Por estas y otras razones, todo tipo de empresas y agencias públicas están trabajando para lograr realizar sus procesos sin papel. El cambio puede ocurrir de arriba hacia abajo mediante políticas corporativas, o de abajo a arriba desde los individuos que gestionan los procesos y dependen del papel, que ven grandes oportunidades para optimizar sus operaciones. Cualquiera que sea el modelo de su organización, o si está pensando en futuros cambios, siga leyendo para obtener información sobre formas prácticas para comenzar a dejar de utilizar el papel.
Tuitee esto: Lea le Guía completa #Paperless para conocer formas prácticas de digitalizar los procesos empresariales que requieren mucho papel https://ctt.ec/KSet8+AIIM, la Asociación para la gestión de información e imágenes, lidera la carga en el esfuerzo para dejar de utilizar el papel. Su Día mundial sin papel anual alienta a las empresas a dejar de utilizar papel por un día para reducir la cantidad de papel generado por las personas en su trabajo diario y en su vida personal.
«Poco a poco, las organizaciones se están volcando con la idea de que la digitalización de gran parte del contenido y la información que fluye a través de sus negocios puede tener beneficios tanto financieros como operativos», dijo el evangelista jefe de AIIM, John Mancini, en una encuesta en 2016. «Nunca vamos a eliminar el papel por completo, pero cuando sea evidente que no producir papel ofrece un retorno de la inversión y se puede mejorar la productividad general, las empresas estarán más dispuestas a invertir en tecnologías que les permitan funcionar sin papel».
Era el 30 de enero de 1975 cuando Bloomberg Businessweek propuso por primera vez la oficina digital, sin papel. Más de 40 años después, claramente, todavía no estamos allí.
En 2012 la demanda mundial de papel superó las 400 millones de toneladas por primera vez. Nuestro día a día está tan impregnado de papel que ni siquiera lo pensamos. Sin embargo, para muchas empresas, hay maneras de minimizar el uso del papel o digitalizar los documentos comerciales al recibirlos. Los documentos digitales son más fáciles de acceder, almacenar y compartir. Entonces, ¿por qué seguimos utilizando el papel?
A pesar del optimismo de los años 70 y la abundancia de formas de reducir el uso del papel, la mayoría de las empresas y agencias públicas aún tienen un largo camino por recorrer. Incluso quienes están realizando profundos esfuerzos de transformación digital todavía tienen muchas oportunidades para optimizar sus métodos de pasar todo aquello impreso en papel al formato digital lo más rápido posible.
La firma de investigación KeyPoint Intelligence exploró el estado de los negocios sin papel en una encuesta en diciembre de 2016. Cuando se les preguntó si pensaban que era posible avanzar hacia una oficina sin papel, solo el 15 % de los encuestados pensó que era algo que podían lograr y el 23 % pensó que era imposible.
En muchos sentidos, las empresas que están en el proceso de dejar de utilizar el papel, están navegando a través de diferentes «edades» digitales; esto está lejos de ser un paso sencillo de la administración de la información analógica a la digital debido a la complejidad de esta transición.
Más allá de las ventajas generales de no usar papel, existen ventajas específicas a sacar el papel de los flujos de trabajo lo más rápido posible para algunas de las aplicaciones comerciales que requieren más papel.
Cuentas por pagar
La emisión de facturas cuesta dinero; eliminar el papel del proceso reduce los costes. El procesamiento de las facturas es una de las aplicaciones más avanzadas con soluciones digitales disponibles para la gestión de extremo a extremo, en muchos casos sin interacción humana. La digitalización de las entradas en papel en un proceso de cuentas por pagar permite:
Automatización del departamento de correspondencia
Una sala de correo empresarial puede ser un obstáculo clave para una empresa, o la aceleración de muchos procesos comerciales. El manejo de picos de cargas de trabajo es posible con una sala de correo digital en un grado que la sala de correo de operación manual nunca podrá alcanzar.
