La instalación de nuevas estaciones de trabajo de producción compuestas por cinco escáner i4250 y 21 licencias del software basado en la web Info Input 4.0, automatizaron los procesos y aumentaron la productividad de la institución.
En 2016, el entonces secretario legal y técnico firmó un nuevo convenio con la institución que representa a los escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, para editar el Boletín Oficial de la República Argentina. El compromiso asumido fue reducir los costos manteniendo el mismo personal, las ventas por suscripción de la versión en papel, e implementar una versión online gratuita y de acceso libre en el portal de Internet. En un plazo muy corto, la organización debió lograr que todos los usuarios pudieran acceder por la web a la edición impresa que aun circulaba, así como a las “ediciones anteriores”.
Como consecuencia, sus empleados comenzaron a dedicar una excesiva cantidad de tiempo en escanear, enviar y clasificar manualmente los datos dentro del sistema de gestión. Esto no sólo trajo demoras sino un desempeño ineficiente en el servicio de entrega y disponibilidad de la información oficial.
Tras identificar estas dificultades, el equipo comercial de Kodak Alaris se acercó a la institución para ofrecer una actualización del sistema de digitalización y captura de documentos. La recomendación fue instalar cinco estaciones de trabajo de producción compuestas cada uno por un escáner i4250, con un ciclo recomendado de 40,000 hojas en 8 hs, y 2 unidades del escáner i2420, con una capacidad sugerida de 5,000 hojas al día.
Estos escáneres cuentan con un exclusivo diseño para automatizar los procesos de captura, de modo que son ideales para las aplicaciones a nivel de oficina, y a su vez evitan que se produzcan daños mediante la protección inteligente de documentos, que capta los problemas y emite alertas antes de que ocurran.
La compra de estas nuevas soluciones que funcionan en red y están diseñadas para grupos de trabajo, permitió al equipo encargado de editar el Boletín Oficial de la República Argentina trabajar de forma descentralizada en múltiples ubicaciones y con un volumen considerablemente elevado para el tipo de documentos recibidos. Asimismo, trajo una importante reducción del tiempo de digitalización, indexación e integración con el Sistema de Gestión de documentos. Esta optimización en términos de productividad también implicó una mayor flexibilidad, ya que el proyecto incluyó la adquisición de 21 licencias del software basado en la web Info Input 4.0, el cual posibilita la captura de información utilizando dispositivos inteligentes, escáneres, impresoras multifunción y correo electrónico.
¿Cómo funciona hoy?
Actualmente, todos los registros del gobierno nacional son escaneados en formato PDF, con imágenes en escala de grises y ordenados por el usuario en al menos tres campos de acuerdo a un criterio pre establecido. Una vez que la solución reconoce el código de barras que tiene cada documento, crea un archivo XML con toda la información y asigna el PDF y XML dentro del sistema de administración de documentos.
En caso de necesitar asistencia, Kodak Alaris dispone en Argentina de un completo servicio de postventa realizado en forma directa con técnicos propios y un proveedor certificado que permite tener alcance a nivel nacional.
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