Empresa enfocada al comercio Industrial en Chile logra digitalizar y eficientar sus procesos gracias a las soluciones integrales de Kodak Alaris

El ámbito del comercio Industrial en Chile tenía un reto, la captura de base de datos extensa; La instalación de un escáner Kodak i2040, software Kodak KCP y software Kodak KCP Auto Import, lograron erradicar errores de digitalización, ya que anteriormente contaban con equipos obsoletos y esto significaba un tiempo considerable no favorable en la ejecución del proceso.

Contexto:

La empresa deseaba reducir los tiempos de la cobranza de documentos; Al querer ampliar su base instalada y no contar con la cantidad adecuada de equipos, se decidió instalar una solución ya que la documentación en papel se mantenía en cada centro regional de la empresa en todo el país, cada centro definía como administrar su bodega de papeles, por lo que la pérdida de documentos era frecuente. Reducir los errores de digitalización que se producían en el proceso era de suma importancia, así como validar la completitud de la documentación existente por cada operación.

Situación Actual:

La institución maneja al día millares de facturas tamaño carta, la situación a resolver tenía relación con la captura de datos desde las guías de despacho de la entrega de sus mercaderías, lo que se realizaba manualmente para su carga en una plataforma de uso interno, esto le significaba un tiempo importante en la ejecución de su proceso, impactándolo en los tiempos de facturación de sus servicios y errores de digitalización lo cual implicaba que hubiera poca disponibilidad de la información para la gestión del negocio, se indagó en una solución de digitalización que satisficiera el reto de mantenerlos eliminar los errores, y optimizar los tiempos durante el proceso.

Al no contar con la suficiente rapidez para la digitalización de documentos, se buscó una solución Kodak Alaris, buscando un esquema centralizado.

Objetivo:

El principal reto consistía en digitalizar los documentos físicos que se utilizan para la cobranza ya que los documentos suelen pasar de mano en mano y eso hace que se dañen o pierdan fácilmente, aunado al tiempo que toma mover físicamente los documentos lo cual hace aún más lenta la operación. Con el fin de optimizar los tiempos y conservar el estado original de los documentos, la empresa se vio en la necesidad de buscar una solución que se adaptara a sus necesidades.

Solución:

Se habilitaron unidades de digitalización en las bodegas de distribución de la empresa, junto con 8 Kodak KCP software, un Kodak KCP Auto Import y un escáner Kodak i2420; se adecuó una integración con el proveedor de facturas electrónicas lo cual facilitó el proceso de digitalización documental y se buscó facilitar el proceso de búsqueda y visualización de los documentos de una forma fácil y efectiva, logrando tener visibilidad de los documentos disponibles y relacionados en el sistema.

La solución fue integral, empezando por la plataforma de digitalización y captura de los escáneres Kodak Alaris que junto al Kodak Software KCP, digitalizan las guías de despacho una vez guardados en las bodegas, capturan la información desde el código quedando digitalizada.

La meta data obtenida es publicada en un gestor documental, para su posterior búsqueda y visualización por parte del cliente. La digitalización, ya sean guías de despacho o facturas, permite tener conocimiento completo de los documentos asociados a cada negocio.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral Kodak Alaris instalada en Santiago, Chile y otras 6 regiones del país para la captura de información, se redujo en un 60% los tiempos de facturación de los servicios del cliente. Después de 6 años, la solución Kodak Alaris se ha consolidado como de operación crítica para la empresa contando con 800, 000 imágenes en el sistema.

La reducción de los tiempos operativos fue de suma importancia ya que permitió que el personal dedicado con anterioridad a la digitalización de documentos pudiera enforcarse en otras áreas de más provecho dentro de la compañía.

Hoy en día las áreas de la empresa tienen acceso y visibilidad a la información de facturación; analistas de cobranza, vendedores, bodega, etc.

Los tiempos de búsqueda también decrementaron, ya que anteriormente los empleados

tenían que buscar el documento de forma física, implicando un tiempo de esfuerzo considerable, retrasando todo el proceso de facturación,  en el peor de los casos el documento no era hallado y por lo tanto no se podía facturar, hoy en día los documentos llegan a la bodega central se digitalizan desde el código de barra que viene en la guía y esos se publican en el gestor documental, comparando la guía contra la información del servidor interno de la empresa para así poder determinar si hay documentos que aún no han sido devueltos, permitiéndole al personal hacer una búsqueda proactiva de la información pendiente

Gracias al lector de código de barras, el proceso se vuelve realmente fácil, primero se desengrapa el documento, se digitaliza y el código de barra indica el inicio de un nuevo documento, no se tiene que agregar ningún tipo de separador adicional.