Procesos de farmacia libres de papel y sus beneficios

Las organizaciones de todas las industrias pueden obtener ventajas de la eliminación del papel de sus procesos, sin embargo, en la industria farmacéutica, la digitalización tiene un papel aún más importante. Cada año tienen lugar al menos 1,6 millones de errores de medicación evitables, por lo que la eliminación del papel no se trata solo de ahorrar recursos, tiempo y dinero, sino también de fomentar la salud y la seguridad de los pacientes.

En este artículo, analizaremos algunos de los procesos sin papel que ya se han implementado en las farmacias de todo el mundo, así como los beneficios que aportan tanto a los farmacéuticos como a los pacientes.

Generalmente, los flujos de trabajo de farmacia se inician con la redacción de una receta.

La mayoría de las personas recordarán haber recibido una receta escrita a mano por su médico, pero hace ya mucho tiempo que las recetas en papel tienen los días contados. Este cambio se puso en marcha en 2003 con la aprobación de la Ley de Mejoras sobre Medicamentos Recetados y Modernización de Medicare (MMA) de EE. UU., que alentaba a proveedores y farmacéuticos a hacer uso de la prescripción electrónica de manera voluntaria.

A partir de entonces, los distintos estados comenzaron a aprobar sus propias leyes relativas a las recetas electrónicas. En 2015, la prescripción electrónica de sustancias controladas era legal en los 50 estados de EE. UU., y la mitad de los estados pronto establecerá la prescripción electrónica de sustancias controladas como obligatoria.

Este último empujón a la prescripción electrónica constituye un intento de combatir la crisis de opioides mediante la reducción del robo, la falsificación y la transferencia de medicamentos recetados. Según un estudio realizado en 2014, la prescripción electrónica también mejora la eficiencia, puesto que los farmacéuticos no tienen que digitalizar o introducir manualmente la información de la receta, y reduce los errores de prescripción y los costos sanitarios.

En la actualidad, alrededor del 60 % de las recetas se envían de manera electrónica, si bien los métodos de envío varían. Algunas recetas electrónicas se envían como parte de un sistema independiente, como correo electrónico o fax, pero muchas ya están integradas en los sistemas de historiales médicos electrónicos integrales de las farmacias.

Sistemas de gestión de la farmacia sin papel

Una vez que la farmacia recibe una receta, el farmacéutico debe efectuar varias operaciones para procesar la receta de manera precisa y eficiente, y de conformidad con los requisitos de cumplimiento normativo. Un gran número de farmacias ya hace uso de sistemas de gestión de farmacia sin papel, con el fin de optimizar estas y otras operaciones.

Los sistemas de gestión de farmacia varían en cuanto a las funciones que incluyen y cómo funcionan pero, en general, ofrecen:

• Gestión de flujo de trabajo e inventario
• Procesamiento de recetas
• Conciliación de reclamaciones
• Relleno automático de las recetas
• Procesamiento de cuentas por pagar
• Provisión de seguros comerciales y de Medicare
• Soluciones de adherencia al tratamiento del paciente
• Soluciones de sincronización de la medicación
• Soluciones electrónicas de autorización previa
• Coordinación automatizada de beneficios de terceros
• Comprobación de seguridad y verificación de recetas
• Funcionalidad de punto de venta
• Herramientas de comunicación entre la farmacia y el paciente

Los sistemas de gestión de farmacia de máxima categoría incluso se pueden integrar con sistemas de historiales médicos electrónicos (EHR) existentes, lo que permite que los farmacéuticos accedan a la información del paciente introducida por el proveedor de asistencia médica.

La digitalización de todos estos procesos de farmacia genera innumerables beneficios. Quizás el más importante sea la mejora en cuanto a responsabilidad y seguridad a la hora de garantizar que los pacientes reciban la medicación y las dosis correctas, así como la comodidad de los pacientes, que podrán recibir notificaciones y renovar las recetas de manera electrónica.

Los flujos de trabajo de la farmacia electrónica también gozan de una mayor organización, eficacia y eficiencia, puesto que los farmacéuticos disponen de acceso inmediato a toda la información que necesitan sin tener que buscarla. Asimismo, al eliminar la necesidad de almacenar in situ información de seguros, del paciente y otros documentos relacionados en formato físico, las farmacias pueden ahorrar una significativa cantidad de espacio. También resulta más sencillo proteger la información médica protegida (PHI) cuando esta es digital, y los farmacéuticos no tendrán que preocuparse por destruir documentos confidenciales que ya no es necesario retener.

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Educación sobre medicamentos sin papel

Una vez que los médicos las han redactado y los farmacéuticos las han procesado, las recetas llegan a casa del paciente. Esta última etapa es la que presenta mayores posibilidades de mejora en cuanto a la eliminación del papel.

Las juntas estatales de farmacias exigen que las farmacias proporcionen a los pacientes información sobre los medicamentos por cada receta médica dispensada. Numerosas farmacias asumen que esta información se debe suministrar en papel, sin embargo, tal requisito no existe, lo que significa que proporcionar la información sobre la medicación en formato digital es igualmente viable.

Considerar la migración a un formato digital sería beneficioso para las farmacias, no solo debido a la ventaja evidente de ahorrar papel (y el dinero dedicado a este), sino también por el hecho de que la información sobre la medicación basada en papel no promueve el conocimiento en materia de salud. Según la FDA, los folletos de educación médica impresos normales solo proporcionan alrededor del 50 % de la información que los pacientes necesitan para utilizar un medicamento de manera precisa. Es más, gran parte de esa información ni siquiera llega a los pacientes, ya que el 79 % de los que participaron en un estudio realizado por el Journal of General Internal Medicine malinterpretó al menos una de las 10 instrucciones comunes incluidas en la etiqueta de la receta que se les presentó.

Naturalmente, todo esto carece de importancia si, en primer lugar, los pacientes no leen los folletos educativos y, según las investigaciones, menos del 25 % de los pacientes lo hace. La mayoría de los farmacéuticos son conscientes de cuántos pacientes tiran los folletos a la basura al salir de la farmacia o se niegan a llevarlos consigo.

Afortunadamente, las herramientas de educación digital ofrecen mejores opciones. Una de ellas consiste en que el paciente utilice su teléfono móvil para leer un código QR incluido en la receta, tras lo cual podrá ver el contenido habitual de educación sobre la medicación, así como vídeos formativos fáciles de entender. Los farmacéuticos simplemente tienen que ofrecer al paciente la opción de cambiar a este método.

Este sencillo cambio ayuda a los farmacéuticos a reducir el uso de papel y mejora drásticamente el conocimiento en materia de salud de los pacientes, lo que, en última instancia, evita problemas derivados de la falta de adherencia al tratamiento, como admisiones en hogares de residencias para la tercera edad, hospitalizaciones e incluso muertes prematuras.

Elimine el papel de su farmacia

Resulta evidente que las farmacias que todavía no han eliminado el papel de sus procesos tienen mucho que ganar, desde el procesamiento de recetas sin papel hasta el suministro de información sobre medicamentos electrónico. Los primeros pasos implican la inversión en el equipo y el software adecuados, que incluyen una máquina de fax, un sistema de gestión de farmacia y herramientas de educación digital.

Huelga decir que las farmacias que vayan a iniciar la migración a un flujo de trabajo sin papel también deberán convertir todo el papeleo existente a formato digital, y todas las farmacias deberán lidiar con los inevitables documentos en papel que recibirán de vez en cuando. Para estas tareas, se requerirá un escáner de documentos.

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