Cómo Esquire Deposition Solutions transformó los flujos de trabajo documentales con KODAK Info Input Solution

Esquire Deposition Solutions ha sido un actor clave en los servicios jurídicos y de apoyo desde 1978, operando desde 41 ubicaciones en los EE.UU. Esquire maneja más de 200.000 deposiciones al año y ofrece una gama de servicios administrativos y legales a los litigantes y bufetes de abogados..

Con el aumento del trabajo a distancia y de las declaraciones tras la pandemia, Esquire experimentó un cambio significativo hacia los archivos digitales, y su necesidad de gestión avanzada de documentos alcanzó niveles críticos. Estaban inundados de archivos digitales no estructurados -notas manuscritas, actas judiciales, fotos y diversos formatos digitales- que debían procesarse y organizarse con precisión. Esquire pudo superar estos retos adoptando KODAK Info Input Solution para el Intelligent document processing, lo que les permitió ampliar sus operaciones y lograr un mayor nivel de eficiencia y precisión.

El reto: Modernizar los Flujos de Trabajo Documentales para una Mayor Precisión Jurídica

Esquire se enfrentaba a la tarea cada vez más compleja de procesar diariamente miles de documentos entrantes. Estos expedientes tienen formatos y condiciones diversos, desde fotografías de incidentes y notas manuscritas hasta expedientes judiciales formales.

La gestión de la entrada, organización y enrutamiento de cada expediente es sólo un aspecto de ello; cada documento en papel debe marcarse con un sello de prueba en la página superior con identificadores clave como el número de caso, el número de prueba, etc. Lo mismo ocurre con cada expediente digital; a cada uno se le debe aplicar un sello de prueba digital con los identificadores apropiados y luego trasladarlo a una zona en blanco de la página para evitar que se bloquee otra información. Lo mismo ocurre con los expedientes digitales: cada uno de ellos debe llevar un sello de prueba digital con los identificadores apropiados y, a continuación, trasladarse a una zona en blanco de la página para evitar que quede bloqueada otra información.

El anticuado software de Esquire ya no seguía el ritmo. Se había atascado con demasiadas personalizaciones ad hoc a lo largo de los años, lo que hacía casi imposible mantenerlo y actualizarlo a medida que aumentaba la demanda de servicios de la empresa. Sencillamente, no podía escalar junto con su negocio.

El software tenía otras limitaciones que hacían que los flujos de trabajo de los usuarios fueran lentos y propensos a errores:

• Exigía una gran intervención manual: había que exportar los documentos, cargarlos en otro software de etiquetado de exposiciones, etiquetarlos manualmente con metadatos y volverlos a importar al flujo de trabajo.
• Los usuarios estaban aislados, lo que dificultaba la colaboración y la corrección de errores.

Estaba claro que Esquire necesitaba una solución más flexible y accesible que pudiera manejar un gran volumen de datos no estructurados con gran precisión y automatizar muchas de las tareas manuales que les habían estado ralentizando.

En su búsqueda para sustituir este sistema obsoleto, se pusieron en contacto con Kodak Alaris para obtener información y asesoramiento. Esquire necesitaba una solución de Software altamente escalable que pudiera crecer junto con su negocio, trabajar sin problemas con escáneres de documentos de cualquier fabricante y procesar archivos digitales de diversos tipos con un alto grado de automatización inteligente. Necesitaban algo más que un software de captura básico; necesitaban una plataforma Intelligent Document processing (IDP) moderna que pudiera llevarles a un nivel superior de productividad.

KODAK Info Input: Una Solución IDP Escalable

Trabajando junto a sus socios tecnológicos de Ricoh, el equipo de Esquire pronto se dio cuenta de que KODAK Info Input Solution era la solución adecuada, y el equipo de servicios profesionales de Kodak Alaris hizo que la implementación fuera un éxito que superó las expectativas de todos. Varios factores llevaron al equipo a elegir KODAK Info Input, entre ellos:

• Integración perfecta con el hardware existente: KODAK Info Input Solution funciona a la perfección con la flota de escáneres de documentos Ricoh de Esquire, lo que simplifica el proceso de integración en sus 41 oficinas.
• Gestión centralizada con acceso sencillo y concurrente de los usuarios: La plataforma proporciona una administración centralizada con estaciones de trabajo basadas en navegador fáciles de usar, lo que permite a Esquire escalar las operaciones a través de múltiples oficinas en todo el país.
• Procesamiento de grandes volúmenes de documentos: El Software puede ingerir fácilmente documentos de diversos formatos y complejidad a gran volumen y procesarlos y encaminarlos automáticamente al destino adecuado.
• Sellado automático de exposiciones: Una característica destacada fue la capacidad de la plataforma para gestionar el sellado de exposiciones y otros procesos de metadatos directamente dentro del flujo de trabajo mediante botones definidos por el cliente en el formulario de indexación avanzada, eliminando así la necesidad de herramientas externas.
• Diseño Open Intelligence™: La posibilidad de aprovechar los servicios de IA documental de líderes del sector como Microsoft, Amazon y Google es una capacidad prometedora para garantizar el futuro de la optimización continua de los procesos documentales de la empresa.
• Integraciones sencillas con sistemas CRM, ERP, contabilidad y portales de clientes: Info Input tiene capacidades de integración ilimitadas, incluyendo búsquedas de datos de información de casos desde NetSuite, transferencia de información de facturación y almacenamiento de productos de trabajo finales en AWS.

