Un organismo gubernamental en Perú hace uso de las soluciones Kodak Alaris, optimizando la digitalización de millones de documentos satisfactoriamente.

La instalación de escáneres Kodak Alaris del modelo Kodak i4650 escáner con ADF y Kodak Software Capture Pro, permitió la digitalización de la amplia variedad de documentos relacionados con el sector gubernamental, logrando una significativa reducción de tiempos, gestionando las necesidades del usuario al extraer la información requerida de forma satisfactoria.

Contexto:

Uno de los organismos legales gubernamentales en Perú, buscó soluciones de digitalización, ampliando su base instalada en la cantidad de equipos al querer mejorar los procesos agilizando el proceso de captura inteligente de información. Actualmente, maneja millares de documentos día a día, la intención es que este proyecto se vaya realizando por etapas, siendo esta la primera, para posteriormente sumar más equipos a la institución y así permitir a sus colaboradores continuar realizando sus tareas de forma fácil y sin la necesidad de incurrir en tareas manuales.

Situación Actual:

La institución maneja al día millares de documentos, mismos que tienen su propia estructura tales como; asuntos civiles, penales y laborales en los diferentes distritos del país. Los cuales son enfocados a asuntos legales.

Es crucial tener transparencia en todo momento del proceso, los expedientes engrapados no pueden desprenderse y deben permanecer intactos, evitando la alteración del orden de los documentos y casos para la digitalización. Analizando la situación, implementamos una solución de Kodak Alaris, que se adaptara y satisficiera las necesidades requeridas.

Objetivo:

Hacer más eficiente el proceso de digitalización, optimizando y reduciendo los tiempos del operador, y no sólo eso, si no, el procedimiento de nombrar el documento.

Todo con un formato ligero y efectivo de una manera inteligente para así poder enviarlo a una aplicación con la que cuenta el cliente, sin olvidar que dichos documentos contienen información sensible y resultan complejos de capturar de forma eficiente, debido a los grandes y diferentes lotes constituidos por diferentes tipos de tamaño, grosor y antigüedad.

Solución:

Mediante la colocación de 50 unidades del modelo Kodak i4650 escáner, al concretar la instalación de escáneres se realizó un piloto y se hicieron pruebas de concepto en todas las entidades donde se permitió llevar el escáner físicamente y dar una capacitación a los operadores en vivo para asegurarse del uso correcto de las soluciones Kodak Alaris, brindando fácil acceso y conversión de los documentos, ya que es de suma importancia asegurarnos del entendimiento correcto sobre el panorama de  la extracción de meta data y base de datos ya que el cliente solía usar una interfaz diferente.

La digitalización se realizó por medio de 50 Kodak Software Capture Pro versión completa, que permite la digitalización de manera rápida y precisa, ejecutando la extracción de la data hacia la base de datos de cliente, integrándose fácilmente a las aplicaciones actuales del cliente y sus procesos institucionales.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral de Kodak Alaris conformada por software y hardware, instalados para la captura de información, la velocidad, mejoramiento de imagen y detección de metales, en este caso grapas, agregó valor a la propuesta de una forma destacable.

El Kodak Software Capture Pro versión completa ahora comparte información en la institución de manera segura, además de contar con un Selector de Trabajos Inteligente, reduciendo el tiempo destinado a la clasificación manual de documentos, generando imágenes de alta calidad y ofreciendo data precisos para las aplicaciones con las que cuenta el cliente.

 Uno de los múltiples beneficios es que puede ser utilizado sin conexión a Internet, logrando estar disponible siempre, listo para ser consultado con hojas de revisión reutilizables.

Kodak Software Capture Pro versión completa funciona sin dificultades con muchos otros sistemas. Las siguientes integraciones con proveedores de software independientes describen métodos para configurar Capture Pro sin instalar componentes de software adicionales, optimizando operaciones de alto volumen.

Se sumó valor satisfactoriamente, apoyando al personal interno para dinamizar la carga de documentos mediante la fusión de nuestro software con los aplicativos del cliente, y sobre todo alcanzar el objetivo inicial: reducir tiempos y agilizar el trabajo operativo, con un formato ligero y efectivo de forma eficiente gracias a nuestras soluciones sostenibles que facilitan el desarrollo de las instituciones mediante los aplicativos del cliente.