la OSU y de los diversos departamentos del campus principal en Stillwater ni de los otros nueve campus que se extienden en todo el territorio de Oklahoma.

Después de escuchar los comentarios de los clientes en la universidad sobre sus requisitos y necesidades no satisfechas, el administrador de bases de datos de la OSU, Eric Girton, analizó diversas opciones, como hablar con Tommy Tsaboukos, gerente de cuentas de Alaris, una empresa de Kodak Alaris. Lo que Tsaboukos le contó fue música para los oídos.

“Éramos conscientes de que los departamentos, incluidos Recursos Humanos (RR. HH.), la Oficina del Secretario General y Admisiones, necesitaban una digitalización más accesible y flexible”, mencionó Girton. “Cuando descubrimos que también podíamos ahorrar mucho dinero en costos de mantenimiento y servicio, en comparación con lo que veníamos gastando con nuestros antiguos escáneres, sin lugar a dudas fue otro motivo muy atractivo por el cual elegir a Alaris y su solución”.

Inicialmente, la OSU compró los escáneres Alaris S2070 para la Oficina del Secretario General y para el Departamento de RR. HH. Gracias a que la mayoría de los empleados ya estaban familiarizados con la digitalización y el envío de documentos a diferentes lugares y al sistema ECM, la capacitación interna fue rápida y la adopción sencilla. En RR. HH., los usuarios rápidamente elogiaron el diseño compacto, la interfaz fácil de usar, la manipulación ágil de papel y el funcionamiento silencioso.

En cuanto a la Oficina del Secretario General, es habitual recibir documentos de diversos tamaños y pesos como parte del proceso de afiliación de estudiantes nuevos y transferidos. Entre dichos documentos, se incluyen certificados analíticos, recibos, tarjetas de identificación y formularios de asistencia financiera. La capacidad de los escáneres Alaris de manejar cualquier tipo de documento que se les coloque ha dejado maravillados a los empleados de esta oficina. “Estos escáneres son excelentes para empleados, como recepcionistas, que tratan con estudiantes a medida que ingresan”, sostuvo Girton. “Pueden rápidamente digitalizar y devolver documentos, volcar la información en el sistema y permiten brindar una atención más eficiente a las personas sin perder tiempo”.

Está previsto comprar más escáneres Alaris para los departamentos de Admisiones y Ayuda Financiera, y continuar con la implementación de la solución en Stillwater y otros campus.

Una Combinación Ideal entre Mejores Garantías y una Tecnología de Avanzada

La garantía de tres años con reemplazo avanzado de unidades (AUR), que establece que se repondrá al día siguiente la unidad que requiera reparación, se adapta a la perfección a las exigencias actuales de la Universidad de “hacer más con menos”. Se redujeron los presupuestos estatales y aumentó la inscripción en la OSU, lo que significa que la eficiencia y los ahorros en los costos son más importantes que nunca.

La OSU es una institución muy sofisticada cuando se trata de la tecnología. Ya están utilizando inteligencia artificial (AI) para automatizar procesos y trabajan en proyectos relacionados, como usar la AI para poder otorgar certificados analíticos en varios idiomas. Gracias a la participación y las inversiones de Alaris en AI, y a la captura extraordinariamente precisa que permiten sus escáneres, la Universidad cree que las capacidades de Alaris mejorarán sus iniciativas en AI y otros proyectos destinados a mejorar el reconocimiento inteligente de caracteres. Los escáneres Alaris S2070 admiten configuraciones de resolución de hasta 1200 dpi, y utilizan la tecnología Perfect Page, lo que mejora significativamente la calidad y legibilidad de la imagen capturada.

Los Planes Futuros Incluyen la Incorporación de Más Escáneres de Alaris

“Puedo decir que todas las personas que trabajan en la OSU están encantadas con los escáneres Alaris S2070”, concluyó Girton. “Los usuarios destacan la velocidad, las imágenes de alta calidad, su tamaño compacto y lo silenciosos que son. (Nota: El escáner S2070 mide 9,1 por 12,3 por 10,6 pulgadas [alto x ancho x profundidad] y solo pesa 7,2 libras). Nosotros, el personal de tecnología, valoramos la integración fluida, la confiabilidad y los ahorros. Una de las ventajas clave que nos aportó Alaris fue la posibilidad de recibir tres años de servicio y un rápido reemplazo de los escáneres con nuestras compras. El costo anual por mantenimiento que estábamos pagando por nuestros escáneres más antiguos estaba empezando a ser una carga”.

Girton también menciona la experiencia y el asesoramiento que brindó el socio de software de la OSU, proveedor de su sistema ECM Grouper y de Alaris, Tommy Tsaboukos. “Las personas informadas y con conocimiento son muy importantes en los procesos de actualización y compra, y han compartido excelentes recomendaciones, asesoramiento y conocimiento técnico”. Además de los planes de comprar más escáneres de Alaris, Girton también espera que, en el futuro, la OSU haga un uso más provechoso del software de Alaris, cuando se adentre en el desarrollo de nuevas aplicaciones, como una interfaz ligera basada en la Web, así como de funcionalidades adicionales de inteligencia artificial (AI).

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* Las opciones de garantía y servicio varían según la región.