Importante organismo de defensa legal en Brasil reduce costos operativos y mejora la gestión documental sensible de sus clientes gracias a las soluciones Kodak Alaris

Contexto:

El cliente, como Entidad Representativa Institucional Clase, cuenta con un volumen documental crítico y confidencial, vinculado a su área interna encargada de recibir, evaluar y juzgar los casos que involucren posibles transgresiones e infracciones éticas del ejercicio regular de la actividad profesional de sus representados.

Situación Actual:

El volumen documental se centralizó en su sede, ubicada en la capital del estado de São Paulo, además de ciertos puntos específicos ubicados en otras regiones del estado de São Paulo. Además de la custodia física, otro tema crítico, por el carácter confidencial de esta documentación, su desplazamiento físico a la capital, así como los costos involucrados en este proceso fueron cuestiones poco prácticas además del proceso legal derivado de que, en el caso de los documentos físicos, se tomó un tiempo además de la dificultad para acceder a los involucrados en cada proceso.

Objetivo:

Garantizar una reducción en el tiempo de tramitación y facilitar el acceso de estos documentos a los involucrados, así como el ahorro en el almacenamiento físico y los desplazamientos de esta documentación.

Solución:

Se adoptó un software para el almacenamiento y gestión de procesos de forma electrónica por parte de Class Entity (Solución TOTVS), así como la descentralización de los puntos de captura, suministrando 32 Kodak i1190 escáneres A4 a lo largo de los distintos puntos de captura propuestos por el cliente.

Beneficios y Resultados:

La adopción de esta estructura digital aportó agilidad y dinamismo a los procesos existentes, además de una fuerte reducción de costes con el almacenamiento, transporte de documentos y en el nivel de seguridad en el acceso a los mismos.

Además, se incurrió en una reducción en el tiempo de tramitación de los procesos de análisis y juicio de los representados por la Entidad de Clase, dando un alto estándar de prestigio con respecto al tratamiento de información confidencial manejada en estos procesos, además de una mayor fiabilidad del acceso a los datos.

La percepción del cliente frente a la solución implementada denotó mejoras significativas en la eficiencia y eficacia de las acciones derivadas del análisis de estos procesos, siendo considerados un "caso" nacional frente a otras entidades de otros estados en la gestión y tramitación electrónica de estos procesos.