Transformación digital en una Institución de Educación Superior en Argentina: Acceso rápido y seguro a su archivo histórico y flujo de trabajo

En el sector educativo, es fundamental aprovechar los avances tecnológicos que permiten agilizar el sistema de control escolar, el acceso a la información, que resulte en una mejora de la atención a la comunidad académica. Por lo tanto, la transformación digital es una oportunidad para lograr la eficiencia en los procesos administrativos y descargar la labor de papeleo para los docentes, quienes podrán dedicar más tiempo al desarrollo de actividades pedagógicas.

Panorama:

Una Institución de Educación Superior en Argentina teniendo como objetivo la modernización de sus procesos administrativos, decidió implementar la transformación digital de documentos, asumiendo el desafío de digitalizar su archivo histórico y los flujos de trabajo diario.

El cliente hacía más de 5 años que ya administraba su información nativa en formato digital, por lo que el desafío actual consistía en digitalizar su archivo histórico para sumarlo a sus repositorios digitales y así mejorar su administración, servicios al cliente interno y externo, así como optimizar la gestión de sus procesos.

Reto:

El cliente buscaba digitalizar un universo de 18 millones de imágenes de documentación histórica y de flujo diario.

Por tratarse de documentación de diferentes momentos históricos de la institución, la diversidad de papel no solo variaba en gramaje, tipo y tamaños, también sumó otro reto que fue la condición del archivo, el cual estuvo en guarda durante muchos años en diferentes espacios ambientales, lo cual hizo que se adoptaran diferentes tratamientos para evitar daños en los documentos, asegurando su legibilidad y así poder sortear con éxito su digitalización.

El objetivo principal era relevar y establecer las necesidades y los objetivos del proyecto, con la finalidad de convertirlas en un plan de acción que fuera transversal para todas las áreas e interesados, obteniendo una solución que cumpliera con los estándares de calidad que la Institución ha llevado adelante en tantos años de trayectoria.

En colaboración con CopiandoNet, Mayorista Autorizado en Argentina, se asumió este reto, creando el compromiso de establecer las necesidades del proyecto, garantizando la legibilidad, preservación y seguridad de la información.

Solución:

La documentación se encontraba en diferentes estados de conservación, algunos casos que incluso datan del siglo XX requerían de cuidados particulares, no solo por el estado del material, sino por la información contenida en ellos.

La información era resguardada en diferentes tipos de contenedores, carpetas, cuadernos anillados, trípticos, revistas, libros, entre otros, con diferentes medios de sujeción, como broches, mariposas metálicas, anillados plásticos, broches metálicos de dos perforaciones y de diferentes tamaños desde 5x5 cm hasta A3 o superior.

La solución implementada de Kodak Alaris constó de 3 islas de captura con un equipo de producción Kodak i4250 y el software Kodak Capture Pro LE cada una, conectadas por red a una estación de Kodak Capture Pro Autoimport centralizada y vinculada a estaciones de Kodak Capture Pro Software, para indexar lo producido de las diferentes series documentales en las islas de captura.

Beneficios y resultados:

La documentación digitalizada pasó a formar parte del expediente electrónico que administra la Institución Educativa y la integración a su sistema de gestión documental aporta beneficios inmediatos para la organización, acortando de manera significativa los tiempos de consulta de los usuarios y teniendo acceso a la documentación de manera inmediata y multiusuario, optimizando así la toma de decisiones.

En cuanto a los documentos del archivo histórico, todos fueron digitalizados sin sufrir ningún tipo de daño, gracias a los equipos Kodak i4250 que permitieron digitalizar el archivo a alta velocidad y con excelente calidad, manejando documentos encuadernados y libros sin comprometer la integridad de los documentos físicos.

Se garantizó la seguridad de los documentos, sobre todo de los que tienen información sensible, ya que los datos se procesan directamente en el escáner y exclusivamente a una memoria volátil, asegurando la eliminación de los datos al transferir o apagar el dispositivo.

Esta solución forma parte de la estrategia del cliente en llevar la administración de toda su información de manera digital, incorporando todo lo procesado en este proyecto al universo de lo nativo digital existente y de esta manera dar una solución integral convirtiendo todos sus documentos en un repositorio digital.