Transformación Digital y Cumplimiento Normativo de una Entidad Municipal en México con KODAK Info Input Solution

La Ley General de Archivos en México es una legislación de orden público que tiene aplicabilidad en todo el territorio nacional. Su objetivo es establecer principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación uniforme de los archivos de diversas entidades gubernamentales, autoridades y organismos.

Ahora bien, ¿por qué es relevante la digitalización de documentos en las dependencias de gobierno en el contexto de esta ley? La respuesta radica en que la Ley General de Archivos busca promover el uso de métodos y técnicas archivísticas que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y ubicación rápida de los documentos de archivo. Al adoptar la digitalización, las dependencias de gobierno pueden lograr estos objetivos de manera más eficiente y efectiva.

Panorama

En un esfuerzo por cumplir con la Ley General de Archivos y mejorar la eficiencia de sus procesos, las autoridades de una Entidad Municipal de México se embarcaron en la búsqueda de una solución que les permitiera digitalizar y organizar sus archivos de manera rápida y efectiva.

Con una población densa y oficinas gubernamentales abarrotadas todo el año, la necesidad de acelerar los procesos era apremiante. Aunque ya habían implementado algunas soluciones digitales para ciertos trámites, aún quedaban numerosos procedimientos en los que los ciudadanos tenían que acudir personalmente y presentar documentos físicos.

Reto

El desafío consistía en encontrar una forma de agilizar sus procesos sin comprometer el cumplimiento de la Ley General de Archivos. Además, se requería una plataforma unificada que permitiera la creación de perfiles de usuarios y ofreciera acceso en tiempo real a la información digitalizada y categorizada que protegiera la identidad de cada solicitante y sus documentos personales que requería presentar ante la institución.

Solución

13 scanners KODAK S3100 y 8 licencias del software KODAK Info Input Solution para implementarlos distribuidos en diversas dependencias municipales del país. Esta solución revolucionaria permitió digitalizar y clasificar los documentos al instante y desde el momento de entrada para iniciar la solicitud, lo que ha agilizado enormemente todos los trámites y procesos diarios de las dependencias.

Beneficios y Resultados

Gracias a la implementación de los escáneres KODAK S3100 y el software de procesamiento inteligente de documentos, KODAK Info Input Solution; se ha simplificado la digitalización de documentos en grandes volúmenes. Esto redujo mucho el tiempo necesario para realizar los procesos solicitados por los ciudadanos, lo que se traduce en una atención más eficiente y satisfactoria para el público. Además, esta Entidad Municipal cumple plenamente con las normas vigentes en cuanto a digitalización y acceso a la información.

Los escáneres KODAK instalados son capaces de procesar todo tipo de documentos que llegan a las dependencias municipales, lo que ha permitido convertir los procesos en tareas ágiles, precisas y confiables al momento de ejecutar las solicitudes. Esta transformación es un claro ejemplo de cómo la tecnología de Kodak Alaris puede revolucionar la captura de documentos en cualquier entorno.

En resumen, se ha logrado una digitalización eficiente de documentos en esta Entidad Municipal, agilizando los procesos y alcanzando niveles de satisfacción al público no antes vistos, por mencionar tan sólo algunos de los beneficios obtenidos. Con Kodak Alaris a la vanguardia, se han sentado las bases para una administración pública más eficiente y un avance institucional sin precedentes.