Cómo Elegir el Mejor Escáner para su Oficina

No todos los escáneres se diseñan de la misma manera. Al igual que sucede con cualquier otra herramienta, los escáneres están diseñados para trabajos específicos. Por lo tanto, lo que podría ser la mejor opción para un caso en particular, podría no serlo en otra situación. Admitir esto, tener en cuenta sus necesidades y buscar un escáner que priorice esas necesidades es una gran manera de encontrar el mejor escáner para su oficina.

Tenga en Cuenta sus Necesidades

Antes de encontrar la herramienta adecuada para el trabajo, tiene que contemplar el trabajo en sí. Específicamente, deberá tener muy en claro sus necesidades de digitalización para, luego, poder encontrar el producto que se ajuste a ellas. Para empezar, realícese las siguientes preguntas.

¿Qué tipo de documentos digitaliza?

Este es el factor más importante para tener en cuenta a la hora de escoger el escáner. Puede ser que necesite un escáner para digitalizar desde documentos sencillos hasta documentos muy complejos, pero todo se reduce al tipo de documento y a lo que necesita hacer con la información de la página. Las aplicaciones directas, como la digitalización de registros antiguos archivados para que no ocupen espacio, requieren de escáneres que puedan manejar grandes volúmenes, pero no necesitan lo último en tecnología. Busque funciones más avanzadas, como capacidades de búsqueda e indexación, si necesita extraer información digital para volver a utilizarla en aplicaciones digitales de la empresa. Los documentos, como facturas, historiales médicos, conocimientos de embarque, solicitudes de préstamo o nuevos clientes y papeles de nuevos empleados, son todas buenas opciones para integrarse con los sistemas empresariales. Después de seleccionar qué digitalizará, puede avanzar con las especificaciones de los modelos y la lista de verificación adecuada de las funciones del escáner. (El resto de las preguntas lo ayudarán con estos aspectos).

¿Con qué frecuencia digitaliza documentos?

La cantidad de hojas que necesita digitalizar por día determinará la clase de escáner que debe comprar. Si solo tiene pensado digitalizar un par de documentos por día, no tiene sentido invertir en un escáner para grandes caudales de trabajo. Según sus necesidades, algunas opciones viables para la digitalización esporádica podrían ser un escáner de oficina pequeño de uso exclusivo, una impresora multifunción con digitalización integrada o, incluso, una aplicación de digitalización en su teléfono inteligente. La pregunta clave que debe realizarse es qué desea obtener de los documentos. Estas opciones son ideales para un volumen de trabajo escaso, pero tenga en cuenta que tendrá que resignar funcionalidad, velocidad o confiabilidad. Si necesita una solución más potente, un escáner empresarial básico es el equilibrio ideal entre un volumen de trabajo escaso y una mejora en las prestaciones.

Cuanto mayor sea el volumen de trabajo, más potente deberá ser el escáner de documentos empresariales. Cuando analice las especificaciones del escáner, preste atención al ciclo de servicio publicado para realizar comparaciones entre los modelos en cuanto a la cantidad de unidades diarias que puede procesar cada equipo. Tenga en cuenta que el ciclo de servicio publicado indica el volumen máximo, y debe elegir un modelo que produzca una cantidad menor. El ciclo de servicio le indicará la potencia y clase de escáner al realizar comparaciones.

¿Necesita la función de reconocimiento óptico de caracteres?

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un software que convierte imágenes digitalizadas en textos legibles por máquina. Esta tecnología libera el poder de la información en sus documentos, ya que le permite volver a usar el contenido valioso que quedó atrapado en la página de diversas maneras. Una vez que se digitalizan los datos, se los puede editar, compartir y se pueden hacer búsquedas en ellos.

¿Importa la resolución?

Casi todos los escáneres de documentos empresariales tienen especificaciones semejantes en cuanto a la resolución; por lo tanto, evaluar los dispositivos en función de la resolución no le aportará muchos datos. Lo más importante es la tecnología de procesamiento de imágenes incorporada en el software de captura de imágenes y el escáner seleccionado. Para optimizar los datos del OCR de los documentos digitalizados, la calidad de imagen es la clave. Las imágenes oscuras o borrosas no podrán leerse de manera uniforme con el software de OCR. Esto significa que deberá empezar de cero con la digitalización: los integrantes del equipo deberán dedicar mucho tiempo a la preparación de los documentos para su digitalización y deberán corregir de forma manual los documentos que no se convirtieron correctamente.

Cuando tiene un componente tecnológico con las funcionalidades de procesamiento de imágenes adecuadas, es más fácil automatizar la captura de información y eliminar la pila manual que se crea en los procesos empresariales. Analice estas funciones clave en la próxima solución de digitalización que adquiera para aprovechar al máximo su inversión:

• Deskew y recorte automático
• Orientación automática
• Brillo automático
• Nitidez
• Suavizado del color
• Eliminación de las rayas
• Reducción del ruido
• Suavizado del color de fondo
• Segmentación de fotografías
• Binarización (optimización en blanco y negro para lograr una mejor lectura del OCR)

¿Qué sucede con la conectividad en la nube?

