La creciente popularidad del departamento de correspondencia digital
El departamento de correspondencia es el motor que impulsa la comunicación basada en papel en numerosas organizaciones. Lo que quizás no sea tan evidente es cómo ha cambiado la entrega de correo en algunas empresas que han invertido en la transformación digital.
Para estos líderes, los días en los que un empleado entregaba y recogía el correo de los distintos departamentos empujando un carrito son cosa del pasado. En la actualidad, la correspondencia es digital, lo que aporta mejoras significativas en el ROI y la satisfacción del cliente.
Es cierto que la digitalización en el departamento de correspondencia no es algo completamente nuevo. Como casi en cualquier otro lugar de la oficina, los avances digitales se han ido implementando de manera incremental a lo largo de los años.
Los procesos basados en papel siguen siendo la norma y no la excepción, lo que ejerce un significativo impacto sobre la productividad. Doug Miles AIIM, 2015 Forum UK
Desde soluciones de captura potentes y escáneres de documentos hasta centros digitales
La primera ola de digitalización y automatización en el departamento de correspondencia estuvo estrechamente ligada a la introducción de escáneres de documentos potentes y soluciones de captura de documentos inteligente. Así es como pensamos en el modelo típico de departamento de correspondencia centralizado de la actualidad.
En los últimos años, este modelo se ha enfrentado a ciertas dificultades. La necesidad de capturar la correspondencia y los documentos lo antes posible ha creado modelos híbridos y con un mayor nivel de descentralización.
Generalmente, solo las organizaciones muy grandes cuentan con departamentos de correspondencia centralizados, mientras que las sucursales y empresas de menor tamaño suelen adoptar enfoques híbridos. Por supuesto, cada empresa tiene sus propias necesidades de implementación, que dependen de los requisitos industriales, regionales y del cliente que impulsan el negocio.
Las oficinas de servicios y los proveedores de servicios externos (BPO) de gran tamaño que se especializan en el departamento de correspondencia actúan como centros de captura y procesamiento. Esto tampoco es una novedad. De hecho, una gran parte del procesamiento y la captura de documentos y otros procesos digitalización todavía se llevan a cabo en los departamentos de correspondencia. Cuando los analistas empezaron a hablar por primera vez sobre los servicios del departamento de correspondencia digital, las conversaciones giraron principalmente en torno a la digitalización y la automatización de los procesos de correo entrante.
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Ventajas de la implementación de servicios del departamento de correspondencia digital
Mejora de la trazabilidad y el cumplimiento de la correspondencia
El salto al mundo digital facilita el seguimiento de la correspondencia durante la entrega.
El correo se digitaliza cuando se recibe en el departamento de correspondencia y se puede almacenar en la nube hasta que el destinatario decida eliminarlo. Para el correo que no se puede digitalizar, como paquetes o cartas importantes, la creación de códigos de barras y la lectura de códigos de barras inteligente permite a los operadores del departamento de correspondencia realizar el seguimiento de cada artículo hasta la entrega.
La capacidad de seguimiento de todo el correo no solo aporta tranquilidad a remitentes y destinatarios por igual, sino que también genera un registro de auditoría fiable. Asimismo, las restricciones de acceso pueden evitar que la información confidencial caiga en las manos equivocadas.
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Atención al cliente superior
La clasificación y la entrega manuales de la correspondencia son tareas lentas, tediosas y propensas a errores. La automatización de estos procesos equivale a una entrega más rápida, eficaz y precisa, algo que tanto su operador de correo como sus clientes agradecerán.
La entrega más rápida, combinada con el hecho de que los destinatarios pueden recibir el correo de manera remota y actuar en consecuencia, también agiliza el tiempo de respuesta del cliente.
En general, los servicios del departamento de correspondencia digital mejoran los flujos de trabajo, ya que garantizan que el correo se entregue a la persona adecuada de manera instantánea, lo que beneficia a todos los involucrados.
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Acceso remoto
La popularidad del trabajo remoto había incrementado continuamente hasta que la pandemia de COVID-19 provocó un repentino cambio masivo en la fuerza de trabajo, que pasó de ser física a virtual. Ahora, parece que muchos de los nuevos trabajadores remotos no regresarán a la oficina una vez que la situación vuelva a la normalidad: según una encuesta de Gartner, el 82 % de los 127 líderes empresariales encuestados afirmó que tiene previsto permitir que los empleados continúen trabajando desde casa a tiempo parcial en el futuro, mientras que el 47 % dijo que ahora planea permitir que los empleados trabajen desde casa todo el tiempo.
Teniendo en cuenta este drástico cambio, la migración a servicios del departamento de correspondencia basados en la nube tiene más sentido que nunca, de modo que los empleados puedan recibir el correo en casa, en la oficina o en cualquier lugar desde el que estén trabajando. El acceso remoto al correo es especialmente importante para los empleados que se desplazan con frecuencia por motivos laborales, puesto que la falta de recepción del correo podría afectar a su capacidad de completar tareas esenciales.
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Reducción de costos
Los servicios del departamento de correspondencia digital eliminan la necesidad de procesos manuales, como la clasificación y la entrega, lo que permite que su secretario u operario del departamento de correspondencia ahorren tiempo. A su vez, este ahorro de tiempo puede suponer un ahorro de costos operativos o permitir que el operario del departamento de correspondencia se dedique a tareas más importantes.
La digitalización de la correspondencia también reduce la necesidad de almacenar físicamente esa ingente cantidad de papel, así como los costos asociados a dicho almacenamiento. De igual modo, no tendrá que preocuparse por pagar las tarifas asociadas al extravío de facturas y pagos atrasados, ya que la información almacenada en su sistema de gestión de documentos no se puede perder.
En el futuro, incluso es posible que obtenga ahorros de costos debido a la eficiencia derivada de la posibilidad de asignar el correo digitalizado de manera instantánea, sin tener que rebuscar los archivos manualmente en la sala de almacenamiento.
Todos estos ahorros de costos y tiempo le permitirán disponer de una mayor cantidad de dinero que podrá dedicar a mejorar la ventaja competitiva de su empresa.
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