Después de las firmas legales, las instalaciones médicas pertenecen a uno de los sectores que más papel utilizan. Aunque eliminar el papel de forma inmediata no sea posible, reducir su uso en clínicas y hospitales es un paso importante en la dirección correcta.
La digitalización de documentos como el ingreso de un paciente y las historias clínicas no solo incrementa la eficiencia de los procesos de flujo de trabajo, sino que también disminuye los errores manuales y ofrece un nivel de seguridad sin precedentes para la información personal del paciente.
Dar el primer paso
Si la migración del uso intensivo de papel a la digitalización total fuera un proceso sencillo e instantáneo, todos los sectores dejarían de utilizar el papel. La digitalización requiere un plan exhaustivo y el primer paso consiste en identificar los flujos de trabajo que se podrían mejorar con procesos digitales.
El aspecto administrativo de las instalaciones médicas, en especial los procesos de ingreso de pacientes, son un buen punto de partida para iniciar la digitalización. Del mismo modo, el almacenamiento de las historias clínicas de pacientes de forma electrónica no solo liberaría espacio físico dedicado al almacenamiento, sino que además mejoraría la seguridad de la información confidencial.
La comunicación entre médicos y pacientes también es un área susceptible a la eliminación del papel. El software de comunicación clínica puede facilitar la digitalización de la correspondencia entre médicos y pacientes, la emisión de recetas, la programación de citas y el acceso de los pacientes a su propia información médica.
La digitalización de los procesos de todo el hospital no se puede iniciar simultáneamente. Una vez que haya decidido los documentos que se van a digitalizar, asegúrese de contar con el software y las herramientas digitales adecuadas; a continuación, establezca un proceso para los flujos de trabajo de documentos; por último, brinde capacitación al personal del hospital sobre el uso de los diferentes procesos sin papel, como el nuevo software y la manipulación de historias clínicas electrónicas. Establecer un proceso paso a paso para conseguir la digitalización total por etapas permitirá que los cambios se apliquen sin problemas a medida que los usuarios se adaptan a ellos.
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Conseguir las herramientas adecuadas
Personal de TI
Para conseguir la eliminación del papel en un hospital, es necesario introducir nuevas herramientas tecnológicas como software digital, programas informáticos, escáneres de documentos y otros componentes que pueden experimentar problemas técnicos. Por ello, contar con un equipo de soporte de TI dedicado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que no solo sea capaz de configurarlo todo, sino también de solucionar los problemas de forma rápida y con confianza, facilitará la operación fluida del hospital y le ayudará a prestar una atención al paciente de máxima calidad.
Software de historia clínica electrónica (EMR)
El software de historia clínica electrónica (EMR) es un elemento crítico de los flujos de trabajo sin papel. Un EMR consiste en una recopilación sistematizada de datos e historiales de pacientes almacenados en formato digital. Cuando las historias clínicas de los pacientes se almacenan de forma digital, se libera espacio físico gracias a la eliminación de las áreas de almacenamiento, se optimiza el uso compartido de la información entre los distintos médicos y departamentos, y los datos se almacenan de forma más segura con menos proclividad a errores manuales.
Software de comunicación clínica
Los días en que las recetas presentaban una caligrafía ilegible y había que esperar días hasta recibir respuesta del médico son cosa del pasado. Mediante el uso de software de comunicación clínica, los pacientes pueden recibir mensajes en línea de su médico o un representante de atención sanitaria de forma inmediata, así como enviar correos electrónicos, solicitar citas y repeticiones de recetas, y acceder a su propia historia clínica en cuestión de segundos.
La inversión en comunicación clínica para su hospital es un medio excelente para eliminar el uso del papel, optimizar la comunicación y los procesos de flujo de trabajo, y conseguir que sus pacientes se sientan involucrados, seguros y satisfechos.
Escáner de documentos y software
Para poder digitalizar los registros médicos existentes y convertir a formato digital el papeleo que se reciba en el futuro, es necesario elegir el software y el escáner de documentos adecuados para una instalación médica.
Los escáneres de documentos médicos deben tener la capacidad de digitalizar con facilidad registros de pacientes y otros tipos de documentos de diversos tipos y tamaños, como tarjetas de identificación y documentación relacionada con los seguros. Lo ideal sería que los escáneres contaran con reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ya que esta función facilita la búsqueda de información o palabras clave en todos los documentos digitalizados y elimina la necesidad de volver a consultar los documentos físicos que ya ha digitalizado.
Lo más importante es que los escáneres también deben respetar cualquier legislación de cumplimiento que rija la manipulación de la información personal. Consulte nuestras selecciones de los mejores escáneres de documentos para el sector sanitario, tanto en términos de cumplimiento como de otras funciones necesarias.
Compartir información entre departamentos, ya sea por correo electrónico o un servidor basado en la nube, es otro aspecto fundamental de los escáneres de documentos médicos para optimizar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de documentos en papel. El software de captura permite integrar en los servidores y los flujos de trabajo de EMR todas las imágenes y el papel procedentes de registros de pacientes existentes, nuevos pacientes y otros documentos importantes. El software adecuado tendrá la capacidad de capturar información desde el escáner, dispositivos móviles, faxes, correos electrónicos o equipos multifunción, así como de extraer los datos necesarios para asociarlos automáticamente con el EMR correspondiente. Este tipo de software puede identificar la información contenida en un registro de paciente, por ejemplo, el número de historia clínica, la fecha de nacimiento, el nombre del paciente, etc.
Información importante sobre el estándar TWAIN
TWAIN es un estándar gráfico y de imágenes creado inicialmente en 1991 por el Grupo de Trabajo TWAIN a fin de estandarizar la comunicación y la compatibilidad entre los equipos informáticos domésticos y el software de digitalización de documentos. El Grupo de Trabajo TWAIN tiene como objetivo proporcionar compatibilidad multiplataforma, fomentar la facilidad de uso y promover un estándar público universal relativo al modo en que los dispositivos de adquisición de imágenes, como los escáneres de documentos, funcionan con aplicaciones y equipos domésticos.
Cuando se disponga a eliminar el papel y utilizar software de digitalización de documentos, busque productos que ofrezcan compatibilidad con TWAIN. Por lo general, el paquete de software del escáner incluye un controlador TWAIN para facilitar la compatibilidad entre el documento digitalizado y su copia digital. El controlador permite a los usuarios digitalizar el documento directamente en cualquier aplicación con la que necesiten trabajar.
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El Congreso mexicano presentó la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares en julio de 2010 para proteger los datos personales en posesión de particulares y regular su tratamiento y uso compartido. Esta ley sirve para proteger la privacidad de los propietarios de la información y es aplicable a todos los que realizan el tratamiento de datos personales, como médicos y profesionales de la salud. Los datos personales se definen como cualquier información que pueda identificar a una persona.
Tenga en cuenta la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares antes de iniciar su andadura hacia la digitalización completa, y elija las herramientas y procesos que le ayuden a proteger la información médica protegida.
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