Cómo el procesamiento de datos incrementa la eficacia en empresa Gubernamental de Estadística en Argentina.

Panorama

La estadística pública son datos obtenidos a través de censos, encuestas por muestreo o de registros administrativos y está diseñada para la toma de decisiones oportunas y gestiones eficientes. Es por esta razón que la información estadística que se genere debe ser confiable, homogénea y comparable.

Para que los datos recabados tengan una utilidad práctica, es necesario que las estadísticas tengan una calidad adecuada y puedan presentarse de una manera que facilite su uso correcto. Por ello, las soluciones de captura de datos plasmados en los documentos mejoran el desempeño en el proceso de la cuantificación.

Retos

Los principales desafíos de este proyecto a cargo de la empresa Modoc S.A. para una empresa Gubernamental de Estadística en Argentina eran: el tiempo designado para realizar el proceso y la necesidad de obtener imágenes de calidad, de las cuales se realizaría la interpretación de los datos.

Los cuadernillos (de 12 y 32 páginas) estaban impresos a dos carillas en papel tamaño A3 doblado y encuadernado acaballado unido mediante ganchos; durante el proceso de preparado, se guillotinaba el lomo de los cuadernillos, transformando el mismo en hojas A4 individuales para colocar en el escáner. Si bien el corte del papel se realizaba con guillotinas específicas para este tipo de trabajos, a veces quedaban algunos residuos del corte que podían ocasionar que dos o más hojas quedaran pegadas o que se desprendieran residuos de papel causando inconvenientes en el procesamiento de forma eficiente.

Así, tenían como objetivo el digitalizar los cuadernillos censales en el menor tiempo posible, obteniendo imágenes monocromáticas e imágenes a todo color, de forma automática y simultánea.

Solución

Este proyecto realizado por la empresa Modoc S.A. consistió en la digitalización de cuadernillos, utilizados para la recopilación de datos, en donde se utilizaron en torno a 40 escáneres de producción Kodak i4650, de los cuales 34 unidades estaban en operación y 6 unidades de respaldo, esto para facilitar el mantenimiento preventivo y correctivo ante eventualidades técnicas que pudieran surgir en algún equipo y minimizar el impacto en los paros ante el procesamiento necesario, incrementando la productividad del organismo responsable por dicha tarea.

La solución estuvo acompañada de una plataforma de software para la captura de los documentos y la extracción de los datos, para la cual se utilizó el software Capture Pro Limited Edition de Kodak Alaris que permitió llevar con toda la confianza los datos al sistema para el análisis cuantitativo y cualitativo, además de la incorporación del software de reconocimiento de la empresa ReadSoft para el almacenamiento

Beneficios

Los documentos se encontraban organizados en cajas con código de barras, ubicadas en pallets ordenados por provincias. La digitalización de los documentos se realizó por pallet / caja y una vez digitalizados se guardaban en su caja correspondiente.

Desde el inicio, hasta el final del proceso se capturaba con lector de código de barras el número de caja, para que el sistema de trazabilidad actualizara el estatus del proceso en el que se encontraba cada caja.

Una vez realizada la captura de las imágenes de las hojas del cuadernillo, se procesaron e interpretaron los datos de cada una con un software de reconocimiento de ICR, OCR, OMR y BCR (Barcode) específico para encuestas y censos logrando el objetivo establecido de forma óptima y precisa.

Con lo anterior Modoc S.A. alcanzó 435 millones de imágenes digitalizadas y 5400 millones de datos procesados. Se mantuvo la integridad de los cuadernillos evitando el daño de la información, logrando la facilidad de la operabilidad del entorno de la solución correctamente.