Las cuentas por pagar son una pieza fundamental del motor que permite que la empresa avance. Los pedidos, los contratos, las facturas y muchos otros documentos contienen información crítica y urgente que tiene repercusiones directas sobre los ingresos. Generalmente, las complicaciones que ralentizan los procesos relacionados con las cuentas por pagar tienen que ver con la dependencia en sistemas antiguos y procesos basados en papel. Este problema está relacionado con los datos: las empresas tienen que hacer frente a una creciente cantidad de datos y, sin la ayuda de la transformación digital, es posible que estén intentado solucionar problemas que son irresolubles mediante el uso de sus soluciones actuales.

Los obstáculos relacionados con las cuentas por pagar se pueden presentar de muchas formas:

• Los formularios en papel y las operaciones de adquisición se envían a los directivos de línea empresarial (LOB) a través de la infame "sneakernet".
• Las firmas de aprobación tienen que pasar por distintos grupos con expectativas diferentes (desde gerentes individuales hasta directivos de LOB) para las operaciones de adquisición.
• El seguimiento del estado de los pagos de los proveedores puede resultar en una actividad frustrante, tanto para los proveedores que desean que se complete el pago como para los empleados responsables de responder a las solicitudes.

Como resultado, la mayor parte de las empresas de gran tamaño realizan los pagos con retraso (con un retraso de 7,6 días, para ser exactos). Las cuentas por pagar es uno de los primeros indicadores a los que las empresas acuden para comprobar el impacto negativo de las situaciones macroeconómicas, como ha ocurrido en China, donde la ralentización económica de este año ha dado lugar a un aumento del retraso de los pagos.

Por todos estos motivos, y muchos otros, la mejora de la eficiencia operativa en el ámbito de las cuentas por pagar parece un reto aún más imponente que la construcción de las grandes pirámides de Egipto. Sin embargo, el cambio real es posible paso a paso, simplemente hay que ir piedra a piedra.

Porque las grandes cosas no se hacen por un impulso solamente, sino que son el encadenamiento de muchas pequeñas cosas reunidas en una sola. Vincent van Gogh

Cómo superar los obstáculos relacionados con las cuentas por pagar en 5 sencillos pasos

1. Cree un registro maestro de proveedores.

Para mantener una lista de proveedores actualizada y organizada, es necesario editarla con frecuencia. Se deben eliminar los registros de proveedores repetidos y aquellos que solo participaron en un proyecto, así como revisar los acuerdos principales y comprobar que la información de contacto es actual.

Al crear una lista de proveedores y actualizarla con frecuencia, las cuentas por pagar contarán con una base sólida de información de la que partir. Asegúrese de que esta lista de proveedores sea accesible de forma centralizada, para que la tarea de actualización no recaiga únicamente sobre un empleado.

Como parte de este registro maestro de proveedores, los departamentos de cuentas por pagar deben trabajar codo con codo con el departamento de adquisiciones, con el objetivo de examinar nuevos proveedores, mantener una lista actualizada y negociar las mejores tarifas. Cuando las LOB solicitan un nuevo trabajo, el departamento de adquisiciones debe participar en calidad de asesor en lugar de como receptor de pedidos. Al contar con una lista de proveedores redactada de mutuo acuerdo entre el departamento de adquisiciones y el de cuentas por pagar, ambos departamentos puede optimizar sus tareas para cumplir con las necesidades de la empresa.

2. Mejore la gestión de excepciones con priorización.

No todas las situaciones relacionadas con los proveedores son equiparables. Algunas requieren acción inmediata porque el proveedor ofrece algo que resulta fundamental para las operaciones de la empresa y es posible que el pago se haya retrasado. Sin embargo, otros proveedores ofrecen servicios y productos periféricos o de menor importancia.

La priorización de los proveedores por urgencia le permite organizar un programa de pagos cuando sea necesario, con el objetivo de que la empresa siga avanzando.

3. Realice una migración de las facturas a formato digital en la primera etapa del proceso.

La digitalización de los procesos de cuentas por pagar aumenta la eficiencia y reduce la dependencia en el papel hasta un 90 %, tal y como lo comprobamos en nuestro proyecto con New England Document Systems. Este proyecto también puso de manifiesto otra ventaja de la transformación digital en los procesos de cuentas por pagar: una reducción de costes de casi un 70 %.

Los sistemas digitales ofrecen un procesamiento más rápido y una integración más sencilla con otros departamentos. Los equipos de cuentas por pagar pueden sacar partido de una combinación de soluciones de captura basadas en la web y automatizadas para extraer información y optimizar su trabajo al máximo nivel.

4. Aumente la precisión del procesamiento de facturas.

El aumento de la precisión del procesamiento de facturas consiste en definir los campos de un formulario que son críticos y necesarios, así como automatizar los sistemas para poder procesar una mayor cantidad de facturas.

Las herramientas adecuadas ofrecen ventajas cuantitativas en cuanto a la reducción de errores, ya que aprenden de la introducción de documentos críticos anteriores, identifican los campos clave y permite la extracción automatizada para futuros trabajos. Esto genera un aumento de la precisión y la regulación, puesto que otorga al departamento de cuentas por pagar la posibilidad de supervisar el proceso de captura de documentos, en lugar de estar supeditado a él.

La empresa organizadora de eventos de marketing EWI Worldwide trabaja con una gran cantidad de proveedores, por lo que su proceso de cuentas por pagar requiere la precisión más minuciosa. Gracias a la gama de soluciones adecuadas, EWI Worldwide pudo aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de procesamiento, a la vez que mejoró la accesibilidad a los documentos.

5. Implemente una política de seguimiento.

A pesar del alivio que se siente al retirar una pila de documentos del escritorio, realizar un seguimiento de dichos documentos es importante. El establecimiento de una política de tiempos de seguimiento basada en el tipo y la urgencia de la comunicación le ayudará a evitar retrasos relacionados con documentos críticos.

Cuando se trata sobre todo de facturas pendientes, los recordatorios de seguimiento automatizados son un método magnífico para garantizar que las actividades empresariales no sufren interrupciones y que todas las partes involucradas están satisfechas.

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Para poder crecer, las empresas necesitan que sus departamentos de cuentas por pagar sean eficientes y fiables. En la era digital, y con una gran variedad de sistemas antiguos altamente integrados, los equipos de cuentas por pagar hacen frente a nuevos obstáculos que requieren soluciones innovadoras.

Gracias a la tecnología de captura y a la ciencia de procesamiento de imágenes adecuadas, los departamentos de cuentas por pagar pueden transformase en auténticos facilitadores de crecimiento.