Objetivo
Digitalizar aproximadamente 10 millones de fojas o 20 millones de páginas por año fiscal del universo de expedientes que resguarda el Archivo General Agrario y las Delegaciones Estatales.
Resultados
- Digitalizar inicialmente 800 solicitudes, logrando superar a 2,600 diarias.
- Digitalización de todas las nuevas solicitudes que ingresan por ventanilla.
- Atención de 1,500 solicitudes diarias y producción de 600,000 fojas mensuales.
- Reducción de tiempo de digitalización de archivos a máximo 3 meses.
Camino a la digitalización
Luego de 10 años de búsqueda de un sistema de digitalización eficiente, el RAN identificó las posibilidades y las ventajas que tendría implementar dichos procesos a través de las soluciones de Kodak Alaris. En 2015, la institución tomó la decisión de hacer un cambio radical del archivo como se había conocido hasta entonces, y comenzó con el proceso de digitalización que ofrece Kodak Alaris.
Al momento de comparar dispositivos de diferentes marcas en operación, las ventajas de Kodak Alaris se volvieron evidentes; principalmente su alto calibre de operación y la velocidad de captura de imagen, que les permitía digitalizar hasta 6,000 hojas diarias, con una velocidad de 85 hojas por minuto.
Después de avanzar a paso firme durante más de dos años, se presentan nuevas oportunidades de desarrollo para el RAN desprendiéndose tres iniciativas para digitalizar: Certificados y Títulos, Archivo Histórico y Planos.
Proceso
Hoy en día el proceso es bastante simple: al momento de recibir nueva documentación, el primer paso es la captura de los metadatos, seguido de la verificación y clasificación de los documentos, en el cual se les asigna una carátula con identificadores; luego se pasa a la fase de digitalización y finalmente se lleva a cabo el proceso de control de calidad.
Sin duda, el principal beneficio que se ha vuelto evidente es el aumento en la productividad y la eficiencia en el proceso. El hecho de que el proceso sea digital al 100% les ha permitido tener una consulta dinámica en tiempo real de los documentos.
Implementación
En total, se cuenta con 33 puntos de atención (1 por cada estado de la República, más un módulo especial en la Comarca Lagunera). Dependiendo la demanda de cada módulo, se instala desde 1 a 3 escáneres.
Rapidez y transparencia
Además del aumento en la productividad y eficiencia en los procesos, la digitalización les permite ofrecer al público que solicita trámites a este organismo procesos más eficientes y transparentes.
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