Banco Europeo transforma sus operaciones con procesamiento inteligente de documentos

Un importante grupo bancario europeo con más de 10,000 empleados en varios países (y unos ingresos anuales superiores a los 2,000 millones de euros) había estado creciendo a casi un 20 % interanual, pero sus documentos obsoletos y sus procesos de incorporación de clientes carecían de la escalabilidad para crecer sin añadir un riesgo considerable.

Hoy en día, el grupo bancario y sus filiales están obteniendo importantes beneficios empresariales gracias a una solución de procesamiento inteligente de documentos (IDP) de Kodak Alaris. La organización ahora puede procesar documentos físicos y digitales con un 30% más de eficiencia. Esta actualización ha mejorado significativamente la satisfacción del cliente ha reducido los riesgos relacionados con la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo, y ha generado ahorros de costos sostenibles.

El Desafío: la Falta de Automatización Provocó una Disminución de la Productividad y Mayores Costos

Cada día, el banco procesa miles de documentos que se originan en múltiples sitios y fuentes internas y se reciben en diferentes formatos: plataformas web, formularios móviles, correos electrónicos, escaneos internos y entregas de servicios de subcontratación de procesos comerciales (BPO). Su proceso de negocio enrutaba más de 900 tipos de documentos diferentes a un sistema central donde se clasificaban y extraían los datos. Luego, esta información se envió a la subsidiaria o al equipo correspondiente para su revisión antes de informar a los clientes sobre la decisión del banco con respecto a sus solicitudes.

Uno de los mayores problemas fue el tiempo dedicado a la preparación de documentos y la gran cantidad de excepciones que debían gestionarse cuidadosamente. Por ejemplo, muchos documentos procedentes de BPO eran de mala calidad, lo que daba lugar a una baja precisión de extracción y a la necesidad de manipulación e introducción de datos manuales.

Para escalar con éxito sus operaciones y continuar su camino de crecimiento, el banco necesitaba eliminar los cuellos de botella asociados con la clasificación manual de documentos y la extracción de datos que habían estado desperdiciando tiempo valioso de los empleados y produciendo errores costosos. En situaciones en las que los datos eludían el proceso central, no se aplicaban las reglas de manejo de datos, lo que generaba preocupaciones sobre el cumplimiento normativo y la posibilidad de multas.

El grupo bancario investigó varias soluciones de automatización de documentos con tres objetivos clave en mente:

1. Mitigar el riesgo asociado con la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
2. Reducir los gastos generales financieros mejorando la eficiencia laboral.
3. Mejore la satisfacción del cliente eliminando retrasos en el procesamiento de solicitudes.

La Solución: KODAK Info Input Solution Combinada con Escáneres de Documentos Avanzados de Kodak Alaris

Kodak Alaris entregó una solución que automatiza la incorporación de clientes y otros procesos comerciales con la ayuda de aprendizaje automático, escaneo avanzado de documentos y capacidades de clasificación automatizadas que reducen el tiempo de preparación, mejoran la calidad de la imagen y aceleran toda la operación.

En primer lugar, Kodak Alaris proporcionó al banco un escáner de producción de alto volumen Kodak i5850s  para gestionar la digitalización de documentos en su oficina central, y dos escáneres Kodak i4650 instalados en ubicaciones separadas. Luego, para la automatización inteligente de documentos de principio a fin, implementaron Kodak Info Input Solution, un galardonado software de procesamiento de documentos inteligente que transforma automáticamente documentos de diversos tipos en información crítica para el negocio.

Info Input Solution captura documentos y datos de cualquier fuente digital o física, incluidos escáneres de producción de gran volumen a cientos de páginas por minuto. El software puede seguir fácilmente el ritmo de la Kodak i5850s.. "Kodak Alaris era el único proveedor de tecnología que podía ofrecer una solución innovadora y escalable basada en el aprendizaje automático", afirmó Aline Saponara, directora de cuentas clave de Kodak Alaris.

El Resultado: Más Automatización, Mejor Cumplimiento y Clientes Satisfechos

La solución personalizada de captura y automatización de documentos de Kodak Alaris ha permitido al grupo bancario procesar información sin problemas, de manera más eficiente y consistente. Minimizar los procesos manuales significa que se puede completar más trabajo en menos tiempo. Esta actualización ha generado ahorros sustanciales de costos y una mayor satisfacción del cliente. La automatización de datos de alta precisión ha reducido las preocupaciones sobre la seguridad y el cumplimiento de los datos.

Info Input Solution es un software basado en web, por lo que proporciona al banco acceso en tiempo real a la información escaneada de todo el personal, independientemente de su ubicación. Esta tecnología IDP ha permitido al banco capturar, extraer e indexar datos tanto de archivos digitales como de documentos físicos (incluido el correo electrónico de 500 buzones) de manera mucho más rápida y precisa que nunca.

Los escáneres de Kodak Alaris ofrecen una calidad de imagen líder en la industria, lo que ayuda a minimizar las excepciones y permite velocidades de lectura de OCR superiores, mientras que las funciones avanzadas de clasificación y manejo del papel eliminan la necesidad de esfuerzo manual. Ahora se clasifican automáticamente más de 900 tipos de documentos en varios idiomas, incluidos documentos de identificación, contratos de clientes, formularios de préstamos, formularios de incorporación de nuevas cuentas y documentos de prueba de residencia, como facturas de electricidad y extractos de hipoteca.

La capacidad de aprovechar el aprendizaje automático para automatizar el proceso de clasificación de documentos, extracción de datos clave e indexación de esos datos ha acortado sustancialmente el tiempo que lleva incorporar y procesar documentos. Esto ha reducido los tiempos de respuesta generales en un 30%  y ha tenido un impacto positivo en la satisfacción del cliente.

Con muchas menos excepciones que gestionar, todos los datos se enrutan a través del proceso empresarial central. Esto garantiza que las reglas comerciales en torno a la seguridad de los datos, como la anonimización de los datos personales, se puedan aplicar de manera confiable, lo que ayuda al banco a cumplir con los requisitos regulatorios y reducir el riesgo de multas punitivas por incumplimiento.

“El banco ahora puede clasificar de forma rápida y precisa grandes volúmenes de documentos mientras integra los correos electrónicos en el proceso", añadió Saponara. “Fuimos la única empresa que pudo entregar una prueba de concepto antes de la fecha límite y nuestro plazo de entrega de una semana superó con creces las expectativas del banco. Todos los demás proveedores necesitaron dos meses para ofrecer una solución comparable.”

Con las soluciones inteligentes de automatización y procesamiento de documentos de Kodak Alaris, el principal grupo bancario europeo ha logrado con éxito sus objetivos de mitigar la seguridad de los datos y el riesgo de cumplimiento, reducir los gastos de mano de obra a través de mejoras en la eficiencia de los procesos y mejorar las experiencias de los clientes simplificando el procesamiento de aplicaciones.