Modoc S.A procesa 5,500 millones de datos estadísticos en Argentina

Panorama

La obtención de estadísticas públicas se basa en datos recopilados a través de censos, encuestas por muestreo o registros administrativos. Estos datos son fundamentales para la toma de decisiones oportunas y una gestión eficiente. Por lo tanto, es crucial que la información estadística generada sea confiable, homogénea y comparable.

En Argentina se realizó el censo nacional de población y vivienda, en donde se tercerizó el servicio par aun experto en soluciones de digitalización, buscando obtener un resultado exacto y eficiente. Así, para garantizar que los datos recopilados sean prácticamente útiles y confiables, fue necesario que las estadísticas tuvieran una calidad y nitidez adecuadas, además de presentarse adecuadamente de manera que facilite su correcto uso. En este sentido, las soluciones de captura de datos contenidos en los documentos mejoran el rendimiento del proceso de cuantificación.

Retos

La empresa Modoc S.A. responsable del procesamiento de los formularios recolectados por el censo, apoyada por nuestro socio de negocio en Argentina, Artisdoc Technology, se enfrentó a importantes desafíos al llevar a cabo un proyecto para una entidad gubernamental encargada de las estadísticas en Argentina. Estos desafíos contemplaban un periodo de tiempo limitado para completar el proceso y la necesidad de obtener imágenes de alta calidad para interpretar los datos de forma correcta y completa.

Para la tarea del levantamiento del censo, se utilizaron unos cuadernillos en formato formulario a ser llenado manualmente. Estos cuadernillos censales, que constaban de 12 y 32 páginas, estaban impresos a doble cara en papel tamaño A3, doblados y encuadernados con ganchos. Durante la preparación, se eliminaba el lomo de los cuadernillos para convertirlos en hojas A4 individuales que se escaneaban. Aunque se utilizaban guillotinas especializadas para este tipo de trabajos, a veces quedaban residuos en los bordes al momento del corte que podían provocar que se pegaran dos o más hojas o que se desprendieran partículas de papel durante el paso de las horas por los rodillos del escáner, lo que dificultaba un procesamiento inteligente de documentos, además de riesgos de atascos que causarían demoras en el procesamiento de la digitalización.

El objetivo principal era digitalizar los cuadernillos censales en el menor tiempo posible, obteniendo imágenes monocromáticas y a color de forma automática y simultánea.

Solución

Modoc S.A. llevó a cabo este proyecto adquiriendo 40 escáneres de producción Kodak i4650 para la digitalización de los cuadernillos censales. Estratégicamente se destinaron 34 unidades de escáneres en funcionamiento para el uso rudo del proceso y dejando 6 unidades adicionales de respaldo para facilitar el mantenimiento preventivo y correctivo, además de minimizar el impacto de posibles cuando surgieran problemas técnicos, asegurando los niveles productividad establecidos para el proceso y permitir el cumplimiento comprometido con la instancia gubernamental.

Para complementar la solución, se sumó a los escáneres de documentos una plataforma de software de captura de documentos para llevar a cabo la tarea de conversión del documento de físico a digital, al mismo tiempo que se realizaba la extracción de los datos en ellos. Para ello, se utilizó el software Capture Pro Limited Edition de Kodak Alaris, el cual permitió transferir los datos al sistema de manera confiable para su análisis cuantitativo y cualitativo.

Una vez extraídos los datos de los documentos digitalizados, el proceso implicaba incorporar los datos a una plataforma para el almacenamiento y la gestión de estos, facilitando la fluidez y continuidad del procesamiento, escalando la solución con software de terceros eficientemente, logrando así llevar los datos a la herramienta responsable por el analisis de los datos extraídos.

Beneficios

Una vez recibidos todos los formularios del censo, los documentos se organizaron en cajas identificadas con códigos de barras y se ubicaron en paletas ordenadas por provincias. La organización y estructura de los lotes de documentos facilitó la digitalización, ya que se realizó el procesamiento por paleta/caja, de manera que una vez digitalizados, los documentos se almacenaran en su caja correspondiente manteniendo el orden necesario de los documentos.

Durante todo el proceso, se capturó el número de caja mediante lectores de códigos de barras, lo que permitió transferir el orden y separación de los lotes una vez digitalizados los documentos, además de dar oportunidad al sistema de marcar la trazabilidad actualizando el estado de cada caja en el proceso. Así mismo, el buen manejo de papel que dan los escáneres a los documentos durante el procesamiento de captura ayuda a conservar los documentos organizados en la bandeja de salida, de manera que el operado no tenía que invertir tiempo para el manejo del papel para regresarlo a su caja correspondiente.

Una vez que se capturaron las imágenes de las hojas en los cuadernillos, se procesaron e interpretaron los datos de cada una utilizando un software de reconocimiento ICR, OCR, OMR y BCR (código de barras) específico para encuestas y censos logrando el objetivo establecido de forma óptima y precisa.

Con lo anterior Modoc S.A. alcanzó

• 20 millones de formularios procesados
• 430 millones de imágenes digitalizadas
• 5,500 millones de datos procesados

Al final, se mantuvo la integridad de los cuadernillos evitando el daño de la información, logrando la facilidad de la operabilidad del entorno de la solución correctamente.