Procesamiento de formularios
Los formularios se usan a menudo en aplicaciones comerciales, donde los clientes esperan una respuesta instantánea. Presentan una oportunidad clave para ofrecer a los clientes una alternativa digital única (por ejemplo, formularios electrónicos) o para digitalizarlos y procesarlos automáticamente.
Incorporación
La incorporación de clientes requiere menos trabajo cuando se digitaliza. Usando la plataforma adecuada, una organización puede atraer nuevos clientes de manera más rápida y sin problemas. La incorporación digital es más personal. Por contradictorio que pueda parecer, es verdad. Al reducir el tiempo que lleva incorporar a un nuevo cliente mediante la reducción del papeleo, hay más tiempo disponible para la interacción cara a cara, haciendo que el nuevo cliente se sienta más valorado.
Gestión de registros
Muchas industrias reguladas deben seguir procesos y reglas claramente definidos para manejar y almacenar documentos comerciales. Las nuevas reglamentaciones requieren ajustes de procesos, validación adicional y documentación que hacen que la administración de registros sea un objetivo móvil y particularmente difícil de lograr en un entorno basado en papel.
1. Evaluar los obstáculos derivados del papel
2. Establecer procesos sin papel donde sea factible
3. Escaneo y conversión de los archivos de respaldo
4. Actualizar a los clientes
Finalmente, ¡disfrute de los beneficios! Las recompensas en tiempo y ahorro empezarán a sumarse rápidamente y el rendimiento en satisfacción y lealtad de los clientes es enorme.
Abundan los recursos de productividad para reducir el uso personal de papel, pero llevarlo a un nivel mayor, como el empresarial, tiene un mayor impacto. Un lugar clave para empezar es ver por dónde entra el papel en su organización y digitalizarlo en la entrada.
¿Su herramienta clave para hacerlo? El IN2 Ecosystem combina escáneres galardonados y software con servicios y asociaciones para ayudar a las organizaciones a recopilar fácilmente información de sus documentos en papel y utilizarlos sin papel. Este enfoque único está diseñado para ofrecer una mayor productividad, una rentabilidad más alta y un valor comercial superior.
Los escáneres empresariales avanzados hacen mucho más que solo capturar una imagen, se convierten en el inicio de un proceso de digitalización completo. Los escáneres que forman parte del IN2 Ecosystem, como el S2060w y el S2080w, convierten los datos sin procesar en información que genera conocimiento real. Cuando se utilizan junto a software de captura como el Software Kodak Capture Pro, los escaneos se pueden indexar, escribir a máquina o a mano y extraer la información para su uso en sistemas comerciales sin ningún procesamiento manual. Automatizar el proceso de captura de información elimina la complejidad y abre las puertas a nuevas oportunidades para su negocio.
Para obtener más información sobre el IN2 Ecosystem y las soluciones para ayudarle a dejar el papel: www.alarisIN2.com. Para ponerse en contacto directamente con el departamento de ventas y conocer las formas en que podemos ayudar a su organización a optimizar el proceso de captura de información, póngase en contacto con nosotros.
Qué leer a continuación: Del caos a las oportunidades: Transforme sus datos en un valioso recurso
Digital Transformation | Article
The era of data chaos has arrived. See our 5 tips to better manage information and drive growth with digital transformation.
Kodak Alaris es un proveedor líder de captura de información y soluciones de procesamiento inteligente de documentos que simplifican los procesos comerciales. Existimos para ayudar al mundo a dar sentido a la información con soluciones inteligentes y conectadas impulsadas por décadas de innovación en la ciencia de la imagen. Nuestro software, escáneres y servicios profesionales galardonados están disponibles en todo el mundo y a través de nuestra red de socios de canal.
Aviso de privacidad | Términos legales/del sitio | Aviso de recogida de California | No comparta mi información personal
© 2024 Kodak Alaris Inc. TM/MC/MR: Alaris, ScanMate. Todas las marcas y nombres comerciales utilizados son propiedad de sus respectivos titulares. La marca registrada y la imagen comercial de Kodak se usan bajo licencia de Eastman Kodak Company.