Actualmente, tenemos a nuestra disposición la mayor cantidad de opciones de la historia para almacenar archivos e información, y su solución de digitalización debería ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a su flujo de trabajo. Su software de captura de imágenes determinará dónde puede enviar las imágenes que digitaliza. La mayoría de los escáneres se venden con un software para que pueda empezar a usarlos de inmediato. La tecnología Smart Touch, disponible con la mayoría de los escáneres de Alaris, le permite digitalizar y enviar a destino con un único toque. Con los botones predefinidos, puede enviar el trabajo a los lugares adecuados, ya sea un correo electrónico, el escritorio o los repositorios en la nube, como SharePoint o Box.

¿Cuándo debe actualizar el software?

Debe obtener un software de captura de imágenes más completo cuando captura, de forma habitual, documentos grandes, de alta resolución o descomprimidos. Debería pensar en una actualización si necesita una función de captura por lotes más sofisticada, que incluye funcionalidades de indexación, procesamiento de imágenes y salida más avanzadas. Las soluciones de captura de imágenes, como el software Alaris Capture Pro, son aplicaciones completas para los usuarios avanzados y son compatibles con los escáneres Alaris y Kodak, así como con más de 160 escáneres de otros fabricantes.

 

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Escáneres de Escritorio

Los escáneres de escritorio son compactos y silenciosos, lo que los hace una excelente opción para las transacciones directas con clientes. La digitalización puede realizarse rápido, sin tener que alejarse de la mesa de entrada. Los escáneres Kodak S2050/S2070 permiten que los usuarios generen documentos PDF, adjunten documentos a mensajes de correo electrónico y realicen envíos a la nube o a otros destinos, según se necesite. Si bien su tamaño es pequeño y su funcionamiento es silencioso, estos escáneres pueden digitalizar hasta 5000 documentos por día.

Escáneres Departamentales

Los escáneres departamentales son ideales para las grandes oficinas donde varios usuarios de diferentes departamentos comparten equipos. Con una velocidad de producción de hasta 110 páginas por minuto, el escáner Kodak i3300 puede manejar varios usuarios y un volumen de hasta 25 000 páginas por día. Incluso con esta capacidad, el escáner i3300 es lo suficientemente pequeño como para caber en el escritorio y no ocupar espacio en el piso.

Escáneres de Producción

Los escáneres de producción están diseñados para las operaciones de gran escala, por ejemplo, salas de correspondencia y departamentos de producción. Con una producción de hasta 150 000 páginas por día, la serie de escáneres Kodak i4000 está diseñada para no detenerse. Estos escáneres de producción permiten el manejo de excepciones para elementos no estándares por medio de una salida posterior directa para cargar materiales, como cartón o documentos sumamente largos.

Escáneres Portátiles

Los escáneres portátiles son lo suficientemente pequeños como para llevarlos a cualquier lugar. Pueden ser útiles cuando necesita digitalizar un documento y tomarle una fotografía no es una opción. Como era de esperarse, los escáneres portátiles no suelen ofrecer funciones de fax ni de indexación. El escáner Kodak i940 es alimentado mediante USB y, a pesar de su compacto tamaño, gestiona fácilmente muchos tipos y tamaños de documentos.

Escáneres Inalámbricos/de Red

Los escáneres inalámbricos son una bendición para las empresas que necesitan compartir un dispositivo entre varios usuarios o cuando necesitan la flexibilidad de poder desplazar un dispositivo sin tener que preocuparse por dónde hay un punto de conexión a la red. Con los controladores estándares TWAIN o ISIS, la instalación del software no es complicada, y los administradores de Tecnología de la Información (TI) pueden desactivar la función inalámbrica y, de este modo, garantizar la seguridad del sistema. Busque modelos, como los escáneres Kodak S2060w/S2080w, para obtener el mejor rendimiento con capacidad inalámbrica, de red. Cuando se necesita digitalizar desde un dispositivo móvil, la integración con un escáner brinda una calidad de imagen superior en comparación con la cámara del dispositivo. La aplicación móvil ScanMate+ les permite a los usuarios digitalizar directamente en un dispositivo móvil, compartir archivos por correo electrónico y subir a la nube.

Escáneres de Cama Plana Especializados

Si los procesos de su empresa requieren la digitalización habitual de pasaportes u otros documentos pequeños, frágiles o con un espesor considerable por motivos de verificación de identidad, los exclusivos escáneres de cama plana integrados son absolutamente imprescindibles. El accesorio de cama plana para pasaportes de Kodak realiza esta tarea mediante la integración completa con los escáneres de la serie S2000 de Kodak. El accesorio de digitalización de cama plana se acopla directamente al escáner y, de esta forma, se ahorra un espacio valioso. El accesorio de cama plana ofrece mayor seguridad con respecto al fotocopiado y también permite digitalizar el documento a la vista, lo que tranquiliza a los clientes, ya que pueden observar sus valiosos documentos durante toda la operación.

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Después de haber determinado qué necesita y revisado sus opciones, ahora se encuentra en condiciones de elegir el escáner adecuado para su empresa.