Una Transición Fluida hacia una Mayor Eficiencia

El equipo de servicios profesionales de Kodak Alaris trabajó estrechamente con Esquire para garantizar una implementación sin problemas de la plataforma KODAK Info Input Solution. Comenzaron configurando el software para que interactuara con el sistema CRM existente de Esquire, diseñando flujos de trabajo óptimos para el scripting de nombres de archivo, la estructura de carpetas y los registros de auditoría. A continuación, el equipo abordó la integración con el sistema ERP de Esquire, el almacenamiento de imágenes en Amazon S3 y su proceso de sellado de expedientes y pruebas.

Al proporcionar cuadros de mando personalizados a través de la integración de Power BI de Info Input, Esquire puede ahora obtener información en tiempo real sobre tendencias, cuellos de botella y oportunidades de optimización. La capacidad de diseñar este sistema altamente interoperable y automatizar los pasos del flujo de trabajo que antes eran manuales supuso un cambio radical para el personal de Esquire y para la capacidad de la empresa de escalar sus operaciones a un nivel de eficiencia mucho mayor.

Resultados Espectaculares: Rapidez, Precisión y Mayor Productividad

La adopción de KODAK Info Input Solution trajo resultados inmediatos. Ahora, Esquire puede trabajar con sus aplicaciones de adhesivos para exposiciones directamente desde la plataforma IDP, una mejora que eliminó inmediatamente el 10% del tiempo de procesamiento.

Los usuarios pueden simplemente arrastrar y soltar archivos en un lote con un número de expediente. El número se añade al sello de exposición -que se puede mover a la ubicación óptima- y todos los expedientes relacionados con el número de caso se organizan y registran en el CRM. El nuevo sistema está ahorrando al personal de Esquire 10 minutos por trabajo, lo que supone un aumento espectacular de la eficacia, y han observado un incremento del 10% en la productividad general sin necesidad de añadir nuevo personal.

Además, se ha mejorado enormemente la precisión de los metadatos aplicados, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y de interpretar la escritura a mano. El personal de Esquire ya no necesita cambiar entre varios sistemas; KODAK Info Input Solution lo reúne todo en un flujo de trabajo racionalizado. El gestor de lotes del Software también ofrece a los usuarios una visibilidad completa del estado de los trabajos, los plazos y los detalles de los lotes, lo que les permite gestionar su carga de trabajo de forma más eficiente.

Info Input ofrece a los usuarios todo lo que necesitan ver en una pantalla para que puedan gestionar sus trabajos de forma eficiente, y todo se sincroniza automáticamente con el CRM. Como señaló Don Powe, Business Process Specialist de Ricoh USA: "No se me ocurre ningún otro producto IDP que pueda gestionar la personalización como lo hace KODAK Info Input Solution."

Servicios Profesionales para el Éxito a Largo Plazo

Scott Simpson, Director de Innovación de Producto de Esquire Deposition Solutions, se ha mostrado muy satisfecho por los espectaculares resultados en eficiencia y atribuye el mérito a las sinergias entre Ricoh y Kodak Alaris, que consiguieron que el trabajo se hiciera rápidamente. "Confiamos en nuestros socios de Ricoh para que nos proporcionen las soluciones adecuadas, y su colaboración con Kodak Alaris ha marcado una gran diferencia. Mantenemos una relación continua con el equipo de servicios profesionales de Kodak Alaris, y nos proporcionan asistencia y apoyo rápidos siempre que los necesitamos. El software y sus sencillas personalizaciones han supuesto un cambio radical para nosotros".

Durante la implantación, el equipo de servicios profesionales mantuvo reuniones periódicas sobre el progreso y la situación con la dirección de Esquire para mantener a todo el mundo alineado y asegurarse de que el sistema funciona de forma óptima. "Me impresionó mucho lo bien informados y preparados que estaban. Tenían respuestas a todas nuestras preguntas y plantearon cuestiones en las que ni siquiera habíamos pensado, y ese proceso nos ayudó a llegar a donde estamos hoy. La entrega fue prácticamente impecable".

Esquire sigue colaborando estrechamente con el equipo de servicios profesionales de Kodak Alaris, manteniendo una relación continua para perfeccionar su sistema. Las reuniones periódicas garantizan que la plataforma esté siempre optimizada, y Esquire cuenta ahora con la infraestructura necesaria para seguir creciendo a medida que aumenta la demanda de sus servicios.

Operaciones Documentales Exitosas Preparadas para el Futuro

La historia de Esquire destaca la importancia de encontrar la solución Intelligent document processing adecuada. Al modernizarse con KODAK Info Input Solution, resolvieron retos inmediatos y se posicionaron para el crecimiento a largo plazo. Las sólidas capacidades de automatización, personalización e integración de la plataforma la convierten en la solución ideal para agilizar los flujos de trabajo jurídicos, aumentar la precisión y alcanzar mayores niveles de productividad. La asociación de Esquire con Kodak Alaris y Ricoh seguirá impulsando su éxito operativo, demostrando que las soluciones tecnológicas adecuadas pueden permitir a las empresas alcanzar nuevas alturas.