CERTEZA JURÍDICA EN EL REGISTRO CIVIL CON LA DIGITALIZACIÓN DE KODAK ALARIS

Contexto

El organismo jurídico responsable por la gestión y disponibilidad de la documentación respecto la ciudadanía y su estado civil tenía diversos retos que atender en función de entregar la atención adecuada y el documento correcto, sin embargo, la captura en el momento de la solicitud generaba el ingreso de datos erróneos, por lo que la tarea debía repetirse varias veces para lograr un documento efectivo.

Situación Actual

Los ciudadanos eran requeridos a llevar un documento original emitido previamente para realizar la captura manual de los datos plasmados en el acta, ahí el responsable de la captura ingresaba todos los datos copiándolos del documento presentado para llenar el formato oficial y procesar la impresión. En caso extremo cuando el ciudadano no contaba con un documento precedente, causando demoras por la búsqueda en el acervo histórico los documentos originales y el deterioro debido a la manipulación de los archivos físicos.

Objetivo

Digitalizar el acervo histórico de actas de nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio, reconocimiento legal de dependientes económicos, entre otras, aplicar OCR, extraer los datos principales del ciudadano para crear una base de datos que permitiera la búsqueda inteligente de cada individuo y facilitar el llenado de estos en la plantilla actual con los datos correctos. Paralelamente se buscaba facilitar el proceso de solicitud de copias de actas, reduciendo los tiempo pues ocasionaba la búsqueda de archivos físicos en resguardado, causando daños, y por otro lado, reducir el margen de error en la recaptura eliminando el retrabajo constante.

Solución

El organismo adquirió la solución completa para la captura, extracción de datos e indexación de Kodak Alaris para llevar a cabo esta tarea, por lo que el escáner i4850 facilitó la ejecución gracias a su velocidad en la digitalización y el cuidado con el que manipularía cada documento, especial característica que evitaría el continuo deterioro del histórico conformado por millones de actas tan solo en lo que respecta al registro de nacimiento de los ciudadanos. Aquí el papel de nuestro canal revendedor “Soluciones Tecnológicas y Empresariales” jugó un papel de extrema importancia, pues con su desarrollo de software de gestión documental, logró gestionar la extracción de la meta data estructuradamente para crear una base de datos máster, generando un gran impacto en la automatización del proceso cuando llegaba una nueva solicitud, realizando el llenado de la plantilla eficientemente y de forma automática con tan sólo realizar la búsqueda por el número de documento, nombre del ciudadano o fecha de nacimiento.

El contar con toda la meta data gestionada permitirá también el respaldo seguro y disponible de la información de identidad de toda la ciudadanía vs realizar búsquedas únicas derivadas de cada solicitud.

Uno de los principales beneficios de cara al ciudadano se vio reflejado en los tiempos de respuesta, ya que, de tomar aproximadamente 7 días una vez presentada la solicitud, ahora con tan solo presentar un documento oficial de identidad en la solicitud, se validan los datos en sistema inmediatamente, se arma la plantilla con la información que toma de la base de datos y se imprime el documento oficial, lográndolo en máximo 20 minutos por cada solicitud. Aunado a los tiempos, la exactitud de la información no sólo redujo dramáticamente el margen de error en la generación del documento y el retrabajo, sino en costos también al reducir el desperdicio de los insumos por errores que implicaban la repetición de las tareas.

En complemento a la digitalización del acervo histórico, se ha sumado al proceso la creación de un documento digital desde el momento de creación o registro para eliminar el documento físico y reducir el cumulo de archivo físico.

La solución constó de 12 unidades del modelo i4850 instaladas centralizadamente, brindando acceso al aplicativo de forma remota en las ventanillas únicas o bien, desde los quioscos de impresión.

Beneficios y Resultados

De cara al cliente, los beneficios fueron múltiples y desde varias perspectivas permitió realizar un trámite ciudadano de forma transparente y rápida, con cerro errores, logrando una gran satisfacción inmediata al cliente. Y de forma interna, la eficiencia sumada a los procesos de las solicitudes, incrementaron la productividad de los operadores que facilitan la ejecución de varias solicitudes en menor tiempo y con mínimos o casi nulos retrabajos.

• Reducción de tiempos de 7 días a tan solo 20 minutos por solicitud,
• Reducción de costos en insumos desperdiciados por errores en documentos oficiales,
• Conservación del acervo histórico en digital asegurando la legibilidad y minimizando el deterioro,
• Habilitación de meta data para emisión de actas oficiales desde diversos puntos de atención,
• Mejorar la percepción ante el ciudadano sobre un gobierno moderno y eficaz,
• Satisfacción de los ciudadanos con tramites rápidos y de calidad humana,
• Agilizar el trabajo operativo con herramientas tecnológicas que contribuyen a mejorar la productividad,
• Contrarrestar el rezago tecnológico de más de 10 años.

Los ciudadanos encuentran altamente benéficos este tipo de soluciones de manera que puedan atender las solicitudes de los ciudadanos en menos tiempo y con mayor precisión y exactitud.