El camino hacia la transformación digital
Si bien es justo decir que BYOD y el uso más amplio de los dispositivos móviles han dado como resultado una disminución del uso del papel, la realidad es que una oficina sin papel sigue siendo una quimera.
No es que nos falte la tecnología para dejar de utilizar el papel, sino que no queremos deshacernos del papel en nuestras actividades cotidianas. Una de las mayores barreras para la transformación de los procesos basados en papel a procesos sin papel es una resistencia al cambio y, a pesar del argumento de que los flujos de trabajo en papel son un inhibidor de la eficiencia y el crecimiento, las personas siguen utilizando el papel porque es lo que siempre han hecho.
De hecho, uno de los hallazgos clave de un estudio de digitalización y automatización del flujo de trabajo realizado por Quocirca en 2016 fue que el papel sigue siendo un elemento clave en muchas empresas. Quocirca entrevistó a 200 organizaciones en los Estados Unidos, el Reino Unido, Francia y Alemania, y los encuestados informaron que el 27 % de los procesos comerciales se basan en papel. Las principales razones citadas para utilizar el papel fueron: firmas físicas (55 %), los clientes/proveedores lo requieren así (48 %) y, lo más notable, que el personal prefiere el papel (41 %).
El camino de la digitalización
Las empresas se pierden en los datos. A diario, se enfrentan a cantidades exponenciales de información que fluye hacia y desde su organización de diversas y variadas fuentes. Esto ha creado un requisito apremiante para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento a través de la transformación digital.
Así lo han reconocido más de dos tercios (69 %) de los líderes en automatización de procesos comerciales encuestados por Quocirca, que defienden que la digitalización de documentos es crítica para su estrategia de gestión de la información.
El papel presenta limitaciones, se debe mover de manera física, requiere espacio para su almacenamiento, disminuye la velocidad de la transformación empresarial y se puede perder. Además, a diferencia de las copias digitales, salvo que los documentos en papel se digitalicen, los datos que contienen no se pueden utilizar en flujos de datos digitales ni accederse a ellos desde un sistema de almacenamiento común.
Las empresas deben planificar una estrategia de gestión de información para conectar de manera fácil los mundos de datos físicos y digitales, y así poder aprovechar al máximo el valor de sus datos. Sin embargo, menos de la mitad de las organizaciones que participaron en el estudio de Quocirca (44 %) habían implementado políticas para gestionar la información digital y en papel.
Los beneficios de dejar de utilizar el papel
El caos de datos es más desenfrenado en el umbral entre los documentos físicos y digitales y, como tal, es vital la captura efectiva de documentos a través de una combinación de escáneres, software y servicios.
El estudio Quocirca apunta al hecho de que la captura efectiva es clave para la integración de documentos en papel y digitales para brindar un acceso más rápido a la información comercial, una mejor productividad y permitir una toma de decisiones más rápida. El estudio encontró que los tres factores clave para la captura de la información son la capacidad de búsqueda mejorada (38 %), el almacenamiento físico reducido (26 %) y la capacidad de compartir mejorada (34 %).
Cruce la línea de meta
En la economía actual DX, los procesos basados en papel, los silos de información desconectados y el lento acceso a la información está reteniendo a las empresas. La transformación digital es la clave para el aumento de la productividad, un mayor conocimiento de negocio, un crecimiento acelerado y una ventaja competitiva sostenible.
En un mundo cada vez más digital, las organizaciones se enfrentan a desafíos completamente nuevos relacionados con Enterprise Content Management (ECM), la gestión de la información y los datos. Aún así, es fácil olvidar que muchos todavía se sientan en montañas de papel que necesitan ser digitalizadas y transformadas en información procesable. Extraer datos de documentos en papel e integrarlos en flujos de trabajo electrónicos permite a las organizaciones eliminar las tareas de entrada de datos manuales y el tiempo de los procesos comerciales.
Si bien el caos de datos puede generar complejidad y pérdida de productividad en los lugares de trabajo, presenta una oportunidad para que las organizaciones mejoren sus procesos, lo que resulta en un flujo de información sin fricciones, flujos de trabajo simplificados y datos más confiables. A medida que más organizaciones implementan estrategias de transformación digital, llevando sus antiguos flujos de trabajo basados en papel a la plataforma digital, están cosechando el beneficio de una mejor rentabilidad de la inversión y una mayor satisfacción del cliente.
Gane a la complejidad
El 62 % de los negocios encuestados por Quocirca dijeron que la complejidad es la principal barrera para utilizar tecnología de captura de documentos. El Kodak Alaris IN2 Ecosystem se ha diseñado para eliminar la complejidad de la captura de información. Esta potente configuración de escáneres, software, servicios y asociaciones de primera clase, ayuda a las organizaciones a extraer información de los documentos para aumentar la productividad, mejorar las experiencias de los usuarios y, en última instancia, conseguir un crecimiento de los ingresos.
El enfoque único del Kodak Alaris IN2 Ecosystem ofrece la adaptación más adecuada con los entornos de los clientes, la mejor experiencia de uso para simplificar la captura de información y los resultados adecuados para que los clientes consigan una mayor rentabilidad y un mayor valor empresarial.
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