No todos los escáneres se diseñan de la misma manera. Al igual que sucede con cualquier otra herramienta, los escáneres están diseñados para trabajos específicos. Por lo tanto, lo que podría ser la mejor opción para un caso en particular, podría no serlo en otra situación. Admitir esto, tener en cuenta sus necesidades y buscar un escáner que priorice esas necesidades es una gran manera de encontrar el mejor escáner para su oficina.
Antes de encontrar la herramienta adecuada para el trabajo, tiene que contemplar el trabajo en sí. Específicamente, deberá tener muy en claro sus necesidades de digitalización para, luego, poder encontrar el producto que se ajuste a ellas. Para empezar, realícese las siguientes preguntas.
Este es el factor más importante para tener en cuenta a la hora de escoger el escáner. Puede ser que necesite un escáner para digitalizar desde documentos sencillos hasta documentos muy complejos, pero todo se reduce al tipo de documento y a lo que necesita hacer con la información de la página. Las aplicaciones directas, como la digitalización de registros antiguos archivados para que no ocupen espacio, requieren de escáneres que puedan manejar grandes volúmenes, pero no necesitan lo último en tecnología. Busque funciones más avanzadas, como capacidades de búsqueda e indexación, si necesita extraer información digital para volver a utilizarla en aplicaciones digitales de la empresa. Los documentos, como facturas, historiales médicos, conocimientos de embarque, solicitudes de préstamo o nuevos clientes y papeles de nuevos empleados, son todas buenas opciones para integrarse con los sistemas empresariales. Después de seleccionar qué digitalizará, puede avanzar con las especificaciones de los modelos y la lista de verificación adecuada de las funciones del escáner. (El resto de las preguntas lo ayudarán con estos aspectos).
La cantidad de hojas que necesita digitalizar por día determinará la clase de escáner que debe comprar. Si solo tiene pensado digitalizar un par de documentos por día, no tiene sentido invertir en un escáner para grandes caudales de trabajo. Según sus necesidades, algunas opciones viables para la digitalización esporádica podrían ser un escáner de oficina pequeño de uso exclusivo, una impresora multifunción con digitalización integrada o, incluso, una aplicación de digitalización en su teléfono inteligente. La pregunta clave que debe realizarse es qué desea obtener de los documentos. Estas opciones son ideales para un volumen de trabajo escaso, pero tenga en cuenta que tendrá que resignar funcionalidad, velocidad o confiabilidad. Si necesita una solución más potente, un escáner empresarial básico es el equilibrio ideal entre un volumen de trabajo escaso y una mejora en las prestaciones.
Cuanto mayor sea el volumen de trabajo, más potente deberá ser el escáner de documentos empresariales. Cuando analice las especificaciones del escáner, preste atención al ciclo de servicio publicado para realizar comparaciones entre los modelos en cuanto a la cantidad de unidades diarias que puede procesar cada equipo. Tenga en cuenta que el ciclo de servicio publicado indica el volumen máximo, y debe elegir un modelo que produzca una cantidad menor. El ciclo de servicio le indicará la potencia y clase de escáner al realizar comparaciones.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un software que convierte imágenes digitalizadas en textos legibles por máquina. Esta tecnología libera el poder de la información en sus documentos, ya que le permite volver a usar el contenido valioso que quedó atrapado en la página de diversas maneras. Una vez que se digitalizan los datos, se los puede editar, compartir y se pueden hacer búsquedas en ellos.
Casi todos los escáneres de documentos empresariales tienen especificaciones semejantes en cuanto a la resolución; por lo tanto, evaluar los dispositivos en función de la resolución no le aportará muchos datos. Lo más importante es la tecnología de procesamiento de imágenes incorporada en el software de captura de imágenes y el escáner seleccionado. Para optimizar los datos del OCR de los documentos digitalizados, la calidad de imagen es la clave. Las imágenes oscuras o borrosas no podrán leerse de manera uniforme con el software de OCR. Esto significa que deberá empezar de cero con la digitalización: los integrantes del equipo deberán dedicar mucho tiempo a la preparación de los documentos para su digitalización y deberán corregir de forma manual los documentos que no se convirtieron correctamente.
Cuando tiene un componente tecnológico con las funcionalidades de procesamiento de imágenes adecuadas, es más fácil automatizar la captura de información y eliminar la pila manual que se crea en los procesos empresariales. Analice estas funciones clave en la próxima solución de digitalización que adquiera para aprovechar al máximo su inversión:
Actualmente, tenemos a nuestra disposición la mayor cantidad de opciones de la historia para almacenar archivos e información, y su solución de digitalización debería ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a su flujo de trabajo. Su software de captura de imágenes determinará dónde puede enviar las imágenes que digitaliza. La mayoría de los escáneres se venden con un software para que pueda empezar a usarlos de inmediato. La tecnología Smart Touch, disponible con la mayoría de los escáneres de Alaris, le permite digitalizar y enviar a destino con un único toque. Con los botones predefinidos, puede enviar el trabajo a los lugares adecuados, ya sea un correo electrónico, el escritorio o los repositorios en la nube, como SharePoint o Box.
Debe obtener un software de captura de imágenes más completo cuando captura, de forma habitual, documentos grandes, de alta resolución o descomprimidos. Debería pensar en una actualización si necesita una función de captura por lotes más sofisticada, que incluye funcionalidades de indexación, procesamiento de imágenes y salida más avanzadas. Las soluciones de captura de imágenes, como el software Alaris Capture Pro, son aplicaciones completas para los usuarios avanzados y son compatibles con los escáneres Alaris y Kodak, así como con más de 160 escáneres de otros fabricantes.
Después de haber determinado qué necesita y revisado sus opciones, ahora se encuentra en condiciones de elegir el escáner adecuado para su empresa.
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